Бишоф анита, бишоф клаус самоменеджмент эффективно и...

УДК 316.612ББК 88.492

Б67Lizensausgabe des Rudolf Haufe Verlags,

Bundesrepublik Deutschland, Freiburg i. Br. 2003

Licensed edition by the Rudolf Haufe Verlag,Federal Republic of Germany, Freiburg, 2003

Лицензионное издание «ИздательстваРудольф Хауфе», ФРГ, Фрайбург, 2003

Бишоф, Анита.Б67 Самоменеджмент. Эффективно и рациональ-

но / Анита Бишоф, Клаус Бишоф; [пер. с нем.Д. А. Пергамент]. —2-е изд., испр. — М.: Омега-Л,2006. — 127 с: ил.; табл. — (TASCHEN GUIDE.Просто! Практично!). — Доп. тит. л. нем. —ISBN 5-365-00123-0.1. Бишоф, Клаус.Агентство CIP РГБ

За словом «самоменеджмент» скрывается понятие и умениесамоорганизации. Как добиться того, чтобы не делать «ничеголишнего», не совершать поступки «просто так», «зря», просто по-тому, что «так принято», как действовать осмысленно и целенап-равленно, добиваясь максимального раскрытия своих способно-стей и возможностей и адекватного им высокого результата, —как всего этого достичь? Существуют специальные технологии,основанные на отработанных техниках и стратегиях, позволяю-щие приблизиться к поставленной цели. О них рассказано под-робно и обстоятельно.

Книга написана простым, ясным и доступным языком,обильно иллюстрирована примерами.

Адресована широкому кругу читателей.

УДК 316.612ББК 88.492

© 2003, Rudolf Haufe VerlagISBN 5-365-00123-0 (рус.) GmbH et Co. KGISBN 3-448-05335-Х (нем.) © Омега-Л, 2006

www.natahaus.ru

TaschenGuide —все, что Вы должны знать

Для всех, у кого мало времени и кто хочет знать сутьдела. Для начинающих и профессионалов, которыехотят быстро освежить свои знания.

Вы сэкономите время и сможете эффективно приме-нить полученные знания на практике.

Авторы излагают каждую тему просто, в доступнойформе.

Все разделы структурированы в соответствии с наи-более важными вопросами и проблемами, встречаю-щимися на практике.

Наглядный план содержания позволит Вам быстро ичетко ориентироваться в книге.

Подробное руководство «шаг за шагом», системы са-мопроверки и полезные советы будут для Вас необ-ходимыми инструментами в работе.

Данные издания могут послужить оперативным и на-глядным пособием для трудовых коллективов различ-ных организаций и предприятий.

Нас очень интересует Ваше мнение! Присылайтесвои отзывы и предложения на электронный адрес:[email protected]. Будем рады Вашим откликам.

Содержание

• Предисловие• Каково Ваше место в профессиональной

жизни?

• Баланс удовлетворения — разочарования

• Баланс производительности

• Анализ сильных и слабых сторон

• Определение и оценка компетентности

• Как Вы определяете цели и достигаете их?

• Поиск цели

• Формулирование цели

• Реализация цели с помощью списка активныхдействий

• Знаете ли Вы ход процесса?

• Как правильно организовать свое время?

• Для чего нужна организация времени?

• Принцип Эйзенхауэра: что важно, что срочно?

• Рабочий протокол

• Сначала А, затем В и уж только потом СОпределение и исключение тормозящегофактора

• Планируйте день с Alpen!

• Планирование времени

Список звонивших по телефону •

Список активных действий •

Преодоление стресса •

Как эффективно работать в команде? •

Готовьтесь к переговорам! •

Умелое представление и изложение •

Рецепты от волнения перед выступлением •

Уверенно держитесь перед публикой •

Используйте средства визуализации! •

Каковы Ваши коммуникативные •способности?

О чем идет речь? •Протестируйте свои •

коммуникативные способности!Анализируйте и устраняйте •

трудности в общении

Организация Вашего рабочего места •

Позаботьтесь о порядке на рабочем месте •

Система ведения архива по категориям •

Заключение •

Оригиналы для копирования •

Предисловие

Самоменеджмент — ключевая техника, которой вла-деют немногие, и в этом нет ничего удивительного,потому что ни в школе, ни в университете нас не учаттому, как ставить перед собой профессиональныецели и достигать их, организовывать свою работу,правильно использовать время и эффективно сотруд-ничать с коллегами или развивать коммуникативныеспособности. Уже будучи сотрудниками или руково-дителями различных предприятий, мы осознаем, чтонеорганизованный стиль работы обходится нам слиш-ком дорого (если учитывать как деньги, так и время инервы).

Эта книга поможет Вам спланировать рабочий день идостичь профессиональных целей.

Учитесь организовывать себя, и Вы будете быстро про-двигаться вперед по карьерной лестнице!

А н и т а Бишоф, д-р Клаус Бишоф

Каково Ваше местов профессиональной жизни?

Тот, кто хочет осознанно нести ответственность засвою профессиональную карьеру, должен преждевсего определить, чего он уже достиг. Возможности ишансы достижения успеха должны быть изучены с пер-вого шага на пути к самоменеджменту.

Ниже мы представим Вам некоторые испытанные ин-струменты, с которыми Вам будет проще и быстрееопределить свое сегодняшнее положение.

• Баланс удовлетворения — разочарования.

• Баланс производительности.

• Анализ сильных и слабых сторон.

• Оценка компетентности.

Позднее, когда мы сформулируем Ваши возможныецели и запишем их, эти инструменты необходимо бу-дет пополнить.

ПримерПредположим, при анализе сильных и слабых сторон Выопределяете, что Вам труднее всего дается работа с кол-лективом и Вы значительно лучше работаете в одиночку.Но в будущем Вы хотите сотрудничать с определеннойфирмой, например, по сборке двигателей. Вам известно,что тогда придется работать вместе с инженерами, поэто-му Вы должны, естественно, задаться вопросом: «А смогули я работать в коллективе?». Тогда, возможно, Вы сочте-

те бы, что будете успешнее совсем в другой области дея-тельности, которой и стоит отдать предпочтение. Затемспросите себя, не растратите ли Вы впустую свой талант,если в будущем найдете работу без контакта с людьми.

• Обязательно запишите результаты нижеследу-ющих анализов. Тот, у кого ответы на поставлен-ные вопросы остаются только в голове, рискует по-лучить расплывчатые малоконкретные ответы. Чтоне записано на бумаге, не продумано до конца, чащевсего забывается или в дальнейшем интерпретиру-ется совсем иначе, чем первоначально, •

Баланс удовлетворения -разочарования

Прежде всего необходимо, чтобы Вы правильно оце-нивали свою действительную профессиональную си-туацию. Речь при этом идет не о фактах, а о Вашихэмоциях, которые Вы определяете письменно в балан-се удовлетворения — разочарования.

• На основе этого баланса Вы сможете узнать, ка-кая работа доставляет Вам удовольствие и выпол-няется легко, а какая является Вашим слабым ме-стом и вызывает разочарование.

• Баланс отражает Вашу реальную ситуацию. По-зднее с его помощью Вы сможете легко увидетьто, как изменилось Ваше положение.

Ваши действия

1 Сопоставьте ряд факторов, определите их влияниена Вашу рабочую удовлетворенность или неудов-летворенность. Такими факторами могли бы быть:задания из разных областей знаний, совместнаяработа с руководством или коллегами, рабочийклимат, Ваши отношения с клиентами и поставщи-ками и т. п.

2 Теперь письменно зафиксируйте в левой сторонебаланса то, что Вам приносит радость, а в правой —то, что вызывает неудовольствие.

Баланс удовлетворения — разочарования,

разъясняющий негативные и позитивные

эмоции

• Если Вы не м о ж е т е сразу ответить, когда Вы былидовольны, а когда рассержены, поразмышляет» надт е м , какие задания Вы постоянно откладываете в дол-гий ящик, а какие делаете быстро? Выполняя какуюработу, Вы спокойны или, наоборот, раздражены?С какими коллегами, руководителями и клиентами Выпредпочитаете иметь дело, а каких избегаете? •

Баланс производительности

Знаете ли Вы, что сделали, например, за последнийгод? Ваш персональный баланс проделанной работыдаст ответ на то, в каких областях Вы были успешны,и наоборот. Он поможет узнать Вашу производитель-ность и определить, в каком направлении дальше ра-ботать.


1 Выберите определенный временной интервал, на-пример, последний год, и спросите себя: что я тог-да предпринял, чего я мог достичь и где я сбился свыбранного пути?

2 Запишите в левой стороне баланса как запланиро-ванные достижения, так и «случайные», в правойже стороне — постигшие Вас неудачи.

3 Включите также и те пункты, которые Вы вспомни-те позже. Таким образом создастся полный и ак-туальный баланс Вашей производительности.

Анализ сильных и слабых сторонПри помощи баланса удовлетворения — разочарова-ния и баланса производительности Вы зафиксирова-ли, какое место занимаете сегодня. Теперь обратитеськ анализу своих сильных и слабых сторон.

• Данный анализ поможет определить Ваши способ-ности и уязвимые места. В процессе продолжитель-ного анализа можно проследить за динамикой Ва-шего профессионального и личностного развития.

• Кто понимает, в чем его сильные стороны, тот со-знательно их использует и благодаря этому полу-чает большую уверенность в своих силах. Кто выя-вил свои слабые стороны, тот скорее сможет спра-виться с ними.


1 Спросите себя прежде всего о своих сильных сто-ронах!

Какими сильными сторонами я обладаю? Что у меняполучается лучше всего? Чего я могу достигнуть бла-годаря своим способностям? Вредит ли моим силь-ным сторонам то, что я, например, работаю в дру-гой области?

2 Подробно изучите свои слабые стороны!

Каково значение моих слабых сторон? С какими за-даниями я постоянно не справляюсь? Существуют липри многих слабых сторонах скрытые шансы на успехв других сферах деятельности? Смогут ли перерастимои слабые стороны в сильные в других областях?

• Распечатайте анализ Ваших сильных и слабыхсторон с учетом различных сфер деятельности. Та-ким образом Вы получите систематизированный про-филь своей самооценки. •

Анализ сильных сторон

Анализ слабых сторон

Пример: анализ сильных и слабых сторонАлександры Б.

Определение и оценкакомпетентности

Имеется ряд областей компетенции, которые мы хоте-ли бы в дальнейшем более пристально рассмотреть. Кним относятся: Ваша индивидуальность, способностьпродавать другим услуги или товары, профессионализм,социальные и руководящие способности. Чтобы опре-делить, в каких областях Вы особенно сильны, а в каких,наоборот, некомпетентны, Вам необходимо проанали-зировать свои данные. В результате Вы:

• получите ясное представление о своих пособно-стях;

• узнаете, в каких областях Вы компетентны, а гдеимеются пробелы;

• научитесь концентрироваться на том, что у Вас луч-ше всего получается.


