แผนปรับปรุงระบบบัญชี / การเงิน 2556
DESCRIPTION
แผนปรับปรุงระบบบัญชี / การเงิน 2556. Finance and accounting Department 2013. FINANCE AND ACCOUNTING. การเป็นบริษัทมหาชน - มีธรรมาภิบาล โปร่งใส - มีการทำงานที่เป็นระบบและมีมาตราฐาน - มีการควบคุมที่ดี ตรวจสอบได้ - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
แผนปรบปรงระบบบญช/การเงน 2556Finance and accounting Department
2013
ACCOUNTING FINANCE LEGAL
การเปนบรษทมหาชน-มธรรมาภบาล โปรงใส -มการทำางานทเปนระบบและมมาตราฐาน -มการควบคมทด ตรวจสอบได-ใสใจในเรองการลดความเสยงในทกดาน และหามาตราการเพอการปองกนทเหมาะสม
FINANCE AND ACCOUNTING
FINANCE AND ACCOUNTING : Mission
1.เพอลดความเสยงและปญหาของแผนกบญชการเงนกบหนวยงานตางๆ :Internal & External Auditor / สรรพากร- การวางแผนงบการเงน CMO ใหสามารถทำาไดอยางมประสทธภาพ- ลดการสงงบลาชา หรอ ใกลชวงปดงบทำาใหสามารถรบรรายได ไดตรงตามความเปนจรง- กรณทสงชาและมประเดนสงสย ออดทอาจเปดประเดนในงบการเงน สงผลใหโดน SP ได- โดนเบยปรบตองจายใหสรรพากรเนองจากการหก ณ ทจายไมถกตอง ลดคาใชจายบวกกลบ
2.เพอปรบปรงระบบการทำางานใหเปนมาตราฐาน รองรบการขยายงานในอนาคต:Financial Standardize - เพอการทำางานทมประสทธภาพ เปนระบบเดยวกนทกบรษท- ลดความผดพลาดและลดความเสยงในระบบงานการเงน - เพอรองรบการเตบโตของยอดขายของบรษทและการกาวไปสมาตราฐานระดบ ASEAN
ความเสยงทางดานการ
เงน
ประเดนปญหาดานการตรวจ
สอบจาก Auditor
ประเดนปญหาดานการตรวจ
สอบจากสรรพากร
หนเสยการสญหายCredit Noteการทจรต
บนทกรายรบ ไมได /การตงหนสญ เนองจาก- สญญาไมรดกม-อำานาจการเซนตไมชดเจน- เอกสารเบกจายไมครบถวน
เสยประโยชนทางภาษ (คาใชจายบวกกลบ) ป 52 – 2.6
ลานป 53 – 4.6 ลานป 54 -2.3 ลานป 55 – 1.7 ลาน
หกคาภาษ ณ ทจาย ผดประเภทหลกฐานการรบเงนไมสมบรณ
FINANCE AND ACCOUNTING : Problem
3% กรณคาจาง/คาบรการทวไป5% คาเชา / ศลปนสารธารณะ10% คาบรการเฉพาะประเภท
ความเสยงทางดานการ
เงน
ประเดนปญหาดานการตรวจสอบจาก Auditor
ประเดนปญหาดาน
การตรวจสอบจากสรรพากร
Advance
Estimated Cost SheetCost Control Sheet Petty Cash
Authorization
Pledge Policy
Contract
Receipt
FINANCE AND ACCOUNTING : Problem
ความเสยงทางดานการ
เงน
ประเดนปญหาดานการตรวจ
สอบจาก Auditorประเดนปญหา
ดานการตรวจสอบจากสรรพากร
มาตรการทางบญช การเงน
ระบบบญชสากล Formula/ ระบบIT
มาตราการดานกฏหมายFINANCE AND ACCOUNTING : Mitigation
ขอความรวมมอ
หนวยงาน แผนงานแผนกบญช - การจดการดานขอมลเพอบนทกรายงาน
ทางบญชทถกตองรวดเรวและทนตอเหตการณ (CMO)
แผนกการเงน - ปรบปรงกระบวนการทำางานดานรบและจาย เพอความเปนระบบ /มมาตราฐาน /ตรวจสอบได / ทนตอเหตการณ
แผนกบญช, แผนกกฎหมาย
- ระบบเอกสาร/ความสมบรณของเอกสาร/ลดขอเสยเปรยบในดานกฎหมาย
FINANCE AND ACCOUNTING : Action Plan
ประเดนปญหา- การสงCost Control Sheet เพอ cross เชคกบฝายบญช มความลาชา ทำาให ไมสามารถปดงบไดเรว- ดานตนทน: การวางจาง supplier ไมมการจดทำา PO ทำาให ไมมเอกสารในการบนทกบญช สงผลใหขาดความเชอถอจากผสอบบญช ในการนำาขอมลไปทำางบการเงน - ดานรายได : สญญางานทเปนเอกสารสำาคญ ไมมการเซนตตกลงยอดรายได และเปนประเดนท evaluateโดยผสอบบญชในทกไตรมาส- การหกภาษ ณ ทจายไมถกตอง
