Автоматизация системы управления проектами в девелоперской компании при помощи инструмента

Project Server 2013Бочаров Глеб

Старший консультант по решениям Microsoft PPMМиногин Андрей

Архитектор решений Microsoft PPM

О ГК «Проектная ПРАКТИКА»2

50Сотрудников сертифицированы по международным стандартам

20Лет на рынке управления

проектами

25 000Специалистов прошли обучение

в нашем учебном центре

500Успешно реализованных

проектов

Ситуация Заказчика3Есть корпоративная методология управления строительными проектами, но руководители проектов работают «как хотят». Нет инструментов чтобы заставить руководителей проектов работать «как надо».

Освоение выполняется в рамках контрактов, сложно собирать освоение по проектам.

Руководство компании не обладает актуальной информацией о состоянии ведущихся проектов.

“Однообразную работу должны делать роботы, люди должны головой думать.”

- Руководитель проектного офиса

Цели и задачи внедрения ИСУП 4

Разработать средство автоматизации контроля состояния жизненного цикла проекта

Формировать плановую стоимости работ на основании физобъемов из смет

В шаблоне предусмотреть контрольные точки для перехода между этапами ЖЦ

Предоставить инструмент для проектного офиса для контроля руководителей проектов

Разработать инструмент для контроля освоения строительных работ

Фиксировать фактическое освоение по работам и фактические платежи по контрактам

Минимизировать трудозатраты сотрудников на подготовку статус-отчётности по ведущимся проектамРазработать средство автоматизации по сбору ежемесячной отчётности по проектуФормировать консолидированную отчётность по портфелю проектов

Ключевые архитектурные решения5

Microsoft Project & Portfolio

Management 2013

Стандартная функциональность Дополнительная функциональность

Workflow контроля перехода между стадиями ЖЦ проекта2Импорт данных по освоению из файлов Excel с помощью Web форм 3

Автоматизированный процесс сбора статус отчётности4

Задание условий и контроль перехода по этапам ЖЦ (Список SharePoint)1

Workflow контроля перехода между стадиями ЖЦ проекта

Процесс управления строительными проектами7

В основе процессов управления строительными проектами Компании лежит регламентированный жизненный цикл на базе Stage Gate подхода.

Типовой Жизненный Цикл проекта

Оценка инициативы

Выбор Подготовка ЗавершениеВыполнение

ТПР1

ТПР2

ТПР3

ТПР4

ТПР5

ТПР6

ТПР7

Инициация

Планирование

КонтрольВыполнениеЗавершение

Условия перехода между стадиями ЖЦ8Условия проверки

Проверка корректности формирования календарного плана

Контроль прохождения этапов жизненного цикла проекта9

Оценка инициатив

ыВыбор Подготовка Выполнение Завершение

Веха Статус завершения

Подтверждающий документ Базовый план

Бизнес кейс защищен на инвестиционном комитетеЗапрос на финансирование утвержден на инвест. комитетеЦелевые параметры проекта утверждены

Выгоды для руководства: • Работа руководителей проектов соответствует корпоративной

методологии управления проектами• Повышается точность информации для принятия управленческого

решенияВыгоды для проектного офиса: • Упрощается процедура контроля проектовВыгоды для руководителя проектов: • Уменьшается количество документов для работы. Работа в одном

месте

Решение для управления освоением по проектам:

Плановая стоимость

Загрузка сметы в систему11№ Группа

затрат Наименование Кол-во Единица измерения

Ед. стоимость ИТОГО, Руб

Размещение на площадке 155 000,00

01 01 03-0100Мобилизационные работы, в

том числе обустройство площадки и мест складирования

1 Пауш 60 000,00 60 000,00

01 02 03-0100Ограждение зоны работ и

оборудование для обеспечения безопасности

работ1 Пауш 20 000,00 20 000,00

01 03 03-0100Строительные леса, подмости

и другое технологическое оборудование

1 Пауш 40 000,00 40 000,00

01 04 03-0100 Демобилизация 1 Пауш 35 000,00 35 000,00 Работы на площадке 163 634,12

01 05 03-0400

Подготовка поверхностей бетонных балок в

соответствии с рабочей документацией, в т.ч.: механическая очистка

(алмазным инструментом, с применением промышленных

пылесосов) и продувка сжатым воздухом.