1 Наблюдайте за своими действиямии записывайте их!

Прежде чем Вы начнете анализ, внимательно понаб-людайте за собой в работе, например, при посеще-нии клиентов, в своем кабинете и на совещании с кол-легами и руководством. Записывайте все, что Вы мо-жете отметить в своем поведении.

Возьмите в помощь нижеперечисленные характери-стики поведения, чтобы облегчить себе работу. Вы мо-жете также попросить людей, которым Вы доверяете,

понаблюдать за Вами. Это расширит Ваше представ-ление о себе и придаст объективность результатам.

2 Оцените свою компетентность!

Выберите час времени и прочитайте Ваши записи. Выможете также привлечь и более ранние заметки (на-пример, анализ сильных и слабых сторон). Сформу-лируйте свои высказывания более четко и запишитеих в правый столбец таблицы по оценке компетентно-сти (см. с. 22). В среднем столбце Вы можете самиоценить свою работоспособность в различных сфе-рах деятельности или попросить третье лицо дать Вамоценку.

• Оценка компетентности пригодна т а к ж е для разго-вора при назначении на должность. Прежде всего оце-ните претендента на должность, затем попросите егопройти т е с т . Обменяйтесь результатами и обсудитевозможную разницу. Точно т а к же Вы м о ж е т е оценитьсложных по характеру сотрудников или таких, к о т о -рые должны и дальше совершенствоваться •

Оценка компетентности, показывающая,где находятся Ваши сильные стороны

Как Вы определяете целии достигаете их?

Вы теперь уяснили свою исходную ситуацию. Вызнаете, как чувствуете себя в своем нынешнем по-ложении, чего Вы достигли, каковы Ваши сильныеи слабые стороны, в чем заключаются Ваши талан-ты и навыки. Таким образом, Вы хорошо подгото-вились к следующим этапам на Вашем пути к успеш-ному самоменеджменту: поиску цели, ее формули-ровке и реализации.

Почему цели так важны?

Каждый день мы встречаемся с огромным количе-ством заданий, наш рабочий календарь переполнен,коллеги, руководство и клиенты сваливаются как снегна голову с новыми заданиями. Так проходит неделяза неделей. Только, к сожалению, мы при этом легкотеряем из виду одно: наши цели.

Мы направляем слишком много своего внимания наотдельные задания. Вместо этого мы должны учитьсядумать о целях и направлять нашу активность строгона эти цели. Только так мы сбережем свои силы и до-стигнем того, чего хотели.

Исходя из этого, мы ставим себе цель: главным обра-зом, правильно оценить нашу работоспособность.Если мы для оценки своей работы не имеем ни крите-риев, ни средств измерения, то не сможем узнать, хо-рошо или плохо мы ее выполнили.

Благодаря чему Вы ставите перед собой цели?

Цели являются представлениями, направленными в бу-дущее. Чтобы их достичь, необходимо предпринятьчто-нибудь и реализовать это. В противном случае этоне цели, а только планы или намерения.

Кто ставит перед собой цель, должен ответить на сле-дующие вопросы:

• К чему я стремлюсь? В каком направлении я хочуизмениться или развиться? Что я хочу изменитьв самом себе, в моем окружении?

• Каким образом я могу что-то изменить?

• Как быстро я хотел бы достичь своей цели?

С кем Вы согласуете свои цели?

Ясно одно: Вы не достигнете цели как боец-оди-ночка, Вам нужны люди, которые поддержат Вас вВаших устремлениях. Вы должны знать мнениядругих людей, которые каким-либо образом свя-заны с Вашими планами. К ним относится, нарядус Вашим шефом, Ваш спутник по жизни. Откры-тость здесь просто необходима. Ничего не полу-чится, если Ваши цели расходятся с целями Ваше-го шефа относительно Вас.

Что касается Вашей второй половины, то она чаще все-го должна быть заинтересована в Вас. Чрезвычайноважно, чтобы Ваш партнер и / или Ваша семья вместес Вами принимали важные решения, например, еслиВы должны уехать на год за границу.

Именно в тяжелых ситуациях хорошо функциониру-ющее партнерство или гармоничная семейная жизньмогут привести к профессиональному успеху.

Поиск целиНаверняка Вам знакомы такие выражения, как: «Я хо-тел бы как-нибудь прочитать книгу» или: «Мне оченьхотелось бы когда-нибудь иметь собственное пред-приятие». Такие желания имеем мы все — однако на-сколько серьезно мы к этому относимся? В процессепостановки цели выясните, что именно Вы хотите и на-сколько это желание важно для Вас. При постановкецели выработайте представление, направление, идеидля Вашего дальнейшего индивидуального развития.

С чего Вы начинаете?

Мы сформулировали четыре вопроса, которые помо-гать Вам совершить первые шаги на пути к Вашим це-лям. С их помощью:

• Вы определите для себя, какие желания и за ка-кое время Вы хотите осуществить;

• Ваши представления о желаниях упорядочивают-ся, потому что Вы расположили их по времени до-стижения;

• Вы можете все идеи и желания, которые не смоглирасположить по времени, проверить на их серьез-ность. Вполне возможно, что речь идет всего лишьо замках на песке;

• Вы определите направление для своего дальней-шего индивидуального развития.

Теперь приведем семи вопросы:

Что помогает Вам при поисках цели?

Рассмотренные здесь инструменты и способы дей-ствий облегчат Вам поиск цели.

Ваши желания, представления и идеи относительно Ва-шего дальнейшего развития Вы устанавливаете с помо-щью баланса удовлетворения — разочарования и балан-са производительности. Проверьте, чем вызвано Вашенедовольство и что именно Вы хотите в себе изменить.Представьте себе конкретные временные рамки на осу-ществление своих намерений; так все желания распада-ются на категории «если бы было возможным» или «мог-ло бы быть интересным».

Для нахождения цели используйте также анализ силь-ных и слабых сторон с учетом занимаемого Вами местаи оценки Вашей компетентности. Запишите свои силь-ные стороны и надежды, связываемые с ними. Проверь-те, насколько эти надежды могут оправдаться. Оценитекомпетентность своих навыков, а также обдумайтездесь, какой навык Вы хотели бы усовершенствовать.

Что Вы должны изменить в себе в будущем?

Составьте баланс удовлетворения — разочарования,который направлен в будущее.

• Вы задали себе вопрос: «Что должно мне доста-вить в будущем (за год / месяц) удовольствие?».Запишите ответ в левой стороне баланса удовлет-ворения — разочарования.

• Ответ на вопрос: «Что в будущем (за год / месяц)будет все еще меня сердить, заставлять нервни-чать?» запишите в правой стороне баланса удов-летворения — разочарования.

Чего Вы хотите достичь в будущем?

Точно так же составьте баланс производительности,который направлен в будущее. При этом обдумайтеследующее.

• Чего бы я хотел достичь за год / месяц? Важно,чтобы Вы четко понимали, в каких временных рам-ках Вы стремитесь к определенному изменению.Отражайте в балансе только тот успех, которыйожидаем и реалистичен.

• Чего бы я не хотел достичь за год / месяц? С каки-ми трудностями я могу столкнуться? Запишите вбалансе пункты, которые, на Ваш взгляд, не будутзависеть от Вас. Назовите также, каких результа-тов Вы объективно не сможете достичь. Исходя изэтого, отметьте, чего Вы по причине внешних ивнутренних обстоятельств не достигнете.

Формулирование целиЧем конкретней и ясней сформулирована цель, темпроще Вы можете ее реализовать. Цель описываетсяследующими положениями:

• намерение, смысл изменения;

• мероприятия, активные действия для реализации цели;

• результат, состояние, которого необходимо достичь;

• временные рамки, в пределах которых происходитизменение.

Для чего формулируют цели?

• Формулировка цели создает ясность при ее достиже-нии. В результате становится возможным определитьте моменты, которые будут подвергнуты изменениям.

• Формулировка цели содержит план по реализацииВаших целей. Во время формулировки цели выяв-ляются и разрешаются целевые конфликты.


Чтобы иметь возможность формулировать собствен-ные цели, ответьте добросовестно на следующие че-тыре комплекса вопросов.

1 Чего Вы хотите добиться изменением?

Определите для себя следующие пункты:

• намерения изменения;

• что означает изменение для меня;

• какие преимущества, какую пользу я ожидаю в ре-зультате изменения?

2 Каким образом можно достичь цели?

Сформулируйте мероприятия для Вашей цели.

• Что я должен делать, чтобы достичь поставленнойцели?

• Какие конкретные действия и мероприятия необ-ходимы для достижения цели?

ПримерСотрудник международного отдела недоволен рутиннымпланированием, практикуемым компанией, и ставит передсобой цель его улучшить. Прежде всего он выясняет, какие

пункты следует пересмотреть. Таким образом, он сможетпредставить своему руководству более полный отчет и присогласовании сроков составить более сбалансированныйграфик командировок.

Выясните конкретные условия

В чем Вы нуждаетесь для реализации своих намере-ний? Условиями для достижения цели могут быть:

• время, например, чтобы Вы могли освоиться с но-вой темой;

• определенные лица, например, наставник, которыйразъясняет Вам суть вопросов;

• деньги, например, для книг, учебных материалов,оплаты образования;

• место, например, помещение, в котором Вы може-те учиться без помех;

• качество, например, официальная оценка Вашейработы;

• длительность, например, определенное время дляофициального признания Вашей работоспособности.

Разметьте области Вашего влияния

Можно ли создать требуемые условия?

Создание условий иногда находится вне сферы Ва-шего влияния. Поэтому очень важно, чтобы Вы ужепри формулировке цели задумались, какие условиянеобходимы.

В случае, если будет невозможно обеспечить все ус-ловия, Вы откажетесь от этой цели. Это означает, чтоВы должны или отодвинуть эту цель на более позднеевремя, или привести ее в соответствие с обстоятель-ствами, или полностью вычеркнуть из списка Вашихжеланий.

3 Чего Вы хотите достичь?

Куда должно вести профессиональное развитие?

Какого уровня Вы хотели бы достичь? Это позволитпонять, в каком направлении Вы хотите развиваться.Что является результатами Вашего развития? Разви-тие обязательно связано с целями, которые согла-сованы с Вами в качестве сотрудника. Цели могутбыть ориентированы как на задания, так и на отно-шения. Какое содержание они примут, зависит, ес-тественно, от поставленных Вами целей. Поэтому мырекомендуем свои желания согласовать с Вашим ру-ководством.

Какую роль играют личные цели?