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานบญช
ขอความรวมมอ1. สง Cost Control ภายในวนท 15 ของเดอนถดไป
มาตราการ จดประสงคกำาหนดดวล
าปรบปรงกระบวนการทำางานดานการรบเงน
-Quotation / Contract-Invoice
-เพอลดจำานวน Credit Note-ลดความเสยงในการตงหนสงสยจะสญ-เพอการบรหารสภาพคลองทางการเงนอยางมประสทธภาพ
12 ธนวาคม 2555
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการรบเงน
AR Management
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการรบเงน (ตอ)
Invoiceปญหาทพบ - การออกในระบบ Excel มความผดพลาดไดงายการแกปญหา - ระบบ Formulaเอกสารประกอบการขอออก Invoice - สญญางาน / Quotation - ภพ. 20 กรณลกคาใหม - Cost Control
ปญหาและการแกไข
Quotation , Contractปญหาทพบ- การออกเลขทสญญาทมการแกไข
หลายครง ใน 1 งาน
การแกปญหา- ระบบการออกเลขทสญญาไดมการ Test Run อย
มาตราการ จดประสงค กำาหนดเวลาปรบปรงกระบวนการทำางานดานการจายเงน
-Advance Payment-Payment Voucher-Petty Cash
-เพอการควบคมภายในทดมมาตรฐานและตรวจสอบได-ลดความเสยงการสญหายระหวางทาง-เพอการบรหารสภาพคลองทางการเงนอยางมประสทธภาพ-ลดการถกเบยปรบจากสรรพากร
12 ธนวาคม 2555
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน
AP Management
ปจจบน มการเบกเงนทดรองจายเปนจำานวนมาก ทำาใหเกดความเสยงตอพนกงานผถอเงน eg.- เงนหาย (ในอดต ไดเคยเกดขนแลว)- ความปลอดภยของพนกงานทถอเงน- มความลาชาในการเคลยรเอกสารประกอบการจายงน- แรงจงใจในการนำาเงนไปใชผดวตถประสงค
Advance Payment : ปญหาและมาตรการลดความเสยง
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
จากการสอบทานการเบกเงน Advance ในเดอน เม.ย และ ส.ค 55 โดย Internal Auditor พบวา
Advance Payment : ปญหาและมาตรการลดความเสยง
-: ประเภทของคาใชจายหนางานสวนใหญประกอบดวย
-คาเชารถ, คาเชาอปกรณ เครองมอตางๆ -คาจาง Staff, Pretty, MC, ชาง
ภาพ -คานำามนรถ, คานำามน Generator
-คาอาหาร Staff และ ทมงาน -คาใชจายเบดเตลด
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
Advance Payment : ปญหาและมาตรการลดความเสยง
1. พบการถอเงนสดจำานวนมาก 2. มการเบกเงนทดรองจายโดยพนกงานตำาแหนงเดยว /
คนเดยว เชน Pro-Co แตกระจายการถอเงนหลายคน ขณะทบางทมมการเบกโดยพนกงานหลายตำาแหนง เชน Pro-Co, AE, Produce
3. การเคลยรเงนลาชากวาทแจงไว 4. เกดความเสยงตอการสญหายได
ปญหา
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
Advance Payment : ปญหาและมาตรการลดความเสยง
การแกปญหา
1. คาใชจายบางประเภท หากทราบแนชดวาจะจายใหใคร เปนจำานวนเทาไหร ควรใหแผนกการเงนออกเชคใหผรบเงนโดยตรงหรอ 2. ขอความรวมมอ ในแยกรายการ ทวางบลได ออกจากจำานวนเงน advance รวม เพอให Suppliers มาวางบล เพอเปนการลดจำานวนเงนสดในมอและปองกนการเกดสญหายระหวางทาง3. จายเงน advance โดยทำาเชคขดครอมระบผถอ หรอ นำาเชคไปเขาบญชธนาคารผเบก
