Современные технологии управления знаниями (ecm)....
TRANSCRIPT
![Page 1: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/1.jpg)
Современные технологии управления
знаниями (ECM). Возможности и перспективы
Сергей Полтев
Москва, 20 сентября 2011 года
![Page 2: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/2.jpg)
Что такое ECM?
• Enterprise Content Management – управление корпоративными информационными ресурсами
• ECM обеспечивает использование любой необходимой в определенный момент корпоративной информации вне зависимости от ее источника, формата и физического месторасположения
• AIIM: « ECM -- Стратегии, методы и инструменты, для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важным организационным процессам»!
• По данным аналитиков Gartner, объем рынка ECM-систем к 2014 году превысит 5700 млрд. долл.
![Page 3: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/3.jpg)
Объемы неструктурированной информации
Рост объемов неструктурированной информации
.
По данным“Enterprise Disk Storage Consumption Model” (IDC, 2007)
![Page 4: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/4.jpg)
Cтруктурированная/неструктурированная информация
Неструктурированная
СтруктурированнаяИмеет четко определенную модель, набор переменных, правила хранения
.
![Page 5: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/5.jpg)
Предпосылки для внедрения ECM
Затруднен поиск необходимой информации
Неопределенность стандартных процессов обработки
Существование нескольких копий одного и того же документа
Сложности в обмене опытом Использование некорректных версий
файлов и документов Длительные процессы совместной
обработки документов, низкая эффективность
Затруднен контроль действий сотрудников
Возможность случайная или преднамеренная утрата информации
Низкая надежность хранения Gartner,2010: «ECM становится
необходимым компонентом информационной инфраструктуры»
![Page 6: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/6.jpg)
Нужна ли ECM-система?
Пример. Использование интернет-поиска для доступа к информации вместо внутренних ресурсов ( по исследованиям AIIM в 2009 г. 71% использует в первую очередь веб-поиск)
![Page 7: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/7.jpg)
Нужна ли ECM-система?
Пример 2. Какая версия документа окончательная?Dogovor_romashka_last Dogovor_last_romashka
![Page 8: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/8.jpg)
Потребности бизнеса
По результатам опроса проекта Docflow
![Page 9: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/9.jpg)
Функционал ECM-систем
• управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов);
• управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов);
• Управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам);
• управление потоками работ (или workflow, т. е. поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);
![Page 10: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/10.jpg)
Функционал ECM-систем
• Управление Веб-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей;
• управление медиаконтентом (графическими, видео- и аудиофайлами, и др.);
• управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений);
• управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).
![Page 11: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/11.jpg)
Жизненный цикл информации
• Создание • Рецензирование• Утверждение• Публикация• Архивирование• При
необходимости – извлечение из архива
![Page 12: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/12.jpg)
Компоненты ECM-решения
![Page 13: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/13.jpg)
Результаты внедрения ECM системы
• Эффективность совместной работы
• Объединение информационных ресурсов, в том числе территориально распределенных
• Стандартизация типовых бизнес-процессов
• Информированность сотрудников• Улучшенная безопасность • Более полная информация для
принятия решений• Надежность хранения
![Page 14: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/14.jpg)
Общие тенденции-2011
• 4G: Беспроводной доступ со скоростью проводного
• Мобильные устройства
• Облачные сервисы (SaaS, PaaS)
• масштабируемость• Конвергенция
технологий, интеграция разнородных решений, унификация интерфейсов
• !Безопасность!
![Page 15: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/15.jpg)
Тенденции ECM сегмента
• Растущие объемыпользовательскогоконтента
• Мобильность• Значительное
расширениепользовательскойаудитории,существенныйрост объемов рынкаECM-решений
• «Социальное» взаимодействие, «социальный бизнес»
![Page 16: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/16.jpg)
Актуальные требования к ЕСM-решению
• Возможность работы в любом месте в любое время( удаленный доступ)
• Возможность быстрого конфигурирования для специализированных задач
• Интеграция со стандартными офисными приложениями
(По данным исследования AIIM, наиболее важными факторами при выборе ECM-решения являются удобство использования, возможности интеграции с другими решениями и простота внедрения)
![Page 17: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/17.jpg)
Собственная разработка или готовая платформа?
Начало 21 века: В России
значительная часть СЭД/ECM решений представляла собой собственные проектные разработки «с нуля»
2011 год значительная часть
внедрений построена на основе коробочных продуктов, как собственной разработки так и на основе распространенных ECМ-платформ. Наблюдается постепенная миграция с «самописных» решений
Преимущества: скорость разработки, надежность, техническая поддержка, «узнаваемость решения»
![Page 18: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/18.jpg)
Какую платформу выбрать?
?
