Система внутреннего контроля в отделе продаж ДТС
TRANSCRIPT
1/37
XVI Большой Партнерский Семинар
Система внутреннего контроляв отделе продаж ДТС
Борщова ВикторияРуководитель Департамента Торговых систем
2/37
О чем эта презентация?
Контроль • Нужен ли• Как часто• Контрольные точки
Ошибки• 2 вида ошибок
Наш опыт
3/37
Департамент торговых систем
ДТС – 27 человекОтдел продаж – 11 человек• Менеджеры по продажам – 5• Руководители проектов – 2
АТС – 15 человек
ДТС
Отдел продаж Отдел автоматизации торговых систем
Отдел внедрения и поддержки
Горячая линия
Сервис-центр ЦТО
4/37
Понятие контроля
Контроль – это непрерывный процесс, включающий сбор и анализ информации для принятия управленческих решений, ориентированных на эффективность деятельности компании/подразделенияВнутренний контроль – процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что подразделение обеспечивает:• эффективность и результативность своей деятельности• достоверность и своевременность финансовой отчетности• соблюдение применимого законодательства
5/37
Система внутреннего контроля
Ведение финансово-хозяйственной деятельности
• Организационные меры
• Политики, инструкции и процедуры
• Автоматизация
• Документирование процессов
Внутренние риски
Внешние риски
Организация
Внутренний Контроль
Внешние риски
Система Внутреннего Контроля
6/37
История
1985 г.: в США была создана национальная комиссия по борьбе с недостоверной финансовой отчетностью, известная как Комиссия ТредуэяВ соответствии со статьей 19 Закона РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни
7/37
Цели и задачи
Обеспечение надежной информацией руководстваИзбежание лишних затратСоответствие предписанным принципам организацииВыполнение требований законодательства
Увеличение прибылиПовышение прозрачности бизнесаУлучшение управляемости
8/37
Система внутреннего контроля состоит:
Контрольная средаОценка рисковКонтрольные процедурыУчетная система
Контрольная среда
Оценка рисков
Учетная система
Контрольные процедуры
9/37
Контрольная средаКонтрольная среда – отражает общую атмосферу в компании, влияющую на понимание и исполнение процедур контроля ее сотрудниками• «здесь так принято» (с)Основные факторы – честность, этичность, компетентность, авторитет и ответственность персоналаСтиль работы руководителей:• Руководство предприятия должно создать атмосферу
всеобъемлющего контролясистема задач и обсуждений, контроль сроков выполненияежемесячный/ежеквартальный аудит по контрольным точкамконтроль отвлеченных денежных средств (долги, резервы)• Добросовестное и честное отношение к делу воспитываются у
сотрудников на основе соответствующего примера и оценки со стороны руководствапринцип открытости• Руководители должны демонстрировать
профессиональную компетентностьмы стараемся
10/37
Контрольная средаОрганизационная структура:• Чёткая система подчинённости («единоначалие»)Каждый работник должен знать, кому он подчинён и кому он может ставить задачи• Каждый работник должен понимать, за что он несёт ответственность и по каким
критериям оцениваются результаты его деятельностиОтчет о доходах и расходах («Баланс»)• Надлежащая система внутренней отчётности с целью точного учёта затраченных
средств и полученных результатов Сотрудник должен знать, когда, кому и по каким вопросам он должен представлять отчёт• План на следующий месяц• Отчет о задолженностях, о резервах, об остатках на складах• Актуальность интересов
11/37
Оценка рисковПравильно организованная СВК помогает управлять
рисками
Выявление и анализ рисков, которые влияют на достижение целейОценка рисков – основа для создания контрольных процедур
12/37
Риски в отделе продаж ДТС
Увольнение менеджера по продажамНовый менеджер по продажамОшибки в работе
13/37
Риски в отделе продаж ДТС
Увольнение менеджера по продажам• Потеря контактов с клиентами• Потеря текущих/планируемых сделок• Утечка целой клиентской базы
Новый менеджер по продажам• Это всегда стресс для всех…• Введение в должность может затянуться
Ошибки в работе• Они есть и будут
14/37
15/37
Ошибки – хорошо или плохо?
В школе учили, что ошибаться плохо• Но как научиться чему-то новому, если делать все правильно?
Выделяем 2 вида ошибок• Ошибки действияКогда делаешь то, что не должно быть сделано• Ошибки бездействияКогда не делаешь, что нужно делать
16/37
Ошибки – хорошо или плохо?
17/37
Контрольные процедуры
Контрольные процедуры – это действия по минимизации рисков
• План работы продавца• Интерес клиента• Рабочее место менеджера по продажам ДТС
18/37
Бизнес-процесс
Сбор информации
Выставление КП
Мониторинг
Результат: выигрыш или проигрыш
Фактор результата
Документ «Интерес клиента»
19/37
Документ «Интерес клиента»Резервирование клиента за менеджеромАвтоматическое планирование работы продавцовВозможность отслеживать каждую сделку на протяжении времени• Процесс продажи разбивается на несколько этапов
Анализ выигранных и проигранных сделок• Обязательная фиксация факторов, приведших к результату
Уменьшение доли рисков, связанных с уходом менеджера• Потеря контактов с клиентами• Потеря текущих/планируемых сделок
Легкая адаптация нового менеджера по продажам• КИС помогает в работе
Уменьшение ошибок бездействия
20/37
Интерес клиента – вид документа
21/37
Ежедневник менеджера по продажам
22/37
Ежедневник менеджера по продажам
23/37
План работы продавца
Цели: • Все любят планы продаж • Планирование деятельности на месяц вперед• Оценка нагрузки на менеджера и на отдел продаж в
целом• Контроль достижения целей• «Подталкивание» менеджера, особенного
тщеславного • Уменьшение доли риска, связанных с уходом
менеджера Потеря контактов с клиентами Потеря текущих/планируемых сделок Ошибки бездействия
Все планы – в КИС
24/37
План работы продавца
25/37
План работы продавца
26/37
План работы продавца
27/37
Итоги планирования
28/37
Итоги планирования
29/37
Рабочее место менеджера про продажам
30/37
Рабочее место менеджера про продажам
31/37
Рабочее место менеджера про продажам
Возможность контролировать себя самостоятельноОсновные показатели деятельности – под рукой или в 1 кликОбеспечение надежной информацией руководства Избежание лишних затратСоответствие предписанным принципам организации
Задачи СВК
32/37
Учетная система
Вся необходимая информация регистрируется и доступна заинтересованным лицам своевременноВозможен доступ к информации Информация позволяет осуществлять эффективный контроль
33/37
Недостатки и ограничения СВК
Подпись: «Вам нужно больше полагаться на свои силы, проявлять инициативуи брать на себя ответственность – но сначала согласуйте все со мной!»
34/37
Тотальный контрольКонтроль «по случаю»Скрытый контрольКонтроль любимого участкаКонтроль-проформаКонтроль без обратной связиПоверхностный контроль
Типичные ошибки СВК
35/37
Тотальный контрольКонтроль «по случаю»Скрытый контрольКонтроль любимого участкаКонтроль-проформаКонтроль без обратной связиПоверхностный контроль
Типичные ошибки СВК
Контрольная среда
36/37
37/37
Спасибо за внимание
Борщова ВикторияРуководитель Департамента торговых систем[email protected]