С этим вопросом связан индивидуальный аспект. Укаждого человека, разумеется, есть свои собственныецели. И чем больше усилий прикладывается к их дос-тижению, тем скорее человек добивается желаемого.Профессиональное развитие и индивидуальные целиВы можете согласовать только при открытом разго-воре с Вашим руководством и прочими участвующи-ми лицами (например, с Вашим спутником по жизни).

4 За какое время я хочу достичь своей цели?

Более конкретно определите, в каких временных рам-ках должна реализоваться Ваша цель.

• Когда должно произойти изменение?

• Когда следует проявить активность?

Цели отражаются в схеме

Эта схема дает Вам представление о том, какие конк-ретные пункты содержит формулировка цели. Это по-может Вам упорядочить свои мысли.

ЦЕЛЬ устанавливается при этом для:

• решения задач;

• конкретизации содержания;

• достижения результата;

• определения продолжительности

и объединяет тем самым четыре области, которые Вамнеобходимы, чтобы достичь цели. С этой схемой Выодновременно получаете компактный обзор планиро-вания Ваших целей.

Целевая схема может также применяться в других об-ластях:

• для разъяснения себе и Вашему руководству, преж-де чем Вы получите новое задание;

• для подготовки и четкой деловой аргументации насовещании с руководством или сотрудниками оподдержке;

• для определения четких соглашений с новыми со-трудниками на испытательный срок и после этого;

• с проблемными сотрудниками, чтобы выяснить ихготовность к совместной работе, например, с со-трудниками с алкогольной зависимостью, при сни-жении работоспособности, при уговорах;

• с сотрудниками, которые должны принять даннуюцелевую схему (прежде чем Вы примете ее).

Реализация цели с помощьюсписка активных действийИтак, Вы четко сформулировали свои цели. Теперь на-чинается самое главное — осуществление действий,

направленных на их достижение. В противном случаеэто уже не цели, а только намерения. Чтобы Вам дей-ствительно изменить себя и достичь своих целей, раз-работайте список активных действий, в котором оп-ределите все необходимые задания для достиженияцели (см. также «Список активных действий» в разде-ле «Как правильно организовать свое время?»).

Для чего нужен список активных действий?

• Вы можете в любой момент получить представле-ние о поставленных перед Вами задачах. Крометого, Вы можете с помощью этого инструмента луч-ше отслеживать и контролировать свою активность.

• Ваше планирование становится реальностью и дол-жно преодолеть все препятствия, которые прихо-дят к Вам извне.

• У каждого сотрудника есть свои ежедневные дела.Поэтому на случай изменений Вы должны зарезер-вировать дополнительное время в своем ежеднев-ном рабочем процессе. Так Вы будете уверены, чтодействительно достигнете поставленной цели.


1 Планирование действий и расстановкаприоритетов

Вы размечаете все необходимые действия, которые свя-заны с Вашей целью, проверив каждое из них на логичес-кую связь друг с другом, и располагаете их в той последо-вательности, в которой они затем будут выполняться.

Далее Вы составляете текущий план.

Вашим слабым местом может оказаться время, пре-доставляемое в Ваше распоряжение. Это связано стем, что помимо Вашей планируемой цели есть еще иобычная повседневная работа, также требующая вы-полнения. Поэтому Вы можете заниматься реализа-цией своих целей только от случая к случаю.

Еще одним слабым местом для достижения определен-ной цели выступают внешние условия, не зависящиеот Вас. Чтобы внешние обстоятельства сильно не тор-мозили реализацию цели, запланируйте необходимоезадание, предварительно предусмотрев время для еговыполнения.

2 Отслеживание списка активных действий

Составьте список, куда Вы могли бы записывать от-дельные действия и относящуюся к ним информацию,указывая их приоритетность, а также участвующих за-интересованных лиц. С помощью этого списка Вы мо-жете отслеживать изменения, происходящие на всехмероприятиях. Регулярно пополняйте список.

Этот список годится в тех же случаях, что были назва-ны для целевой схемы (см. с. 34):

• объяснительных переговоров с Вашим руковод-ством;

• переговоров о содействии с Вашим руководствомили собственными сотрудниками;

• соглашений с новыми или давно работающими со-трудниками;

• соглашений с проблемными сотрудниками.

Наряду с этим Вы можете применить список активных дей-ствий для детального распределения заданий в рамках:

• проектного менеджмента;

• коллективной работы и тренировки.

Знаете ли Вы ход процесса?

Введение

Каждое изменение, связанное с Вами, Вашим сотруд-ником или с предприятием в целом, проходит четкоопределенные стадии, представляющие собой ходпроцесса изменения.

Все начинается со стадии эйфории, на которой при-ветствуют все новое. Затем участник срывается, заме-

чая, что многого не может, что уже где-то ошибся. Ион идет затем сквозь разочарование, с которым при-ходит осознание того, что все это делается не зря, ведьон сделал выводы из своих ошибок, а следовательно,набрался опыта.

В этой ситуации становится необходимой кропотли-вая работа, медленное продвижение к изменению, кновому инструменту. И вот мы приблизились к ста-дии обучения, где новые инструменты находят осве-щение. В заключение следует стадия непосредствен-ной работы, в которой действительно используютсяновые инструменты.

Четыре стадии процесса

1 Стадия эйфории

При вводе чего-то нового мы прежде всего вступаем встадию эйфории. Естественно, это справедливо и длянового метода, и для нового процесса, и для приходанового сотрудника и т.д.

Эта первая стадия прежде всего связана с надеждой,что теперь все изменится к лучшему, станет легче ит.п. Участники, как правило, радуются изменениям.Они видят, что это нововведение поможет лучше ре-шать возникающие проблемы.

2 Стадия разочарования

За стадией эйфории следует стадия разочарования.Вдруг становится ясно, что внедрить что-то новое ока-зывается не так-то просто. Одновременно приходит

осознание того, что в прошлом были допущены опреде-ленные ошибки, а новым инструментом так еще и не ов-ладели, и все идет не так просто, как казалось вначале.

Кроме того, уже долго стоит нерешенный вопрос. Этоприводит к тому, что знакомое задание выполняетсяхуже или с нежеланием. На стадии разочарования де-лается больше ошибок, становится больше нерешен-ных вопросов, и в отношениях возникает напряжен-ность.

Критическим моментом оказывается то, что сверх-осторожные и негативно воспринимающие все новоелюди на стадии разочарования хотят отказаться от но-вовведений: им не хватает терпения схватывать новое,и они сомневаются в своих силах. Появляются такиевысказывания, как: «Вот видите, я же Вас предупреж-дал. Постоянные нововведения не улучшают рабочийпроцесс. Раньше все это делалось гораздо проще, и яне понимаю, зачем было все усложнять».

3 Стадия обучения

На стадии обучения, в которой снова начинает господ-ствовать уверенность, благодаря грамотному руковод-ству становится ясным, что есть шанс овладеть новымсредством. Участники, конечно, понимают, что ониеще не получили необходимых навыков, однако подумелым руководством они постепенно смогут приме-нять эти знания и этот инструментарий.

Инструменты нужны для того, чтобы их апробировать.Растерявшийся работник сознает, что сам он еще невладеет этими инструментами и не имеет определен-

ной уверенности в том, в какой ситуации он может ихприменять. Обучающийся знает, что не все областиприменения им рассмотрены и изучены.

4 Стадия выполнения работы

Последняя стадия относится к непосредственному вы-полнению работы. Здесь новое знание преобразует-ся и опять начинает доставлять участникам удовлет-ворение, что свидетельствует об их уверенности всебе. Они видят, в каких различных областях можноприменить инструменты, и, следовательно, понимают,что чему-то научились, что достигли необходимого ре-зультата и могут принести пользу в дальнейшем. Те-перь пришла пора начинать новое задание.

График удовлетворения - разочарования,наглядно показывающий процесс обучения

Любые процессы всегда проходят определенные эта-пы. Здесь «процесс» означает этап обучения, которыйможно однозначно описать. На этапе обучения име-ются показатели, свидетельствующие о том, кто и каквыполняет определенную задачу.

Одновременно существуют еще и эмоциональные по-казатели, которые сигнализируют, насколько уверен-но, надежно и рассудительно чувствует себя участник,выполняя это задание. О том, какие позитивные и не-гативные эмоции определяют ход процесса, разъяс-няет график удовлетворения — разочарования.

Почему важно знать ход процесса?

• Тот, кто знает ход процесса, может в нем легко ори-ентироваться. Знание о ходе изменения облегчаетдвижение вперед через «долину слез» в случае,если Вы беспомощны. Вы можете также опреде-лить для себя некоторые экстремальные ситуации,которые хотели бы миновать. На основе этого оп-ределения планирующий получает контроль надсвоими действиями в экстремальных ситуациях.

• Кто знаком с ходом процесса, может быть хорошоподготовлен к определенным поворотам, связан-ным с его протеканием.

• Если процесс дальнейшего развития представля-ется размытым, то определенные наработки позво-лят сделать его прозрачным.

Эта модель процесса, разумеется, не новая. Она ис-пользуется в каждом случае индивидуально, и Вамлучше всего при ее применении ориентироваться насобственную интуицию.

Как я могу применить модель процесса?

Здесь не даются конкретные рекомендации относи-тельно того, где может применяться модель процес-са. Но Вы можете понять для себя, на какой стадииВы сейчас находитесь.

• Возможности применения предлагаются, напри-мер, в тяжелых ситуациях. Просто оцените, в ка-ких ситуациях Вы испытываете затруднения.

• Существуют ли определенные этапы в процессеобучения, являющиеся преградой для Вас?

• Существует ли начальная стадия, на которой у Васвозникают трудности при вводе новых измене-ний? Например, в случае, если Вы не можетеиспытать эйфорию, которая так необходима,чтобы задание действительно выполнялось?

• Является ли для Вас сложным период между ста-диями разочарования и обучения?

• Появляются ли у Вас мысли о выгоде, которуюВы получите, взявшись за это задание?

• Не тормозите ли Вы себя своим скептическим на-строем?

• Спорите ли Вы много с другими лицами, притомчто Вашим главным аргументом выступают рис-ки, а не шансы?

• Вы можете также показать модель процесса дру-гим, если изменения будут происходить в Вашейсфере. Покажите соответствующим сотрудникам,коллегам или друзьям, что они проходят различ-ные стадии. Это помогает легче пережить тяжелыевремена, а также лучше понять самого себя, есливозникают страхи или неуверенность при обраще-нии с новыми инструментами.

Где особенно важна модель процесса?

Она особенно важна при больших структурированных из-менениях (слиянии, стратегическом альянсе, объедине-нии отделов), этим заранее показывается ход процесса.

• Абсолютно необходимо показать вехи этих изме-нений. Благодаря этому руководство предприятияотчетливо дает понять, что все почувствуют эти из-менения.