482,73 м2 338,98 163 634,12

Excel-файл сметы

Сопоставление строк сметы с задачами12

Шаг 1. Выбор задачи для

передачи стоимости в Веб-интерфейсе

Шаг 2. Сопоставление

задачи со строками

сметы. Один к одному, один ко многому.

Выгрузка плановой стоимости в КП13

Шаг 3. Отчёт о сопоставленных строках сметы

Шаг 4. Автоматизированная передача сметной (плановой) стоимости по задаче в календарный план

Решение для управления освоением по проектам:

Освоенный объем и фактические платежи

Загрузка формы с освоением15Excel-файл с освоением

Загрузка фактических платежей по контракту16

SCG trade contractor contract change Order type paid doc.no remarks date03-0100 TRAVELLING 6-i taksomotor park 50 000,00 0,00 payment 50 000,00 Taxi November 2012 for MULD01.01.201403-0100 TRAVELLING 6-i taksomotor park 50 000,00 0,00 payment 50 000,00 01.02.201403-0100 TRAVELLING 6-i taksomotor park 50 000,00 0,00 payment 50 000,00 01.03.201403-0100 TRAVELLING 6-i taksomotor park 50 000,00 0,00 payment 50 000,00 02.04.201403-0100 TRAVELLING 6-i taksomotor park 50 000,00 0,00 payment 50 000,00 From CG15-0310 02.05.201403-0100 TRAVELLING 6-i taksomotor park 50 000,00 0,00 payment 50 000,00 02.06.201403-0100 TRAVELLING 6-i taksomotor park 50 000,00 0,00 payment 50 000,00 03.07.201403-0100 TRAVELLING 6-i taksomotor park 50 000,00 0,00 payment 50 000,00 03.08.201403-0100 TRAVELLING 6-i taksomotor park 50 000,00 0,00 payment 50 000,00 03.09.2014

Excel-файл с фактическими платежами по контракту

Контроль освоения17

Выгоды решения:Все данные хранятся в базе данных, в любой момент времени заинтересованное лицо может получить прогресс по проекту

Сметная стоимость

Фактические платежи

Освоенный объем

Теку

щая

дат

а

Автоматизированный процесс сбора статус отчётности

Подходы сбора статус-отчётности по проекту19

1. Открыт отчётныйпериод

2. Подготовка ежемесячныйотчет по

проекту

3. Отправка ежемесячногоотчётапо

проектунаутверждение

5. Утверждение ежемесячногоотчётапо

проекту

7. Закрыть отчётныйпериод

6. Запроситьданныепо ежемесячнымотчётам

Ежемесячный отчет

утвержден?

Нет

Отчётный период закрыт?

Нет

Да

Да

Проектныйофис Руководительпроекта Кураторпроекта

4. Предварительное утверждение

ежемесячногоотчётапопроекту

Ежемесячный отчёт

утвержден?

Нет

Да

• Информация вносится в систему Just-in-time

• Данные в системе всегда актуальны

Работает где-то еще

• Данные в системе не всегда актуальны

• Проектные комитеты требуют срочной актуализации

• Проектный офис заставляет руководителей проектов предоставлять данные

Наш случай

Офис управления проектами открывает отчётный период20

Руководитель проекта готовит данные для ежемесячного отчёта21

Куратор и Офисом управления проектами утверждают отчёт22Утверждение куратором

Утверждение офисом управления проектами

Офис управления проектами закрывает отчётный период23Закрытие отчётного периода

Переписка в ходе согласования ежемесячного отчёта по проекту

Выгоды решения:Процесс позволяет систематизировать работу по предоставлению периодической отчётностиУменьшает трудозатраты офиса управления проектами и руководителей проектовПовышается качество отчётности

Ежемесячный отчёт по проекту24

Исходные данные для сбора ежемесячного отчёта25

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Бочаров Глеб Старший консультант по решениям Microsoft PPM

Миногин АндрейАрхитектор решений Microsoft PPM