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
Voucher No ช อ Job รายการ Amount Sum By
Advacne 2822 Mr. A CMO1 คาวงโ ยธวาธต 50 คน 60,000
คาคนเดนสวนสนาม 60 คน พรอม Costume 100,000
คาจางทำา ชดPretty+MC+ผบรหาร 56,000
คาจาง MC 2 คน 80,000เบดเตลด 4,000 300,000
2811 Miss B CMO2 คา Plasma 40,000 คาจาง Staff 34,000
คาอาหารและ เครองดม 12,000 คา Prop เกมส 5,000
เบดเตลด 4,000 95,0002799 Mr. Z CMO3 คาซ อของสำา หรบ
ปมนำา มน 180 ปม 500,000 คาซ อของเบดเตลด
inkjet Staff 200,000คาใ ชจายเบดเตลด 100,000 800,000
Voucher No ช อ Job รายการ Amount Sum By
Advacne 2822 Mr. A CMO1 คาวงโ ยธวาธต 50 คน 60,000
คาคนเดนสวนสนาม 60 คน พรอม Costume 100,000
คาจางทำา ชดPretty+MC+ผบรหาร 56,000
คาจาง MC 2 คน 80,000เบดเตลด 4,000 4,000
2811 Miss B CMO2 คา Plasma 40,000 คาจาง Staff 34,000
คาอาหารและ เครองดม 12,000 คา Prop เกมส 5,000
เบดเตลด 4,000 21,000
2799 Mr. Z CMO3 คาซ อของสำา หรบ ปมนำา มน 180 ปม 500,000
คาซ อของเบดเตลดinkjet Staff 200,000คาใ ชจายเบดเตลด 100,000 100,000
Advance Payment : ตวอยาง
4. ใหอำานาจการเบกเงน กบพนกงานทมหนาทเกยวของโดยตรง (แตละทมกำาหนดเอง) และใหมหนงสอคำาประกนเพอเปนมาตรการของบรษทโดยรวม
Advance Payment : การแกปญหา (ตอ)
“ กำาหนดใหพนกงานแตละคนทเกยวของในการถอเงนสด ตองเซนตคำาประกนการถอเงน กำาหนดใหพนกงานแตละคนถอเงนสดไดไมเกน 500,00 บาท ตอคน หรอ งาน ใหเคลยรเงน Advance กบทางฝายการเงนกอน จงจะมสทธเบกเงนกอนตอไป
หากเลยกำาหนดเวลาทแจงไวในใบเคลยรเงน Advance เกน 2 สปดาห ทางฝายการเงนจะมการแจงเตอน หากยงไมนำามาคน ฝายบคคลจะดำาเนนการหกเงนเดอนในอตราไมเกนรอยละ10 ของพนกงานทานนนๆ ตลอดจนถงหวหนางาน เวนแตจะมการแจงเปนลายลกษณอกษร ”
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
5. กำาหนดอำานาจการเซนตอนมตเอกสารAdvance Payment : การแกปญหา (ตอ)
ใบเบก ADVANCE
LIMIT DEPARTMENT
CEO >500,000 CEO OfficeMD =<500,000 ALL
DIRECTOR =<250,000 ALL
อำานาจอนมตในใบเบก Advance
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
6. เคลยรเงนตรงตามกำาหนดเวลา กรณมเงนคนขอใหนำาเงนฝากเขาบญชธนาคาร และนำา Pay in Slip มาแนบในเคลยร
Advance Payment : การแกปญหา (ตอ)
ชอบญช บมจ. ซเอมโอธนาคารกรงเทพ สาขาลาดพราว 44บญชออมทรพยเลขท 203-0-281832
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
Payment Voucher : ปญหาและมาตรการแกไขปญหา -เอกสารเบกจายไมครบ เชน ไมม P/O
-ขอจาย เปนChq. เงนสด / ขอรบเปนเงนสด-เอกสารประกอบการรบ Chq. ไมครบ (กรณทม
มาปลอย Chq. เอง)-การหกภาษ ณ ทจายผดประเภท-มการสงเอกสารทกวน / ตลอดทงวน
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
Payment Voucher : ปญหาและมาตรการแกไข
การแกไข - เปด PO และกำาหนดวนวางบลและจายตามระเบยบบรษท
-ทำาเชคขดครอมระบผถอ หรอ โอนเขาบญชธนาคาร-การจาย Chq. ให Suppliers ตองตรวจเชคเอกสาร
ประกอบการรบเชคใหเรยบรอย และนำามาแลก Chq. กบฝายการเงน หรอ สามารถฝากปลอย Chq. ได
-กำาหนดเวลาการรบเอกสาร และ Chq.