• Разъясните, какие инструменты применяются дляизменений. Участники смогут оценить, каковозначение результата этих изменений для каждо-го в отдельности как на профессиональном, таки на личном уровне. Эта прозрачность в конеч-ном счете способствует тому, что все участникипризнают изменения.

Несомненно, что с изменениями придется столкнуть-ся не один раз. Мы не можем их просто отодвинуть всторону. Поэтому мы также считаем необходимымчетко показать эти изменения. Такой аргументациейВы ясно показываете, что обладаете сноровкой в ходепроцесса и четко знаете, что является важным.

Как правильно организоватьсвое время?

Для чего нужна организациявремени?

«Только тот, кто умеет организовыватьсебя, может организовать других!»

Индивидуальная организация времени является оченьважным компонентом успешного самоменеджмента.Чем больше времени Вы можете использовать для су-щественных дел, тем лучше Ваши результаты. Во-пер-вых, это говорит о том, что Вы различаете существен-ные дела и несущественные. Во-вторых, имеет значе-ние баланс времени: как можно больше времениотводить для существенных дел и как можно меньшедля несущественных.

Следующие инструменты помогут не только Вам вомногих ситуациях организовать себя и тем самым до-биться высокой организации деятельности, но и Ва-шему руководству и коллегам, а в случае если Вы за-нимаете руководящий пост, Вашим подчиненным.

Двадцать преимуществ последовательнойорганизации времени

Принцип Эйзенхауэра:что важно, что срочно?

Важной помощью при целевом планировании являет-ся принцип Эйзенхауэра: умение отличать срочность,с одной стороны, и важность — с другой.

Не все, что срочно, так же важно! Каждый знаком с ситу-ацией, когда того, кто громче всех кричит или являетсянаиболее влиятельным человеком, обслуживают рань-ше всех, как будто только для того, чтобы его успокоить.Такая ситуация представляет опасность для достиженияВашей цели. В конце концов Вы должны ориентировать-ся на свое дело, а не на того, кто мешает.

• С разъяснением важнейших и / или срочных дел(заданий, решений) Вы становитесь более рацио-нальными, а это означает, что Вы поступаете пра-вильно.

• Встречаются дела срочные и несрочные, следова-тельно, Вы должны их или немедленно выполнить,или отложить на время. Расстановка приоритетовпрепятствует распылению на неважном.

• Расстановка приоритетов помогает не забыватьважные дела.


С помощью принципа Эйзенхауэра Вы немедленно ре-шаете, принимаетесь ли Вы за задание тотчас, позднееили совсем не выполняете его. В зависимости от сте-пени срочности и важности задания Вы можете оченьпросто определить момент времени его выполнения.

• Задания, которые одновременно важны и срочны,дают Вам при качественном и своевременном вы-полнении очень много преимуществ. Эти заданияВы должны выполнять сами и немедленно.

• Задания, которые важны именно для Вас, но не сроч-ны, Вы должны планировать и выполнять позднее.

• Задания, которые являются срочными, но для Васне важны, Вы должны по возможности перепору-чать или, если это невозможно, выполнять по меревозможности.

• На задания, которые не важны и не срочны, Вы недолжны тратить свое время. Сложите их в папкудля бумаг. Часто такие дела решаются сами собой.

Рабочий протокол

Многие чувствуют себя в конце рабочего дня или ра-бочей недели измученными и усталыми и, несмотряна это, все равно думают, что мало достигли и сдела-ли. Здесь рабочий протокол играет важную роль: Вамдается точная справка о том, что Вы сделали, когда игде.

Для чего нужен рабочий протокол?

• Рабочий протокол создает Вам обзор, на что, соб-ственно говоря, Вы потратили свое время.

• С его помощью Вы можете определить, есть ли уВас приоритеты и в чем они заключаются.

• Вы можете проверить, согласованы ли приорите-ты с Вашими собственными желаниями и целями.


Выберите два определенных дня и запишите, что Высделали за эти дни. Достаточно один раз составитьрабочий протокол, чтобы очень быстро понять, сле-дуете ли Вы своим приоритетам.

Сначала А, затем В и уж толькопотом С

Если мы хотим достичь своих целей, важно расставитьприоритеты. Как часто мы распыляемся и растрачи-ваем наше время по мелочам! В конце дня мы спра-шиваем себя — что мы собственно сделали?

Приоритет означает, что имеется некоторое преимуще-ство. Как правило, мы расставляем приоритеты по тремступеням: А, В и С. Если мы выполняем сначала заданиес приоритетом А мы достигаем здесь лучшего резуль-тата, большей выработки и большего успеха.

Уясните для себя следующее :

• Отдавая предпочтение Азаданиям, Вы тратите 15 %собственного времени, достигая при этом 65 % вы-работки, т. е. 2 / 3 от возможных результатов.

• Выполняя В-задания, Вы тратите 20 % своего вре-мени и достигаете 20 % своей выработки.

• Если Вы выполняете задания С, то Вы получаететолько ничтожную часть результатов. При этом Вытратите 65 % своего времени, достигнув всего лишь15 % возможного результата.

• Используйте свое время оптимально для зада-ний А, В и С. Тогда Вы достигнете 100%-го результа-та. Но ни в коем случае не тратьте большую частьВашего времени на задания С В противном случае Выникогда не придете к 100 %-му результату! •

Как Вы расставляете приоритеты?

Расположите все выполняемые задания Вашего рабо-чего протокола по их значимости, т. е. важности (ноне по их срочности).

• Задания А обрабатывайте в первую очередь!

15 % заданий являются заданиями А, т. е. это те зада-ния, на которые Вы ежедневно должны тратить около15 % своего времени. А-задания имеют в планирова-нии времени абсолютное преимущество. Они достига-ют тем самым высокой рациональности (около 65 %Вашей выработки).

2 Задания В перепоручайте!

Средние задания, задания В, составляют 20 % отобщего числа заданий. Здесь следует обдумать, ка-кие задания Вы сами можете выполнить, а какиеперепоручить. Вы не должны ни в коем случае пре-небрегать на основе Б-заданий заданиями А Для за-даний В Вы должны запланировать около 20 % ра-бочего времени.

3 Задания С - рутина.

Остающееся рабочее время (65 %) запланируйте длявыполнения ежедневных рутинных заданий. Это вре-мя Вы должны попытаться сэкономить, чтобы исполь-зовать для завершения затянувшихся дел. Чем боль-ше заданий С Вы можете отсрочить, тем лучше. Не-редко они выполняются сами собой. Всегда думайтео том, что срочность уступает важности.

АВС-анализ показывает, что Вы всегда должны резер-вировать небольшую часть дня для важных заданий, иначеВас может затянуть рутинная работа.

Определение и исключение«тормозящего фактора»

«Тормозящим фактором» являются большей частьюлица или действия, которые требуют много времени,невероятно действуют нам на нервы и в конце остав-ляют расстроенными с малыми результатами. Вы мо-жете, однако, легко исключить «тормозящий фактор»тем, что проведете самотестирование.

• Оно поможет Вам определить неприятные, меша-ющие факторы. Вы не допустите тогда больше, что-бы эти помехи тормозили Вашу работу.

• Вы перестанете расстраиваться из-за этих проблем.


Чтобы исключить «тормозящий фактор», Вы должнысначала провести самоанализ. Спросите при этом себяоткрыто и честно, на какие задания или на каких лицВы тратите много времени и нервов, вместо того что-бы при этом сделать что-нибудь полезное.

Воспользуйтесь для этого представленной ниже кон-трольной таблицей.

Контрольная таблица: Самотестирование,определяющее Ваш наибольший«тормозящий фактор»

Если Вы рассмотрите контрольную таблицу, то опре-делите распыляете ли Вы свое и чужое время. Вос-

препятствуйте этому, чтобы Вы свое время планиро-вали по своим потребностям и целям, а не разрешалиотнимать его у Вас.

Заставьте «тормозящий фактор» исчезнуть из Вашейжизни; таким образом, Вы его идентифицируете и ус-траните. Иначе жизнь станет еще лихорадочней! ЭтоВаше единственное время! Вы не сможете его вернутьназад!

«Тормозящими факторами» являются лица,которые разрушают Вашу производительность

Каждое прерывание во время выполнения заданиястоит Вам времени и денег. После этого Вы вынужде-ны заново вдумываться в задание.

Планируйте день с Alpen!

Одним из важнейших инструментов для эффективнойработы является план дня. Реалистичный план дня со-держит, в принципе, только то, что Вы в этот день хо-тите, должны и, прежде всего, также можете выпол-нить. Чем больше поставленных целей Вы считаете до-стижимыми, тем больше Вы мобилизуете свои силы иконцентрируете их на достижении этих целей.

Для чего нужен план дня?

• Он содержит все действия, которые Вы хотите выпол-нить за один день, а также дает возможность выпол-нять их в имеющееся в Вашем распоряжении время.

• Он создает Вам быстрый обзор и дает убедиться,что Вы ничего не забыли.

• Вы концентрируете взгляд на существенном. Темсамым Вы преодолеваете опасность рассредото-чивания себя!

Что ознечеет планирование дня по методу Alpen?

Если Вы откровенно считаете, что работа Вас душит,не отчаивайтесь! Действуйте по методу Alpen.

• Метод Alpen помогает Вам систематически плани-ровать Ваш день, в пять ступеней. Метод относи-тельно прост и требует после некоторой трениров-ки в среднем ежедневно не больше 5—10 минут.

• Метод Alpen достаточно легок в использовании,потому что каждая заглавная буква соответствуетодной задаче.

1 Все записать

Запишите все активные действия. К этому относятсязадания, сроки, дневная работа, незаконченность.

2 Оценить продолжительность

Для всех видов деятельности оцените, сколько вре-мени необходимо для ее осуществления.

3 Зарезервировать время

Считается правилом, что Вы планируете только 60 % сво-его рабочего времени, а 40 % оставляете в запасе для не-предвиденных дел (60 : 40). Если Вам это кажется завы-шенным требованием, поработайте в течение некотороговремени по этому правилу, а затем проверьте, какое соот-ношение, по Вашему мнению, будет верным для Вас.

4 Выбрать приоритет

Расставьте приоритеты, кратко обсудите, поручите за-дания и установите сроки.

5 Осуществлять последующий контроль

В конце рабочего дня проверьте свой план. Все невы-полненные задания перенесите или на один из пред-стоящих дней или в свой список активных действий

(см. также раздел «Как Вы определяете цели и дости-гаете их?»).

Планирование времениПланирование времени, безразлично на компьютере илина бумаге, — это нечто большее, чем простой календарьсроков. Оно является своего рода руководством. Плани-рование времени включает сроки, список активных дей-ствий, приоритеты, распорядок дней, обзоры неделии / или месяца, обзоры года и прочую важную инфор-мацию. Кроме того, ему присуща многофункциональ-ность: его можно использовать как календарь сроков,записную книжку, инструмент планирования, помощьдля напоминания, адресную книгу, накопитель идей иинструмент контроля.

