Докладчик: Зяблов Алексей АнатольевичДата: 02.05.2023

Практика построения проектных офисов в современной инжиниринговой компании полного цикла

Проектирование, сооружение,

модернизация АЭС

Объединенная компания НИАЭП-АСЭ

Проектирование, сооружение,

модернизация ТЭС

Управление РАО ОЯТ, вывод из эксплуатации

Модульные реакторы,

исследовательские реакторы и

центры

Нефтегазовые объекты

Консультационные услуги

2

Объединенная компания НИАЭП-АСЭ – ведущая инжиниринговая компания ГК «Росатом»

Портфель заказов компании составляет более 20 одновременно проектируемых и сооружаемых энергоблоков АЭС в России и за рубежом, (примерно 30% на мировом конкурентном рынке).

Цель: Зафиксировать единые подходы по управлению проектами. Довести их до всех сотрудников Компании .

Стандарт УП разработан по следующим принципам:• Краткость• Однозначность• Полнота• Единая терминология

Стандарт УП отвечает всего на 3 вопроса:• Кто управляет?• Чем управляет?• Как управляет?

Основа построения эффективных проектных офисов в современной инжиниринговой компании полного цикла – наличие детально регламентированной системы управления проектами.

3

Практика построения проектных офисов

КТО УПРАВЛЯЕТ ?

СУБЪЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ - участники проекта, осуществляющие в нем управленческую

деятельностьв целом по Компании:

• президент Компании;• технический директор Компании;• руководитель функционального блока;• руководитель портфеля проектов.

в рамках отдельного проекта:• руководитель проекта;• управление по сооружению;• проектный офис.

7видов

субъектов5

Кто управляет?

ПРЕЗИДЕНТ - Центральный орган управления проектами в Компании.

ОФИС УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ:• Центральный орган развития и внедрения методологии управления проектами.• Возглавляется техническим директором. • Задачи и функции регламентированы в Положении об офисе управления проектами.

РУКОВОДИТЕЛЬ ПОРТФЕЛЯ ПРОЕКТОВ:• Осуществляет функции по централизованному управлению и координации

однотипных проектов;• При отсутствии руководителя проекта выполняет его функции на отдельном проекте;• Задачи и функции регламентированы в Положении о Руководителе портфеля

проектов.

РУКОВОДИТЕЛЬ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО БЛОКА:• Руководит определенным видом деятельности Компании;• Отвечает за управление однотипными функциями на проектах. 6

Субъекты управления в целом по Компании

Наименование функционального блока Руководитель функционального блока

1. Блок проектирования Старший вице-президент по проектированию

2. Блок закупок Старший вице президент по коммерции

3. Блок поставок Директор по поставкам

4. Блок СМР Директор по строительству – директор филиала

7

Функциональные блоки - основные

Наименование функционального блока Руководитель функционального блока

5. Блок планирования сроков СМР Заместитель технического директора по планированию6. Блок управления контрактами Директор по капитальному строительству7. Блок производственной системы Росатом Директор отраслевого центра планирования и контроля

сооружения8. Блок управления качеством Директор по управлению качеством 9. Блок методологии управления проектами Начальник управления методологии проектов10. Блок бюджетирования Старший вице-президент по экономике и финансам11. Юридический блок Директор по правовым и корпоративным вопросам12. Блок управления стоимостью Директор по управлению стоимостью13. Блок системной инженерии и ИТ Директор по системной инженерии и ИТ14. Блок управления рисками Директор по управлению стоимостью15. Блок информационно-аналитического

обеспечения Начальник информационно-аналитического управления16. Блок управления безопасностью Директор по безопасности17. Блок управления персоналом Вице-президент по персоналу и административной

работе 8

Функциональные блоки – обеспечивающие

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТАосуществляет управление закрепленным за ним проектом и несет полную и единоличную ответственность за результаты проекта.Задачи и функции регламентированы в Положении о руководителе проекта.

