時間管理─揭開效率且優雅的秘訣

主持：陳永隆 博士

國家文官學院、地方行政研習中心講座交通大學科管所、世新大學資管系兼任副教授

有 效 率 的 人，走 路 也 可 以 很 優 雅

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課程大綱

•第四代時間管理的演進史•時間管理的緊急/重要矩陣•磨利知識經濟的五把刀•開放世界的四個原則•善用碎片化時間提升工作效率•如何將科技和網路融入職場和生活•為何有效率的人，走路仍然可以優雅？

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自我時間管理盤點 (Part-1)

你是哪一種人？

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1

+1

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4

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1

10

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100%10%

4

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自我時間管理盤點 (Part-2)

真忙？瞎忙？

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第四代時間管理的演進史

•第 I 代：•便條紙與備忘錄，忙碌中調配時間和精力。

•第 II 代：•行事曆與日程表，注意「規劃未來」。

•第 III 代：•講求「優先順序」，訂定短中長程目標。

•第 IV 代：•關鍵在「個人管理」，產出與產能平衡。

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I

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II

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III

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IV

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時間管理的緊急/重要矩陣

•緊急/重要 立即處理

•緊急/不重要 委託處理

•不緊急/重要 妥善規劃

•不緊急/不重要 能少就少

•後續？•行動擬定行動計畫•問題問題分析與解決

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「時間管理」的問題•拖延與逃避

• 12個管理拖延的技巧清單•太忙或過勞

•若是「要做的事太多」，就要改善工作效率及減輕不必要的負擔。

•學習「專注」，做事專心，完成的速度會更快。一小時做2-3件事，每件事20-30分鐘。

•被團隊成員拖累•要學習怎樣和各類型或不同性格的人共同完成工作。•若擔任領袖，則要設法把拖累團隊的同事轉型為有用的人。以積極的策略做「衝突管理」，以理性及冷靜的態度解決問題。

資料來源：國家文官學院-時間管理講義

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12個管理拖延的技巧清單

•找出可觀察、特定、具體的目標。

•一次只專注一個小目標。

•小目標累積起來就是大目標。

•抽出可用的時間。

•開始就對了。

•忍受個15分鐘。資料來源：國家文官學院-時間管理講義

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12個管理拖延的技巧清單

•接受挫折與障礙。

•把事情委託給別人。

•不回應「急事」，拒絕額外的工作。

•注意那些餓了、累了、很煩的藉口。

•一點點進展也要獎勵。

•自問：拖延意謂著什麼？資料來源：國家文官學院-時間管理講義

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高效能者與效能不彰者的時間管理

突發事件的處理 工作的步調 工作的排序

高效能者

預估工作時間外，還會預留時間以備不時之需。

不跟時間賽跑，訂定緩和的步調、穩健前進。

一次只做一件事，而且把最重要的事優先做好。

效能不彰者

低估工作所需時間，預期一切順利，結果預料之外的事總是發生。

總想趕快把事做好，結果「欲速則不達」。

總想一次做完幾件事，因此每件事的時間都不足。任一差錯，皆會影響全盤計畫。

資料來源：國家文官學院-時間管理講義

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磨利知識經濟的五把刀

新工 具

新流 程

新資 源

新思維

新行動

1994年DOS：8 個結果/天

Windows：80 個結果/天

1999年傳統：8 年網路：3 個月 2000年

公司員工：10 天外包網友：1 天

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磨刀不誤砍柴工麥肯錫的知識管理

5%謀定而後動

1 天 / 7 天0.5 天 / 3 天

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討論題

如何提出一套融合四代優點的時間管理計畫？

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開放世界的四個原則

協作(Collaboration)

透明(Transparency)

分享(Sharing)

授權(Empowerment)

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Web 2.0 的精神

群體參與

群體貢獻

群體受惠

Web 2.0

E-learning 2.0

Education 2.0

Enterprise 2.0

Government 2.0

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共享經濟 (Sharing Economy)

•共享經濟，也稱為協同消費(Collaborative Consumption)，是一種擁有權與使用權之間的混合市場模式。他們藉由社群平台的線上服務，完成商品或服務之間的共享與取得。

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共享經濟 (2013, 2015)

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碎片化時間

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善用碎片化時間提升工作效率

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如何將科技和網路融入職場和生活

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認識3C、APP、雲端和大數據 (1/2)

• 3C：電子產品的統稱• Computer：電腦• Communication：通訊設備• Consumer electronics：消費電子產品

• APP：應用軟體•其實APP是英文Application的簡稱，也就是應用軟體的意思。

•現在的APP多指iPhone、安卓等智慧手機或平板電腦的協力廠商應用程式。

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認識3C、APP、雲端和大數據 (2/2)

• Cloud computing：雲端運算• 利用互聯網無所不在的連接特性，遠端的軟硬體資源和資訊，可以依使用者的需求，提供給使用者身邊可連網的電腦、移動裝置或穿戴式設備。

• Big data： 海量資料 (巨量資料、大數據 )• 指的是所涉及的資料量規模巨大到無法透過人工，在合理時間內達到擷取、管理、處理、並整理成為人類所能解讀的資訊。大資料將各個小型資料群合併後進行分析，可得出許多額外的資訊和資料關聯性，可用來察覺商業趨勢、判定研究品質、避免疾病擴散、打擊犯罪或測定即時交通路況等。

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桌上型(筆記型)電腦的好用數位工具

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網路世界的好用數位工具

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活用個人知識管理工具

•Mindmap•Google books/Wikipedia•Dropbox•Facebook/weibo•TED/百家講堂/MIT•Time management•Cloud calendar, Evernote

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為何有效率的人，走路仍然可以優雅？

要解決事情，先解決心情正面思考的力量 讓不是問題的問題消失與矛盾/心結共處 不道人長短、少批評怒罵 為自己多出兩倍時間 人生有大夢，工作有長期目標放下枝節的不快 擬定具體行動計畫 專注力與執行力 終身學習、與時俱進 避免用舊思維解決新問題 保持好奇心、熱愛思考以創新思維活出當下 遠離不習慣，接受新科技 事半功倍的關鍵

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正面思考的力量

要解決事情，先解決心情

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與矛盾/心結共處

讓不是問題的問題消失

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為自己多出兩倍時間

不道人長短、少批評怒罵

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放下枝節的不快

人生有大夢，工作有長期目標

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專注力與執行力

擬定具體行動計畫

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避免用舊思維解決新問題

終身學習、與時俱進

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以創新思維活出當下

邏輯思維

創新思維跨界思維

保持好奇心、熱愛思考

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事半功倍的關鍵

遠離不習慣，接受新科技

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學習心得分享 (我的承諾)

如何讓自己先效率，再優雅？

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結論：一天，已不再只有 24 小時

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