Какие преимущества предлагают календарныепланы?

• Они дают обзор предстоящих заданий (список ак-тивных действий) и запланированных сроков (пландня, месяца и года).

• Они служат инструментом планирования, позволяярасставлять приоритеты предстоящих активныхдействий и принимать затем во внимание заданияв Вашем планировании дня или месяца.

• Так как Вы наметили контакты и активные действияна конкретные сроки, то для Вас в конце дня, неде-ли или месяца не составит труда подвести баланс.Вы очень быстро сможете определить, какие зада-ния выполнены, а какие еще предстоит выполнить.

• Календарный план поддержит Вас при последую-щем контроле.

Список звонивших по телефону

Кто хочет эффективно расходовать свое время, дол-жен также вести список звонков по телефону. В немфиксируются все входящие звонки и определяется,что нужно делать. Список звонков по телефону обус-ловливает целый ряд преимуществ:

• устраняет привычку все записывать на листках бу-маги и систематизирует звонки;

• сразу направляет в определенное русло важнуюинформацию;

• может, когда Вы в дороге, известить, что присланфакс. Это избавляет от тягостных дополнительныхвопросов, разговоров по телефону и экономит зат-раты.

Ваши действияПоручите кому-нибудь в Ваше отсутствие вносить в спи-сок все входящие звонки. Естественно, Вы можете та-кой список вести сами и для коллеги, и для руководи-теля. Обратите внимание на то, чтобы было видно:

• кто и когда звонил;

• номер телефона, по которому Вы можете связать-ся со звонившим;

• что хотел звонивший;

• какими активными действиями Вы отреагировалина звонок.

Список звонивших по телефону с указанием темразговора

Список активных действий

В списке активных действий Вы определяете все за-дания, которые находятся под Вашей ответственно-стью. То, как выглядит этот список, Вы можете уви-деть на с. 39. Он служит для того, чтобы:

• устранить привычку все записывать на листках бу-маги и наглядно представлять все еженедельныезадания;

• концентрировать свои усилия, препятствуя их рас-пылению;

• постоянно напоминать о главных задачах.


1 Запишите любые активные действия, за которыеВы ответственны, в список.

2 Отметьте срок окончания каждого действия.

3 Расставьте для каждого действия приоритеты.

4 Проверьте при регулярном планировании дней, не-дель и месяцев свой список. Добавьте новые ак-тивные действия. Решенные задачи получают ста-тус «Выполнено». Активным действиям, срок окон-чания которых уже превышен, назначьте новыйсрок.

5 Активные действия, за которые Вы ответственны,но которые не обязательно должны быть выпол-

нены самостоятельно, Вы можете в случае необ-ходимости перепоручить кому-нибудь другому. Од-нако за отслеживание сроков отвечаете по-прежне-му Вы.

Преодоление стресса

Считается, что мы сами ввергаем себя в стрессовыеситуации. Справочник по труду и советы по предпри-нимательству отчетливо говорят о том, что многиестрессы связаны с недостаточным планированием идисциплиной. При плохом планировании многие дей-ствуют под лозунгом: «После того, как я потерял цельиз виду, я должен удвоить мои усилия».

Для чего нужно управлять стрессом?

• Кто хорошо планирует, может лучше предотвра-тить стресс. Подготовьтесь, например, к обсужде-ниям, о которых Вы заранее знаете, как они будутпроходить.

• Внутренняя уверенность помогает преодолеть мно-гие барьеры, с которыми мы периодически стал-киваемся в работе.

• При недостаточном планировании мы тратим мно-го времени на устранение ошибок и недостатков.Кроме того, мы постоянно заняты тем, что сер-димся на себя. Поэтому лучше используйте своевремя!


Просто обратите внимание на следующие моментыпри планировании своей работы. Вы увидите: стрессаможно избежать, если Вы этого только захотите!

Список рациональной работы по планированию

Как эффективно работатьв команде?

Готовьтесь к переговорам!

Как часто мы сидим в течение долгого времени приобсуждениях и спрашиваем себя в итоге: что собствен-но дало нам это марафонское заседание? Однако тот,кто научился организовывать себя, может предотвра-тить такие непродуктивные обсуждения. Указания дляподготовки обсуждения, которые мы приводим ниже,годятся для любого обсуждения или любого действия,как формального, так и официального. Также при под-готовке обсуждений уделяйте внимание точным фор-мулировкам целей.

Почему важны цели для обсуждений?

В каждой ситуации при обсуждении имеются цели,которых Вы должны достичь в любом случае. Мы на-зываем их обязательными целями. Но с ними могутбыть связаны также и негативные моменты, которыхв любом случае следует избегать.

Например, Вы или Ваш партнер по переговорам чув-ствительно реагирует на определенные представленияцелей, поэтому важно их знать и обходить стороной.Следовательно, при подготовке к переговорам следу-ет учитывать серьезные расхождения в собственнойпозиции и в позиции партнера.

Для чего подготавливать переговоры?

В подготовке переговоров имеются многие преимущества:

• В результате формулировки цели Вы раскрываетесущественную информацию и мнение партнера попереговорам.

• В переговорах Вы концентрируетесь на существен-ном. Благодаря этому Вы не будете жертвой в слу-чайных дискуссиях.

• Вы не сталкиваетесь с аргументами, которые Васвыбивают из седла и затем вводят в стресс. Вашаголова остается свободной.

• Вы не будете сердиться на то, что должны былибы предусмотреть определенные пункты и аргумен-ты Вашего партнера по переговорам.

Умелое представлениеи изложениеПредставления и сообщения протекают по принципуодносторонней связи: Вы посылаете информацию сво-им слушателям, которые непосредственно не реаги-руют. Например, Вы хотите продать продукт и описы-ваете присутствующим его преимущество. В этой си-туации Вы должны предложить слушателям, которыеостаются в пассивной роли, ясную аргументацию, ув-лекательное содержание и, естественно, доброжела-тельную позицию! Будут ли Вас слушать с интересомили же начнут засыпать, зависит только от Вас. От-метьте для себя: как докладчик Вы сами управляетеситуацией. Это означает также, что Вы являетесь пи-лотом своего выступления, способствуете надежностии можете избавиться от неуверенности.

Для чего необходимо готовиться к презентациии докладам?

• При подготовке презентации или доклада Вы оп-ределяете путеводную нить Вашего выступления,которая послужит Вам опорой, а также сделаетсмысл сказанного более ясным и обзорным.

• Благодаря хорошей подготовке Вашей презента-ции Вы можете полностью избавиться от волнения.После подготовки становится абсолютно понят-ным, каким должно быть Ваше выступление и на-сколько удачно оно раскрывает содержание темы.

• Во время подготовки отберите те вспомогательныеинструменты, которые помогут Вам в ходе вы-

отупления. Благодаря ясной цели, хорошему плануи средствам визуализации Вы убеждаете своих слу-шателей и действуете как компетентный докладчик.


1 Изучите следующую контрольную таблицу и срав-ните ее со своим стилем презентации.

2 Перед презентацией: воспользуйтесь необходимы-ми инструментами для подготовки.

3 После презентации: найдите обратную связь с пуб-ликой.

4 Упражняйтесь, упражняйтесь и еще раз упражняй-тесь. Хорошо подготовьтесь, сконцентрируйтесь насущественных моментах и используйте каждуюпредставляющуюся возможность для выступлений.Ваше волнение вряд ли кто-то заметит.

Рецепты от волнения передвыступлением

Волнение перед выступлением представляет собойвнутреннюю неуверенность. Она является всегда сим-птомом чего-то неясного: что будут за слушатели?Какие будут вопросы? Подвергнут ли меня критике?Поймут ли меня? Волнение связано с Вашей чрезмер-ной требовательностью к себе.

Стрессовое и нестрессовое волнениеперед выступлением

Волнение идет изнутри. Стрессовое волнение передвыступлением ухудшает речь. В результате Вы выгля-дите растерянным и некомпетентным. Такого родаволнение перед выступлением является внутреннейпреградой, направленной против самого оратора.

Нестрессовое волнение перед выступлением способ-ствует хорошей работоспособности, а также побуж-дает собраться и принять ситуацию как вызов. Поэто-му важно, чтобы Вы не выстраивали перед собой сте-ну неуверенности и разрабатывали стратегию попреодолению возникших трудностей.

Кто утверждает, что он никогда не испытывал волне-ния перед выступлением, при выходе на сцену или приопределенных поводах, обманывает или настолько хо-лодный, расчетливый и изворотливый человек, что сним лучше и не спорить.

Не теряйте мужества!

• Возникшие у Вас трудности не говорят о том, чтоВы не обладаете достаточными ораторскими спо-собностями, как многие думают. Трудности — нор-мальное явление на пути к свободно и с удоволь-ствием произносимой речи!

• Волнение перед выступлением — результат стрессо-вой реакции. Вы не должны ее рассматривать нега-тивно, так как реакция свидетельствует о необходи-мости активизироваться. Однако Ваша активность недолжна поставить Вас в затруднительное положение.

• Сильное волнение перед выступлением может затормо-зить переход от передачи Ваших знаний к осознанномувосприятию слушателями, но с этим можно бороться!

Для чего необходимо снять волнениеперед выступлением?

• Вы концентрируетесь исключительно на задании.

• Вы не откладываете подготовку в долгий ящик.В результате подготовки неприятные моменты пе-реживаются как контролируемые.

• Позднее Вы не будете себя упрекать, что недоста-точно подготовились и не избавились от волнения.

Ваши действияЗнание техники и собственных реакций послужит Вампредпосылкой к успеху.

Чем лучше Вы подготовитесь, тем лучше будет Ваше вы-ступление. Доклад — это своеобразный полет на длитель-

ное расстояние, который необходимо тщательно сплани-ровать, проверить и доработать, если это потребуется.

Обратите внимание на план презентации

Уверенно держитесьперед публикой

Если Вам часто приходится выступать, то Вы должныпостоянно совершенствоваться в этом. Уверенное вы-ступление перед публикой говорит о том, что у Васбудет больше шансов быть услышанным и понятым.

Почему уверенное выступление тек важно?

• Кто проверяет собственное выступление, убежда-ется, насколько он готов к нему. Проверка простонеобходима для того, кто выступает впервые: он спомощью контрольной таблицы переносится мыс-ленно к ситуации и концентрируется на важных длянего пунктах. Это снимает неуверенность, что такважно при выступлении перед публикой.

• Тренированному оратору проверка помогает вне-сти необходимые коррективы в свою речь, тем са-мым отточить свое мастерство.