![Page 19: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/19.jpg)
Gartner, 2010
![Page 20: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/20.jpg)
Microsoft SharePoint 2010
Набор веб-приложений для организации совместной работы
Функциональность для создания порталов
Модуль поиска информации в документах и информационных системах
Функциональность управления рабочими процессами и cистему управления содержимым масштаба предприятия
Модуль создания форм для ввода информации
Функциональность для бизнес-анализа
![Page 21: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/21.jpg)
EOS for SharePoint 2010
![Page 22: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/22.jpg)
ECM-система eDocLib 2.5
Создание корпоративного портала для хранения и обработки информации
Структурирование и рубрикация данных
Организация совместной работы сотрудников
Обеспечение безопасности данных
Организация личного и группового информационного пространства
![Page 23: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/23.jpg)
• Акты, полисы, договоры
• Управленческая документация
• Карточки учета материальных ценностей
• Научно-техническая документация
• Файлы пользователей
• Фото-, видео- материалы
• ECM-система • Хранение• Учет• Поиск
Общие папки
![Page 24: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/24.jpg)
Особенности eDocLib 2.5
Легкая настройка без программирования, простота поддержки
Конструирование объектов произвольного вида
Привычный интерфейс офисных приложений для пользователей
Интеграция с системами бизнес-аналитики для построения сложных отчетов
Невысокие требования к аппаратному обеспечению
![Page 25: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/25.jpg)
ECM-cистема eDocLib 2.5
Регистрация документов, пришедших по почте может
осуществляться напрямую из Microsoft Outlook
![Page 26: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/26.jpg)
ECM-cистема eDocLib 2.5
Доступ к документам через проводник Windows
![Page 27: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/27.jpg)
ECM-cистема eDocLib 2.5
Поиск по документам, хранящимся в системе, включая полнотекстовой поиск и поиск в
плавающем диапазоне форма для документа в eDocLib
![Page 28: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/28.jpg)
ECM-cистема eDocLib 2.5
Постоянно необходимые пользователю документы могут быть сохранены в Личных
папках
![Page 29: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/29.jpg)
ECM-cистема eDocLib 2.5
Доступ к личным папкам может быть предоставлен другим пользователям –
удобное пространство для совместной работы
![Page 30: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/30.jpg)
ECM-cистема eDocLib 2.5
Рубрикация данных с помощью файловых каталогов часто приводит к дублированию данных и трудностями
при поиске из-за несоблюдения иерархии каталогов. Механизм рубрик eDocLib позволяет подробно
структурировать данные и обеспечить к ним быстрый доступ.
cредствами eDocLibсредствами Windows
![Page 31: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/31.jpg)
Организация рабочих процессов:
Поручения, отчеты, контроль исполнения
Согласование проектов документов
Контроль версий документов Протоколирование действий и
исполнительская дисциплина Обсуждение документов Делегирование полномочий
ECM-cистема eDocLib 2.5
![Page 32: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/32.jpg)
ECM-cистема eDocLib 2.5
Отправка проекта документана ознакомление
![Page 33: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/33.jpg)
ECM-cистема eDocLib 2.5
Выдача поручения сотруднику
![Page 34: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/34.jpg)
Контроль версий и история изменений
При совместной работе в общей файловой папке результаты коллективной работы могут бытьв последний момент безвозвратно испорчены или удалены. Хранение документов в eDocLib позволяет вернуться к предыдущим версиям документа и отследить произошедшие изменения.
ECM-cистема eDocLib 2.5
![Page 35: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/35.jpg)
История версий документа в eDocLib
ECM-cистема eDocLib 2.5
![Page 36: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/36.jpg)
Индивидуальный / групповой доступ к объектам и функциям
Протоколирование действий пользователей
Безопасный API доступ
В будущих версиях: Работа через SSL соединение ЭЦП и шифрование
ECM-cистема eDocLib 2.5
![Page 37: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/37.jpg)
ECM-cистема eDocLib 2.5
Гибкая система настроек безопасности позволяет регламентировать действия пользователей как
на основе общих правил, так и для отдельно для выбранных документов
![Page 38: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/38.jpg)
Области применения системы
• Внутренний портал организации
• Документооборот• Приемная руководителя• Архивы• CRM• Базы знаний• Учет (договоров, музейных
ценностей, библиотечный и т.п.)
• Отдельные функциональные задачи
![Page 39: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/39.jpg)
eDocLib
Другая система
Подписка на документПользователь
Автор документа
Новый документ
Новый документ
Подписка на документы
![Page 40: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/40.jpg)
Источники данных в eDocLib
Ручной ввод Поточное сканирование
Электронная почта
Произвольная система
WEB-SERVICEИмпорт из файловой системы
![Page 41: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/41.jpg)
…Intranet / Internet
WEB-сервер
Cервер приложений
Cервер базы данных
Архитектура системы
![Page 42: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/42.jpg)
Наиболее востребованный функционал
По мнению аналитиков Gartner
• Управление архивами данных
• Поисковые механизмы и анализ контента
• Автоматизация специальных процессов обработки контента (case management)
• «Облачное» хранение данных • Управление «облачным»
контентом
![Page 43: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/43.jpg)
Полезные ссылки
• www.aiim.org• Cmswire.com• ecm-community.livejournal.com• pcweek.ru/ecm• docflow.ru• www.eos.ru/eos_delopr/
eos_analitics
![Page 44: Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022051502/58f9b303760da3da068bd199/html5/thumbnails/44.jpg)
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫWWW.EOS.RU
Сергей Полтев менеджер по продуктам E-mail:
• 107113, Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр. 1 • Телефон для контактов (он же для факсов):
(495) 221-24-31