УПРАВЛЕНИЕ ПО СООРУЖЕНИЮ является аппаратом руководителя проекта и непосредственно ему подчинено; выполняет функции по контролю и анализу выполнения всех функций по управлению проектом. Задачи и функции описаны Типовом положении об Объектовом управлении по сооружению.

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС• объединение работников Компании, создаваемое на срок реализации

конкретного проекта для решения функций управления проектом;• возглавляется руководителем проекта и осуществляет все функции по

управлению проектом;• Задачи и функции регламентированы в Положении о Проектном офисе.

9

Субъекты управления в рамках отдельного проекта

УПРАВЛЕНИЕ ПО СООРУЖЕНИЮ

Руководитель проекта

Технический отдел

Руководитель управления

Планово-экономический

отдел

Отдел планирования сооружения

~ 5 человек ~ 5 человек~ 5 человек10

Аппарат руководителя проекта

Руководитель Проекта

Блок

пр

оект

иров

ани

я

Блок

зак

упок

Блок

пос

таво

к

Блок

пл

анир

ован

ия

срок

ов С

МР

Блок

уп

равл

ения

ка

чест

вом

Блок

уп

равл

ения

ст

оимо

стью

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС11

Блок

СМ

Р

Проектный офис

АДМИНИСТРАТИВНОЕ (НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ)отношения прямой организационной зависимости подчиненного лица от его руководителя

ОПЕРАТИВНОЕ временное подчинение руководителю проекта должностного лица другому вызванное необходимостью решения оперативных задач.

НА ОСНОВАНИИ РЕГЛАМЕНТОВвзаимодействие руководителя проекта с руководителями структурных подразделений на основании взаимосогласованных регламентов

12

Взаимодействие функциональных блоков с руководителем проекта

13

Руководитель портфеля проектов

Технический директор

Руководитель проекта

Руководители функциональных

блоков

Президент

Функциональные блоки

Функциональные блоки

Управление по сооружению

Функциональные блоки Проектный офис

Субъекты в целом по компании:

– Президент;– Технический директор;– Руководители

функциональных блоков;– Руководитель портфеля

проектов

Субъекты в рамках отдельного проекта:

– Заказчик;– Руководитель проекта;– Управление по

сооружению;– Проектный офис

Административное подчинениеОперативное подчинениеВзаимодействие на

основании регламентовФункциональное взаимодействиеФункциональное руководство

Офис управления проектами

Организационная структура проекта

ЧЕМ УПРАВЛЯЕТ ?Практика построения проектных

офисов

15

Соору-жение

Оборудо-вание

Проекти-рование

Управление проектом

Выпуск проектной и рабочей

документации

Комплектация, закупка и поставка

оборудования

СМР и ПИР Управление в целом

КачествоСтоимостьСроки

Функциональные областиФункциональные направления

Объекты управления проектом

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ОБЛАСТЬ- основные измеримые показатели, определяющие критерии успешности проекта.

ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ НАПРАВЛЕНИЕ- вид деятельности в проекте, в рамках которого осуществляется управление.

4направления

3области

Чем управляет?

КАК УПРАВЛЯЕТ ?Практика построения проектных

офисов

17

Каждая функция относится к какому-либо функциональному направлению и функциональной области.

Если функция относится в целом к проекту и не может быть отнесена к одному из 3-х функциональных направлений (проектирование, оборудование, сооружение), то она относится к направлению управление проектом (в целом).

ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯсущность, определяющая, как субъект управления управляет объектом управления.

~ 200в проектефункций

Функциональные ОБЛАСТИ

Сроки Стоимость КачествоФункциональные НАПРАВЛЕНИЯ

Проектирование + + +Оборудование + + +Сооружение + + +

Управление проектом

+ + +

МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ

ПРОЕКТОМ

Функциональные ОБЛАСТИСроки Стоимость Качество

Функциональные НАПРАВЛЕНИЯ

Проектирование + + +Функция 1 + - +Функция 2 - + -Оборудование + + +Функция N + - -Сооружение + + +Управление проектом + + +

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯМАТРИЦА

Как управляет?