1 Воспользуйтесь контрольной таблицей

С помощью приведенной ниже контрольной таблицыподготовьте свое выступление. Отметьте для себя оп-ределенные моменты, на которые Вы хотели бы об-ратить внимание во время своей речи. Постояннопользуйтесь этой таблицей.

• Если у Вас нет большого опыта выступлений, тоне применяйте только один способ поведения ваудитории. Иначе Вы быстро устанете. Отметьтев своих записях большими буквами свою манеруповедения. Если Вы достаточно подготовлены, тосконцентрируйтесь только на определенных спо-собах поведения, над которыми нужно еще поуп-ражняться. Положите рядом с собой свои записии проработайте шаг за шагом каждый пункт.

• Если у Вас уже есть опыт выступлений, сконцент-рируйтесь лишь на тех аспектах Вашего поведения,которые Вы хотели бы изменить. Положите табли-цу рядом с текстом Вашего выступления и прора-ботайте все пошагово с начала и до конца.

2 После выступления

Изучите таблицу еще раз и выявите свои слабые ме-ста, сделав соответствующие выводы для следующе-го раза. Вы можете также обратиться за помощью кчеловеку, которому Вы доверяете.

3 Будний день

Выберите из таблицы пункты, над которыми Вы хоте-ли бы поработать. Практически каждый день прихо-дится сталкиваться с менее стрессовыми ситуациями,на которых можно потренироваться. Эти небольшиеупражнения позволяют достичь определенного ма-стерства в выступлениях.

Контрольная таблица: Концентрацияна определенных способах поведения,снимающая стресс

Используйте средствавизуализации!

Для работы с людьми очень помогают средства ви-зуализации, как для Вас самого, так и для Вашихслушателей.

• Средства визуализации позволяют Вам упрощатьсодержание, делать его более понятным для Ва-ших слушателей.

• Выступление без визуализации на 80 % будет за-быто. Информация запоминается лучше всего че-рез зрительное восприятие.

• Средства визуализации разгружают память. Напри-мер, если Вам необходимо сравнить семь чисел, точтобы не загружать голову лишней информацией,лучше воспользоваться наглядными таблицами.

Какие функции выполняют средствавизуализации?

Они помогают выступающему тем, что:

• лучше разъясняют определенную информацию;

• экономят время;

• вызывают интерес;

• у слушателей лучше откладывается в голове важ-ная информация;

• обеспечивают результат.

Какие средства визуализации Вам необходимы?

Следующая таблица поможет Вам выбрать для себянеобходимые инструменты.

Какие предпосылки имеются для применения средстввизуализации?

Прежде чем Вы будете использовать средства визуа-лизации, Вы должны проверить определенные усло-вия, при которых состоится Ваше обсуждение или пре-зентация. Цели, методы или стоимость вспомогатель-ных средств должны согласовываться, иначе ихприменение не окупится.


1 Постоянная тренировка оттачивает Ваше мастер-ство! Экспериментируйте всеми возможными мето-дами.

2 При особо тяжелых обсуждениях всегда пользуй-тесь хорошо подготовленными дополнительнымиметодами представления информации.

Важно также, чтобы Вы при использовании средств ви-зуализации обращали внимание на следующие пункты.

Как обстоит дело с акустическимивспомогательными средствами?

Если Вы применяете акустические вспомогательныесредства, Вы должны в любом случае избегать сверх-длинных презентаций. Все, что сообщается с помощьюмагнитной ленты, лучше всего воспринимается, еслиэто не затягивается на длительное время. Слушательтеряет интерес уже через десять минут. Не следует за-бывать в этой связи, что все слышат по-разному. Про-блемы со слухом не так редки. Поэтому необходимоубедиться, что все могут слышать текст. Применяйтетолько те вспомогательные средства, которые в боль-шей степени способствуют достижению Ваших целей.

В то же время, чтобы достичь лучших результатов свизуальными и акустическими вспомогательнымисредствами, нужно знать, где, когда и как они могутприменяться: приведите их в соответствие другим ча-стям Вашей презентации. Даже если Вы хорошо под-готовились, но неправильно и не вовремя использо-вали то или иное средство, это может испортить всевпечатление от Вашего выступления. Средства долж-ны применяться только как помощь в разъясненииопределенных положений, поэтому ими тоже нельзязлоупотреблять.

Каковы Вашикоммуникативныеспособности?

О чем идет речь?

Вы уже получили практические указания на то, как Вамопределить свои цели и реализовать их, как правиль-но организовать свое время и эффективно работать вкоманде. Здесь же мы хотим вернуться к нашим ис-ходным положениям.

«Чего Вы достигли?»

Этот вопрос был поставлен в самом начале: Ваш ба-ланс удовлетворения — разочарования, баланс про-изводительности, анализ сильных и слабых сторон иоценка компетентности дали Вам возможность опре-делить Ваше место в жизни.

Теперь же мы хотим направить Вас на то, чтобы Высами глубоко изучили свои коммуникативные способ-ности, а затем показать Вам способы, с помощью ко-торых Вы могли бы анализировать и устранять труд-ности в общении.

Коммуникативная компетентность как ключк успеху

Умение понимать других и в свою очередь быть поня-тым может рассматриваться как ключевой навык вовсех сферах жизнедеятельности.

Умение общаться означает не только:

• уверенно чувствовать себя в разговоре;

• успешно действовать;

• убеждать других.

Коммуникативная компетентность предполагает преж-де всего умение находить пути для понимания другихи делать самого себя понятным и охватывать тем са-мым такие способности, как:

• эффективно вести переговоры и правильно оцени-вать своих партнеров по переговорам;

• быть открытым, участвуя во внутрипроизводствен-ном общении;

• во взаимодействии с другими преследовать своисобственные цели;

• понимать позицию другого и создавать совместнуюбазу;

• расшифровывать скрытые известия и правильнообъяснять невербальные сигналы;

• и многое другое.

Как Вы можете начать свое дальнейшее развитиев области общения?

Мы хотим показать Вам возможность оценки Вашихумений, чтобы Вы могли максимально использоватьсвои коммуникативные способности.

1 Прежде, чем Вы займетесь практикой дальнейше-го коммуникативного развития, Вы должны со-ставить представление о своих коммуникативныхспособностях. Тестом, представленным здесь,Вы можете оценить себя или попросить другихсделать это.

2 После этого Вы должны уделить особое вниманиетем проблемам, которые связаны с отсутствиемвзаимопонимания с другими.

Что нужно Вам для дальнейшего развития?

Вы должны принять во внимание следующие пункты:

• Пути, показанные здесь, были задуманы в каче-стве первых шагов, которые должны дать Вамвозможность подробно изучить Ваши сильные ислабые стороны в этой области и провести соот-ветствующие активные действия по самосовер-шенствованию.

• Общение непосредственно касается каждого видавзаимопонимания, является дальнейшим коммуни-кативным развитием очень обширного комплекса,поэтому тест ставит основной акцент на сферу внут-

рипроизводственных коммуникаций. Он дает Вампонять, где находятся Ваши сильные и слабые сто-роны, и с каких общих положений Вы можете на-чинать.

• Наряду с представленными здесь возможно-стями по преодолению трудностей в общенииВы найдете другие конкретные предложения иинструментарии для успешной профессиональ-ной коммуникации, особенно если обратитеськ карманному справочнику «Деловой разговорс сотрудниками».

• Другую полезную информацию о том, как Вамулучшить свои коммуникативные способности, Вынайдете в книге «Как вести переговоры».

Протестируйтесвои коммуникативныеспособности!

Прежде чем Вы займетесь практикой и инструмен-тами для взаимопонимания, Вы должны иметь пред-ставление о своих коммуникативных способностях.Только тот, кто объективно оценивает себя, можетразвивать свои сильные стороны и нацеленно рабо-тать над слабыми.

Для чего нужен тест?

Следующий тест ведет к первым важным шагам на путик эффективному внутрипроизводственному общению.

• Вы воспринимаете критику своих коммуникатив-ных способностей. Это делает Вас уверенным вВашей самооценке: Вы узнаете, требуется ли Вамчто-то изменить в себе, и если да, то что именно.

• Вы можете затем начинать нацеленно работать надсвоими уязвимыми местами.

• Тест показывает, согласуются ли чужая оценкаи Ваша самооценка: попросите людей, которымВы доверяете, оценить Ваше поведение на осно-вании этого теста. Затем обсудите полученныерезультаты!

• Тест также можно применить для оценки сотруд-ников. Может быть, они желают получить от Васобратную связь по их поведению!


Отвечайте на вопросы, долго не раздумывая. Оцен-ку Вы найдете в конце теста. Если Вы отвечаете навопрос «да», то ставите рядом с ним галочку. В слу-чае же отрицательного ответа Вы оставляете этоместо пустым.

Оценка

Каждый положительный ответ считается за пункт.

25—29 пунктов. Поздравляю, Вы превосходно руко-водите ходом беседы. Вы общаетесь рационально совсеми сотрудниками на предприятии. Из этого такжеследует, что Вы склонны доверять людям и те Вамплатят той же монетой.

15—24 пункта. Вы общаетесь большей частью рацио-нально, но у Вас есть некоторые слабые стороны.Возьмитесь сегодня за те слабые места, которые лег-че всего можно устранить, и работайте над ними.

6—14 пунктов. Вы должны будете интенсивно рабо-тать над собой, прежде чем станете рационально об-щаться. Вероятно, Ваше поведение является резуль-татом неуверенности, из-за чего у Вас возникает до-статочно проблем. Дайте другим и самому себе шанс:это Ваше право распоряжаться личной информацией,передавать ли ее другим или нет, и никто не может еетребовать от Вас. Расслабьтесь и разговаривайте сосвоими сотрудниками!

5 или менее пунктов. Показывают Вашу низкуюоценку: Вы значительно лучше работаете в одиноче-стве, чем руководите сотрудниками. Когда же Вы от-кажетесь от своего отшельнического существования?

Анализируйте и устраняйтетрудности в общении

Чувствуете ли Вы себя недовольным, потому что по-лучаете мало информации? Подозреваете ли Вы, чтоважная информация просачивается через определен-ные каналы? Случается, что Вы приходите с обсужде-ния, которое внесло больше неразберихи, чем ясно-сти? Или иногда у Вас есть чувство, что проект не про-двигается по-настоящему вперед, потому что его сутьтак никогда и не была обсуждена?

Другими словами, ощущаете ли Вы недостаток в об-щении и при этом не понимаете его причину?

Как Вы можете устранить недостатоккоммуникации?

Далее Вы найдете путь решения перечисленных вышетрудностей. Мы даем Вам путеводную нить, т. е. пос-ледовательность действий, которые Вам необходи-мы: от определения и оценки до поиска решения,фокусирования решений и плана действий по их про-ведению до контроля.