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
Petty Cash : ปญหาและมาตรการแกไขปญหา -มเอกสารคางจายจำานวนมาก
-มการสงเอกสารทกวน / ตลอดทงวน
การแกไข - จำากดจำานวนเงนในการเบกไมเกน 1,000 บาท / ใบ
-กำาหนดเวลาการรบเอกสาร-ปรบเปลยนรายการทเบกโดยใช Petty Cash
รวมกบ HR เชน คารกษาพยาบาล
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)
ตารางผมอำานาจการอนมตและขอบเขตการอนมต
PO LIMIT DEPARTMENT
CEO >10,000,000 CEO officeMD =<10,000,00
0ALL
DIRECTOR =<5,000,000 ALL
ใบเบก ADVANCE
LIMIT DEPARTMENT
CEO >500,000 CEO OfficeMD =<500,000 ALL
DIRECTOR =<250,000 ALL
อำานาจอนมตในเอกสาร P/O
อำานาจอนมตในใบเบก Advance
FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน
ตารางการเบกและรบเคลยร Advance Payment
การรบเอกสาร วน เวลา
รบเอกสารเบกเงน ทกวน 10.00-12.00 น.13.00-16.00 น.
รบเอกสารเคลยรเงน*
(พอด)
ทกวน 10.00-12.00 น.13.00-16.00น.*กำาหนดเคลยรเงน : ภายใน 3 วนหลงจบงาน หรอตามกำาหนดการในใบเบก
**กรณเบกเงนชวงปลายเดอน ม VAT, WHT ตอง Clear ภายในวนท 5 ของเดอนถดไป
FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน
ตารางการรบ จายเงน – Payment Voucher & Advance Payment
การรบเงน รบChq./เงน
เวลา
ยนเอกสารวน ศกร/จนทร พธ 13.30-16.00น.ยนเอกสารวน องคาร/พธ ศกร 13.30-16.00น.
ยนเอกสารวน พฤหส จนทร 13.30-16.00น.*สงเอกสารทคณเฟรน
FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน
Petty cash scheduleการรบเอกสาร วน เวลา
รบเอกสารเบกเงน จนทร พธ– 10.00-17.00 น.
รบเงน ศกร 13.30-17.00 น.
*สงเอกสาร-รบเงนพอด**เบกไมเกน 1,000 บาท
FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน
ตารางการรบวางบลการรบวางบล วน เวลา
รบเอกสาร ทกพธท1 และ 3ของเดอน
10.00-17.00 น.
รบเงน ทกศกรท4ของเดอน 13.00-17.00 น.
FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน
ขอความรวมมอ : Purchasing Order
กำาหนดการจายเงนเจาหนการคาใน P/O -กำาหนดงวดการจายเงน กรณเกนกวา 50,000 ขอ
แบงจายดงน 30 : 40 : 30-งวดแรก 30% ตามสญญา Quotation-งวดท 2 ไมเกน 50,000 บาท 30 วน เกน 50,000
บาท 60 วน-งวดท 3 หลงจากงวดท 2 แลว 30 วน
FINANCE AND ACCOUNTING :มาตราการดานการเงน
1. ขอมลไมครบถวน เชน ชองาน / คำาประกนใหกบใคร / คำาประกนซองหรอสญญา
2. ระยะเวลาคำาประกน 3. มลคาการคำาประกน 4. ดวน!!
ปญหา
ขอความรวมมอ
1. กรอกขอมลตามแบบฟอรม สามารถหาไดท Intranet 2. ระยะเวลาดำาเนนการ 3 วน / กรณออกชออน 5 วน
FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการเงน
ขอความรวมมอ : Letter of Guarantee
1.บางงานไมไดทำาเปนสญญาและไมไดผานฝายกฎหมาย อาจไมมการตรวจสอบผมอำานาจในการลงนามแทนบรษท ซงกอใหเกดความเสยงตอบรษทในการทผลงนามไมไดเปนผมอำานาจ และไมมหนงสอมอบอำานาจจากบรษทได2. งานปจจบนเกยวกบสญญาทสงมาฝายกฎหมายมลกษณะเรงดวน และไมมขอมลทเจรจากนไวสงมาให เชน การชำาระเงน คาใชจายตางๆ ขอตกลงทไดเจรจากนไว ดงนนเพอใหงานรวดเรวขน และใหเงอนไขในสญญาเปนไปตามทตกลงกน ทางกฎหมายจงตองทราบในขอมลดงกลาวกอนการรางหรอตรวจสอบสญญา3. การมอบอำานาจชวง
4. การสงสญญา / Quotation
FINANCE AND ACCOUNTING :มาตราการดานกฏหมาย
ขอความรวมมอ : Legal