I-й уровень II-й уровень III-й уровеньУправление при взаимодействии

Заказчиком и другими Контрагентами

Управление при взаимодействии

функциональных блоков

Управление при взаимодействии в рамках одного функционального

блока

ФУНКЦИОНАЛЬ-НЫЙ БЛОК

ЗАКАЗЧИК, СТОРОННИЕ

ОРГАНИЗАЦИИ

Объединенная компания

ФУНКЦИОНАЛЬ-НЫЙ БЛОК

I-й

I-й

II-й

II-й

III-й III-й

Выделяется три уровня управления проектом.

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ МАТРИЦА может включать в себя любые уровня управленияКорпоративный стандарт УПописывает II-й уровень управления

18

Как управляет?

Есть исходные данные в виде документов

Это функция управления проектом II уровня

Участвует хотя бы 1 функциональный блок

Есть управленческое воздействие на области управления в Проекте (сроки, стоимость,

качество(конфигурация))

Участвует РП или объектовое управление

В результате получится документ

1

2

3

4

5

Это

не ф

ункц

ия у

прав

лени

я пр

оект

ом

да

да

да

да

нет

нет

нет

нет

нет

Как управляет?

19

Функциональная матрица

управления проектом

Ролевая матрицаПредставляет собой набор ролей, которые выполняют субъекты управления при реализации функций управления проектами: • инициирующий (И),• предоставляющий информацию

(Д),• ответственный (О),• согласующий (С),• утверждающий (У), • потребитель (П)

Матрица регламентов

Представляет собой перечень регламентов, которые описывают ту или

иную функцию управления проектом

Регламент выпускается на одну функцию.

На группу функций выпускается стандарт.

Все функции должны быть регламентированы, разработка регламентов осуществляется

управлением методологии проектов совместно с субъектом управления,

выполняющим роль «О».

Матрица ЕИП

Представляет собой перечень информационных систем, с помощью

которых автоматизирована та или иная функция управления проектом

Информационная система по управлению проектом может автоматизировать функцию или группу функций по отдельно взятой функциональной области или нескольким областям

* Функциональная матрица может быть представлена в других видах на основании требований для отдельных проектов

Функциональной матрицы не существует как отдельного документа,она существует в виде разных представлений (минимум 3-х)

6ролей

20

Как управляет?

21

ФУНКЦИОАНЛЬНОЕ НАПРАВЛЕНИЕ

ФУНКЦИИ

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЛАСТИ

РОЛИ ПО КОМПАНИИ РОЛИ ПО ПРОЕКТУ

СРОК

СТОИМОСТЬ

КАЧЕСТВО

Президент

Технический директор

Руководитель функц

. блока

Руководитель портфеля проектов

Руководитель проекта

Управление по сооружению объекта

Тип взаимодействия участников проекта с руководителем проектаоперативное подчинение взаимодействие по регламентам

Блок "Проектирование"

Блок "Закупки"

Блок "Поставки"

Блок "Сооружение"

Блок "Планирование СМР"

Блок "Контракты"

Блок ПСР

Блок "Качество"

Блок

"Методология УП

Блок "Бюджет"

Блок Юридическая поддержка

Блок "Стоимость"

Блок ИТ

Блок "Риски"

Блок ЦУП

Блок "Безопасность"

Блок "Персонал"

ОБОРУДОВАНИЕ

Актуализация графика закупки и поставки (внесение факта в части закупок) +     -     П У П

ДСП

О СП

СП

ДСП

- - П - - - -     -   -

Выявление и анализ рисков в сфере закупок и поставок + + + -   П У

ИКП

- О - - - - - - - - - -     -   -

Годовой бюджет. Формирование бюджета текущих расходов (ТР) по оборудованию и материалам, ЦФО-3.