Эти путеводные нити Вы можете дополнять затемпо отдельности инструментами самоменеджмента,например, ставите перед собой цели, составляетесписок активных действий, расставляете приорите-ты, ограничиваете решение проблем временнымирамками и т. п.

1 Определение проблемы

Разъясните следующие вопросы.

• Что означает для меня «недостаток общения»?

• Какими могли быть возможные причины этого не-достатка?

• Как конкретно отражается этот недостаток и где я егочувствую? Как и когда он чаще всего проявляется?

• Какие чувства вызывает у меня этот недостаток?

• Находится ли главный недостаток в области «ин-формации», «контакта» или «совместной работы»?

• В каких местах / лицах точно установлен недостаток?

Обработайте для ясности оба последних вопроса следующе-

го списка Недостаток выражается в процентах. Следователь-

но, чем больше недостаток, тем большее число Вы ставите.

Могли бы Вы установить конкретные недостатки ком-муникации?

Если да, мы рекомендуем Вам переработать пункты 2—7.

2 Поиск решения

Прежде всего обратите внимание на те недостаткикоммуникации, которые Вы действительно можетеконтролировать. Те, которые Вам в данный момент не-подконтрольны, оставьте без внимания.

• С помощью «мозгового штурма» Вы смогли бывыявить способы преодоления отдельных недо-статков.

• Вы могли бы попросить совета для исправления от-дельных недостатков у коллег, которым Вы дове-ряете.

• Вы могли бы целенаправленно внести в свой кол-лектив вопрос: «Я определил, что мы при XY име-ем трудности. Я хотел бы, чтобы мы совместно по-искали возможные пути решения этой проблемы.Какие предложения у Вас есть?».

• В какой последовательности Вы можете и хотитеполучить к ним доступ? Отдайте недостаткам, ко-торые Вы можете контролировать, главный при-оритет. Попытайтесь сначала применить простыесредства для их решения.

• Какие альтернативные возможности предоставля-ются в распоряжение для решения устранения это-го недостатка?

3 Оценка

• Возможные решения оцениваются относительно ихразработанности. Те, которые можно осуществитьбыстро и без больших затрат, получают статус «Вы-полнено».

• Те, которые могут выполняться с затратами и, воз-можно, только при привлечении людей со сторо-ны, получают второй приоритет. Те, которые пло-хо преобразовываются и только с большими за-тратами, вычеркиваются.

• Затем принимается решение относительно того, ка-кой недостаток общения должен устраняться, каки в какое время? С какого начинать прежде всего?

4 Увязка решений

• Найдите временный ход при упорядочивании пре-образования. Возможна ли увязка решений, т. е.могут ли определенные возможности решений объе-диниться?

• Может быть, многие проблемы могут устранятьсячерез нахождение пути решения?

5 Составление плана действий

Если предлагаются определенные возможности реше-ния, тогда Вы фиксируете их письменно. Какие конк-ретные изменения могут проводиться, до какого сро-ка и через кого? Кто должен информировать об этихизменениях?

6 Проведение решений

Запланированные мероприятия осуществляются напрактике. Какому из конкретных недостатков Вы хо-тите уделить наибольшее внимание при следующем об-суждении?

7 Контроль проведенных решений

Контроль над тем, могли ли исключаться решения со-ответствующих обнаруженных коммуникационных не-достатков, проводится немедленно после первогообсуждения.

Организация Вашегорабочего места

При самоменеджменте следует принимать в расчетследующее: с одной стороны, у нас есть определен-ная помощь в ежедневной работе, как, например, ввиде регистратора, подвесного архива, факса, элект-ронной почты или других вспомогательных средств.Но, с другой стороны, эти инструменты используютсятолько при рациональном обращении, т. е. если мывладеем определенными навыками. Лучшая системапорядка ничего не вносит, если ее пользователь хао-тичен и, например, сваливает письма в одну кучу безкакой-либо систематизации.

Далее мы хотим Вам показать, насколько хорошо Выумеете организовывать свое рабочее место. Мы рас-скажем Вам о таком важном вспомогательном инст-рументе, как система хранения, а также покажем, как

именно нужно пользоваться этим вспомогательнымсредством, чтобы улучшить свою производительность.

Позаботьтесь о порядкена рабочем месте

Рабочее место, в кабинете или дома, является местом,где Вы можете заниматься своим основным делом и гдеработа должна доставлять удовольствие. В идеалерабочее место оснащено только вспомогательнымисредствами и техникой (например, компьютером), ко-торые действительно необходимы.

Однако, как правило, обычное рабочее место выгля-дит иначе. В шкафах находятся папки-скоросшивате-ли с различными темами и беспорядочным располо-жением. Возможно также, что бумагами завалены ипол, и подоконник — все то, что когда-то было сво-бодным.

На письменном столе рядом с телефоном, календа-рем и материалами громоздятся архивы из заданий,смешанные с письмами, записи об обсуждениях и т. п.Рядом лежат старые документы, журналы и письма.Повсюду расклеены желтые липкие листки. Множе-ство заданий укрывается в ящиках письменного сто-ла. Среди них много материалов, которые собствен-но уже давно пора было выбросить.

Также скоросшиватели в шкафах зачастую перепол-нены документами лиц, которые давно уже не рабо-тают на предприятии, или документацией заданий,которые уже давно выполнены.

Усиливается эта необозримость еще из-за того, чтобезбумажный офис, как правило, ведет к еще боль-шему количеству бумаг. Средства массовой информа-ции непременно определяют Ваше поведение: почто-вая корреспонденция, презентации, письма и т. п. рас-печатываются для безопасности или просто потому,что всегда так делалось, так что образуется неупоря-доченный бумажный поток.

В любом случае для того, чтобы навести порядок насвоем рабочем месте, Вам потребуется много време-ни. Часто оказывается, что внутренний и внешний бес-порядок связаны между собой. У кого царит порядокв приоритетах и целях, тот также заботится и о поряд-ке на своем рабочем месте.

Что делать, если завал на столедостиг критической отметки?

При таких «исторически выросших» архивах мно-гие решают навести порядок большей частью передотпуском, перед Рождеством или Новым годом.Именно тогда многое выбрасывается — но не обма-нывайте самого себя: это длится недолго и уже че-рез какое-то время кипы бумаг снова начинают ра-сти на Вашем столе. Главной причиной этого высту-пает то, что стекающая к нам информация не можетсама по себе упорядочиться. Следовательно, мыдолжны это делать сами!

Простым объяснением того, что мы не можем изба-виться от лишнего, служит, вероятно, историческоеповедение охотников и коллекционеров. Чтобы вы-

жить в тяжелые времена, наши предки прилежно соби-рали старые вещи и сохраняли их для вторичного исполь-зования. Только времена уже изменились. Несистемати-зированное хранение бумаг ведет к захламлению.

Имеются только два рациональных действия, которые Выдолжны взять на вооружение: регулярно выбрасывайтененужное и постоянно убирайте на своем рабочем месте.

Какие преимущества имеетубранное рабочее местои письменный стол?

Перегруженный рабочий стол постоянно нас отвлека-ет. Стоит только начать одно задание, как неожидан-но на глаза попадается следующее, возможно, болеепривлекательное. Тогда первое задание откладыва-ется, и мы с удовольствием принимаемся за другое.

Следовательно, порядок на письменном столе необ-ходим. Убранный письменный стол:

• препятствует отвлечениям;

• ведет к меньшему внутреннему давлению («Я дол-жен сделать еще это и то»). Не выглядят «запутан-ными и неоконченными» дела, лежащие повсюду;

• препятствует тому, что задания начинают выпол-няться, но впоследствии могут отложиться;

• препятствует также тому, что несколько различныхзаданий выполняется одновременно, в зависимо-сти от настроения, в результате чего теряется мно-го времени.

• Список приоритетов и убранный письменныйстоя способствуют выполнению действительноважных заданий. •


Но как все же приходят к длительному порядку написьменном столе или рабочем месте?

• Создайте благоприятные условия для «работы поуборке»:

• Зарезервируйте для уборки как минимум отдвух до четырех часов.

• Возьмите себе за правило все задания выпол-нять за один прием. Ни в коем случае не позво-ляйте себе каких-нибудь лазеек.

• Далее Вы должны выдержать структуру рабо-чего места минимум четыре недели.

• Каждый вечер Вы должны договариваться с са-мим собой, чтобы отводить около пяти минут нанебольшую уборку. Вы должны быть готовы вна-чале тратить на это немного больше времени.

• Найдите себе помощников: возможно, Вам приуборке поможет коллега. Если Вы убираете вдво-ем, решение выбросить часто принимается легче.

2 Вы начинаете с одного места, например, с левойстороны стола, и стопку за стопкой разбираете весь

стол. Подумайте, так ли необходимы ежедневноэти стопы. Если Вы действительно нуждаетесь вкипах бумаг (например, актуальные дела), обду-майте и решите, должны ли они лежать у Вас.Вероятно, Вы можете оставить их в почтовом ящи-ке, в секретариате или на полках в подвесном шка-фу, пока они Вам нужны.

3 Если Вы наталкиваетесь на документы или журна-лы, которые Вы никогда не читали и не собираетесьэтого делать в дальнейшем, тогда смело их выбра-сывайте. Выбрасывайте все, чем Вы до этого вре-мени так и не воспользовались. Естественно, снача-ла Вы будете говорить, что не можете так поступить,потому что не знаете, потребуется ли этот документв будущем. Но будьте откровенны с самим собой:нужно ли Вам в действительности то, что Вы дер-жите в руке.

4 Затем Вы заметите, как стали более внимательны кбумагам и делам, которые Вам еще нужны. Далее Выдолжны утвердиться в необходимости структуриро-ванных архивов. С этого момента Вы могли бы перей-ти к разработке своей системы хранения, что навер-няка займет у Вас не менее часа. О том, как сделать,чтобы эта система работала эффективно, Вы узнаетев п. «Система ведения архива по категориям».

Еще один совет в заключение: если Вы все же сомне-ваетесь, нужен ли Вам тот или иной документ, реко-мендуется завести месячный ящик: в сентябре, напри-мер, Вы складываете туда все, что подходит в каче-

стве «кандидата на выброс». То, что в течение этоговремени так и не понадобилось, Вам действительноне нужно. Тогда ровно через месяц выбрасывайте всесодержимое, не раздумывая, чтобы не поддаться сла-бости и не оставить опять на хранение.

• Указание: если Вы в ближайшее время минимум т р и -четыре раза что-нибудь ищете, ч т о у Вас было, Вы уп-равляетесь все еще с превышенным содержанием запа-са. Вы сохраняете больше, чем Вам нужно, Вы еще недостигли цели постоянно выбрасывать ненужное. •

Контрольная таблица: Как организовано

Ваше рабочее место?