  +   -     - П ДП - О

ДСД - -

ПСД

- - -ИСП

- -     П   ДС

Годовой бюджет. Формирование плана по численности (ПЧ) по оборудованию и материалам, ЦФО-3.

  +   -     - УОПД

- Д Д - - Д - - -ИСП

- Д     П   ДС

Годовой бюджет. Формирование производственной программы в формате бюджета движения денежных средств (БДДС) по оборудованию и материалам, ЦФО-3.

  +   -     - УОПД

- ДС

ДС - - Д - - -

ИСП

- -     -   -

Ролевая матрица (пример)

Как управляет?

ФУНКЦИОАНЛЬН

ОЕ НАПРАВЛЕНИЕ

ФУНКЦИИ

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЛАСТИ

ПЕРЕЧЕНЬ РЕГЛАМЕНТОВСРОК

СТОИМОСТЬ

КАЧЕСТВ

О

ПРОЕКТИРО-ВАНИЕ

Согласование ТЗ (ТУ) по заключенным договорам поставки оборудования     + Руководство взаимодействия проектного блока, блока коммерции и блока поставок в

части контроля предоставления ИДП, согласования ТУ/ТЗ. (приказ 337 от 29.04.2011)ССП, Б-П. Формирование производственной программы в формате бюджета доходов и расходов (БДР) по ПИР, ЦФО-2.   +  

СТП 136.01-13. Бюджетная система ЦФО-2 Зарубежное строительство. СТП 136.02-13. Консолидированная производственная программа ЦФО-2 Зарубежное строительство.

Выявление и анализ рисков в сфере ПИР + + + РГ 82.01-14. Регламент подпроцесса управления рисками ОАО «НИАЭП» и ЗАО «АСЭ» при сооружении объектов энергетики.

ОБОРУД-

ОВАНИЕ

Формирование закупочной документации, подготовка и проведение конкурсов по выбору поставщиков оборудования и материалов

    + Единый отраслевой стандарт закупок ГК «Росатом».

Контроль изготовления оборудования (сроки, качество, комплектация)     + СТП 13.01-12. Контроль изготовления и поставки оборудования, комплектующих

изделий и материалов для АЭС.Проведение оценочных и плановых аудитов поставщиков оборудования, работ и услуг     + СТП 198.01-15. Аудиты поставщиков.

СООРУ-ЖЕНИЕ

Разработка тематического плана + +   Регламенты процессов должны быть разработаны для каждой площадки сооружения.Разработка графика 4-го уровня +     Регламенты процессов должны быть разработаны для каждой площадки сооружения.Претензионная и рекламационная работа с субподрядчиками     + Порядок. Претензионно-исковая работа в ОАО «НИАЭП». (приказ №613 от 15.07.2011).Организацию и контроль работ по внедрению и развитию ПСР в проекте + + + Отсутствует

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

Разработка укрупненного графика реализации проекта (0-го уровня) +     «Методология разработки календарно-сетевых графиков с помощью ПО Primavera»

(Концерн «Росэнергоатом , 2008 г.). «Положение о порядке применения методологии разработки календарно-сетевых графиков с помощью ПО Primavera», введенное в действие приказом ОАО «Концерн Росэнергоатом» от 07.02.2011 № 102

Разработка графика 3-го уровня +    Ведение ОГ, выявление и устранение коллизий, разработка компенсирующих мероприятий +     СТП 91/32.03-13. Календарно-сетевое планирование при сооружении сложных

инженерных объектов. Объединенный график. Основные положения.

Матрица регламентов (пример)

22

Как управляет?