Система ведения архивапо категориямСистема хранения помогает создать для себя обзор накоп-ленной информации в письменной и иллюстрационнойформах или прочих средств информации. Каждый сам оп-ределяет для себя свою систему хранения, но подвергать-ся ей должны только те документы, которые необходимыдля выполнения исключительно собственных заданий.

• Типичным для нефункционирующей системы хра-нения информации является, например, т о , ч т о приувольнении сотрудника на его рабочем м е с т е оста-ются какие-то документы. И никто не знает, что сними следует делать. •

Не перестает удивлять то, что многие системы хра-нения построены несистематично. Так уж сложилосьисторически. Например, система хранения информа-ции в компьютере организована иначе, чем в карто-теке. Это ведет к различным подходам при хранении,к дублированию и — таким образом — к путанице.Хранение организовано частично хронологически,частично по алфавиту. Затем идет разбивка инфор-мации по темам. Полезность данных не всегда ясна,и неизвестно, как часто к ним обращаются. Из-за это-го возникает огромное количество несистематичес-ки архивированных документов.

Беспорядок в компьютере не виден, но он существу-ет. Примерно после трех-пяти лет работы на нем по-чти невозможно найти с ходу определенные тексты,таблицы, документы. Много времени тратится на по-иски. Способ поведения, неоднократные спонтанныесортировки файлов и импульсивное распределение ихматериала существуют в процессоре. Разный тип ин-формации и отсутствие логической системы ее хра-нения ведут к заполнению жесткого диска (или какминимум к потере качества), потому что нет точногопредставления о том, какая информация вообще име-ется в распоряжении и к чему она относится.

• Несмотря на т о , что в компьютере все прилежносохраняется, сам архив полностью редко когда про-

сматривается, а ненужная информация чаще всегоне удаляется. •

Эта проблема стоит перед пользователем интранетоми Интернетом, потому что там возможности сбора ин-формации кажутся почти неограниченными, но упо-рядочение информации редко соблюдается.

В чем заключаются преимуществаструктурированного архива?

Преимущества структурированного архива очевидны.

• Информацию можно быстро классифицировать инаходить.

• Быстрый обзор всей информации.

• Заместители, которые должны принимать на себязадания, легче ориентируются.

• Упорядочивание: четкая система хранения помо-гает другим коллегам быстрее находить содержи-мое.

• Обзор: в качестве руководителя проекта / началь-ника все лучше держать под контролем; таким обра-зом архив становится инструментом для руководства.

• В помещении становится больше места.

• В архиве хранения меньшее количество бумаг, и,таким образом, собирается меньше пыли. Тем са-мым уменьшается вред, наносимый здоровью раз-личными бактериями.

Как создается архив?

Проанализируйте собственные главные задания.

2 Затем образуйте блоки, но не больше десяти. При-мером для блоков могли бы быть клиенты, постав-щики, продукция, проекты, инструменты, сотруд-

ники или те сферы деятельности, за которые онинесут ответственность.

3 Когда Вы создали блоки, создайте подструктуры:можно как в алфавитном порядке, так и в хроно-логическом.

Возможность идентифицировать главные блоки пока-зывает следующий пример.

Вы получаете от поставщиков определенную продук-цию. Следовательно, первой группой являются постав-щики от А до Я. Второй группой будет полученнаяВами продукция, которую в свою очередь можно рас-пределить по алфавиту. Вы работаете с этой продук-цией с помощью определенных инструментов, кото-рые также могут распределяться по категориям. Сле-дующей главной группой среди других групп можновыделить своих сотрудников и тех, кому Вы реализу-ете свою продукцию, т. е. клиентов. Другую группуобразуют различные источники информации и Вашипредложения. Это могли бы быть также темы для об-суждений внутри Вашей организации, которые непо-средственно не связаны с Вашими заданиями.

Как выглядят подкатегории? Если Вы, например, ра-ботаете над проектом, Вы могли бы их расположить:

• по названиям в алфавитном порядке

• по хронологии.

Другой подкатегорией при проектировании мог ока-заться ход проекта. Он, как правило, состоит из не-скольких этапов: предварительного эскиза, главногоэскиза, программирования, тестирования и сдачи. Эти

этапы могут повторяться и при других проектах. Иног-да отсутствуют определенные элементы, тогда этиподкатегории остаются незаполненными.

Примеры для структур храненияАрхив руководящего работника может строиться потрем категориям:

• Сотрудники:

— прием на работу;

— увольнение;

— совершенствование;

— согласование цели;

— оценка работоспособности;

— образование.

• Профессиональное задание, например, проект:

— определение ступеней проектирования;

— предварительный план;

— концепция;

— реализация;

— тест;

— внедрение.

• Планы и доклады:

— месяц;

— квартал;

- г о д .

• Другая административная информация (при необ-ходимости):

— специальные темы;

Если под Вашей ответственностью находятся множе-ство сотрудников, профессиональных заданий и про-ектов, тогда расположите их по алфавиту или хроно-логически. Это облегчает поиск.

Для советника информация систематизируется, на-пример, следующим образом:

ПродукцияПродукт А Инструменты

ТестыДокументы участниковИгрыКонцепции

Продукт В ИнструментыТестыДокументы участниковИгрыКонцепции

КлиентыКлиент А Договоры

КорреспонденцияСоглашения и условия

Клиент В ДоговорыКорреспонденцияСоглашения и условия

ПоставщикиПоставщик А Договоры

КорреспонденцияСоглашения и условияИнформация о продукции

Поставщик В ДоговорыКорреспонденцияСоглашения и условияИнформация о продукции

О формах храненияи вспомогательных средствах

Затем необходимо выбрать правильную форму хра-нения. Выбор определяется по заданным производ-ственным условиям. При этом считается действеннымпринцип объединения, по возможности, с формойхранения.

Возможны следующие формы хранения:

• кольцевые скоросшиватели;

• папки;

• я щ и к и д л я х р а н е н и я ;

• к о п и и / р а б о ч и е п а п к и ( 1 — 3 1 ; А — Я ; 1—7 и т. п.);

• скоросшиватели;

• каталожные ящики;

• электронные системы (электронные документы,базы данных, электронные архивы).

Рабочая помощь используется ежедневно. К ней от-носятся инструменты, бумага или электронные прибо-ры. Они помогают технически поддерживать ежеднев-ный ход работы. При этом следует различать инстру-менты, соответствующие рабочей ситуации и прямопротивоположные ей. Важно, чтобы эти инструментытакже подходили. Кто, например, не имеет дело сэлектроникой и не принимает ее ни под каким видом,нуждается соответственно в других средствах для бу-мажной работы.

• При работе с бумагами рекомендуется использо-вать подвесные регистраторы, обеспечивающиебыстрый доступ. Блоки остаются обзорными и не-большого объема, но не годятся для архивирова-ния. Преимущества папки перед регистраторамизаключаются в том, что их можно взять с собой иоткрываются они гораздо быстрее.

• Для различных документов требуется свой способхранения. Например, счета и накладные лучше все-го хранить в скоросшивателях. Проспекты же ипробные образцы продукции лучше всего склады-вать в коробку или ящик, где могли бы разместить-ся их различные формы.

• Заключительные рекомендации: сначала изучитеразличные способы хранения, а уж з а т е м выберитедля себя наиболее подходящий. Обдумайте т а к ж е ,какое программное обеспечение (например, Интер-н е т ) для общего управления данными м о ж е т поддер-живаться на Вашем предприятии. При работе с важ-ными документами для всего предприятия лучше все-го ввести единый принцип архивирования. •

Заключение

Вот Вы и сделали первые шаги. Пожалуйста, не ос-танавливайтесь на достигнутом. Возможно, читаяэту книгу, Вы в какой-то момент подумали: «Да, этои вправду моя слабая сторона!». Если Вы действи-тельно это почувствовали, то именно в этом направ-лении Вам и следует работать. Вы выявили пробле-му. Сделайте следующий шаг. Каким будет реше-ние? В течение какого времени должна бытьрешена проблема? Будьте последовательны до техпор, пока не достигнете совершенства в самоменед-жменте. И затем приступайте к работе над следую-щим своим слабым местом.

Примените здесь также список приоритетов. (Что важ-но? Что срочно?)

Не подходите избирательно к своим проблемам, т. е.не останавливайтесь на решении только тех проблем,с которыми Вы знаете, что легко можете справиться.Поставьте перед собой конкретную цель, стремитеськ ее реализации, не забывая использовать вспомога-тельные средства. Не позволяйте себе отвлекаться!

Если что-то идет наперекосяк или не получается сра-зу, не отчаивайтесь. Наверняка Вы уже знаете, в чемкроется причина этого и с чего Вам необходимо на-чать.

Мы желаем Вам:

• мудрости, чтобы обернуться назад и понять своиошибки;

• искренности и радости, чтобы принять настоящее;

• терпения к себе, мужества и сил для движения впе-ред.

Теперь все в Ваших руках!

Бишоф АнитаБишоф Клаус

Самоменеджмент

Ведущий редактор М. В. ПетелинаРедактор Л. Б. Брусиловская

Корректор К. В. ЧегуловаДизайнер Е. О. Осъминина

Компьютерная верстка О. Г. Горюновой

Подписано в печать 21.02.2006. Бумага офсетная.Формат 7Ох9О'/32. Уч.-изд. л. 4,68. Печ. л. 4,0.

Тираж 5000 экз. Заказ 64007

ООО «Омега-Л»123022, Москва, Столярный пер., д. 14, под. 2, оф. 23

Тел: (095) 258-08-38www.omega-l.ru

Отпечатано ЗАО «Типография «Полиграфист»410031, г. Саратов, ул. Волжская, 28

Об авторах

Анита Бишоф — имеет многолетний опыт работы в ка-честве руководителя и консультанта; в настоящее вре-мя вместе с д-ром Клаусом Бишофом руководит пред-приятием «BISCHOF management» (www.bischof-management.de); основная сфера деятельности —управление, техники организации труда, руководствопроектами.

Д-р Клаус Бишоф — много лет работает в областиуправления развитием предприятий в качестве дирек-тора по персоналу и консультанта; основные сферыдеятельности — повышение квалификации персонала,руководство, коммуникация, инструктаж.

www.natahaus.ru

Электронная версия данной книги создана исключительнодля ознакомления! Реализация данной электронной книгив любых интернет-магазинах, и на CD (DVD) дискахс целью получения прибыли, незаконна и запрещена!По вопросам приобретения печатной или электроннойверсии данной книги обращайтесь непосредственнок законным издателям, их представителям,либо в соответствующие организации торговли!

www.natahaus.ru

Бишоф анита, бишоф клаус самоменеджмент эффективно и...

Documents