ФУНКЦИОАНЛЬН

ОЕ НАПРАВЛЕНИЕ

ФУНКЦИИ

Функциональные области

Информационная системаСРОК СТОИ

МОСТЬКАЧЕСТВО

ПРОЕКТИ-

РОВАНИЕ

Согласование ТЗ (ТУ) по заключенным договорам поставки оборудования     + Портал согласования ТУ/ТЗ

Ведение технического электронного документооборота     + TDMS, ПК «Электронный архив»

Определение проектной потребности в оборудовании и материалах, внесение данных в информационную систему управления закупками

    + АСКО, АСКИД, АСКС. Сметный лимит, АСКС. ПСД, ИСУП НИАЭП

ОБОРУДО-

ВАНИЕ

Интеграция данных графика закупки и поставки в ПО управления закупками и поставками +     СИО, Портал поставщика, Табло прилета оборудованияОперативный учет поступившего оборудования и материалов     + Штрих-кодированиеУправление расходованием сметного лимита на закупку товаров и обеспечение выполнения лимитов по стоимости   +   АСУС

СМР

Разработка тематического плана + +   АСКС. Тематическое планированиеФормирование рабочих заданий +     Система формирования рабочих заданийАктирование выполненных работ и оформление первичных документов     + АСКС. Технадзор, ИСУП НИАЭПСбор и анализ информации о движении рабочей силы на площадке сооружения     + Учет персонала - RFID

УПРАВЛЕНИЕ

ПРОЕКТОМ

Разработка графика 1-го уровня +     Primavera

Ведение ОГ, выявление и устранение коллизий, разработка компенсирующих мероприятий +     Объединенный график (ENOVIA)

Матрица ЕИП (пример)

23

Как управляет?

№ Документы по управлению на отдельный проект

1 Паспорт проекта2 Приказ о назначении Руководителя проекта3 Положение о Проектном офисе

(типовое/на проект)4 Персональный состав Проектного офиса

5 Положение об управлении по сооружению (типовое/на проект)

6 Ролевая матрица (типовая/на проект)

7 Матрица регламентов(типовая/на проект)

8 Матрица ЕИП (типовая/на проект)

9 Регламенты управления проектом (типовые/на проект)

№ Документы по управлению проектами в целом

1 Положение об Офисе управления проектом2 Положение о Руководителе портфеля

проектов3 Положение о Руководителе проекта

ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ

12видов документов

24

Как управляет?

Управление проектом Деятельность по планированию, организации и контролю проекта

Офис управления проектами

Совещательный орган, состоящий из руководителей Общества, принимающий решения по вопросам методологии управления проектами

Портфель проектов Группа проектов, объединенных с целью эффективного управления

Проект Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги требуемого качества в условиях временных и стоимостных ограничений

Субъекты управления Участники проекта, осуществляющие в нем управленческую деятельность

Функциональный блок Структурные подразделения Общества, реализующие функции управления по определенному виду деятельности и административно подчиняющиеся одному руководителю

Проектный офис Объединение работников Общества, создаваемое на срок реализации конкретного проекта для решения функций управления проектом

Объекты управления Функциональные направления и функциональные области, над которыми осуществляется управление

Функциональные направления

Вид деятельности в проекте, в рамках которого осуществляется управление

Функциональная область Основные измеримые показатели, определяющие критерии успешности проекта

Матрица управления проектом

Соотношение функциональных направлений и функциональных областей, представленное в табличной форме и формируемое для каждого проекта

Функция управления проектом

Сущность, определяющая, как субъект управления управляет объектом управления

Функциональная матрица Перечень функций управления проектом, распределенный по функциональным направлениям и функциональным областям, представленный в табличном виде и формируемый для каждого проекта

Уровень управления проектом

Уровень организационной структуры, на котором осуществляется управление проектом

25

Терминология

ВОПРОСЫВОПРОСЫ

Начальник управления методологии проектов АО «НИАЭП»Зяблов Алексей АнатольевичТел.: +7 (495) 737-90-37 доб.3917; Моб.: +7 (910) 899-03-47Mail: a.zyablov@niaep.ru