การฝึกอบรม เรื่อง...

คลกเพอแกไขลกษณะตนแบบชอเรอง



L e a d e r s h i p 2 0 1 0

w w w . m a s c i . o r . t h

1

การฝกอบรม เรองการจดทำามาตรฐานการปฏบต

งาน(Standard Operating

Procedure; SOP)




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


2

• มความรพนฐานเกยวกบระบบคณภาพและเอกสารระบบคณภาพ

• สรางความรความเขาใจในหลกการจดทำาเอกสารทจำาเปนในการปฏบตงานขององคกร

• มความเขาใจในโครงสรางระบบเอกสารตามหลกสากล

• สามารถวเคราะหกระบวนการทจำาเปนในการปฏบตงานได

• สามารถจดทำาขนตอนการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพ

• ทราบถงวธการควบคมเอกสารตามมาตรฐานสากล

วตถประสงคของหลกสตร




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


3

ระบบคณภาพคออะไร

ความรเบองตนกอนทำา SOP




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


4

ระบบคณภาพ ระบบคณภาพ (Quality System) หมายถง ระบบทประกอบดวยโครงสรางขององคกร หนาทความรบผดชอบ วธดำาเนนการ กระบวนการและทรพยากร เพอนำานโยบายการบรหารงานคณภาพไปปฏบต การดำาเนนการดงกลาวจำาเปนตองจดทำาเปนเอกสาร เพอสามารถดำาเนนการรกษาระบบคณภาพไดอยางเหมาะสม และสามารถนำาไปใชไดอยางมประสทธภาพทมา ISO 8402-3.8




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


5

ระบบคณภาพทเปนทรจกในระดบสากล

ระบบบรหารงานคณภาพ ISO 9001 :2008• ระบบบรหารงานทมงตอบสนองความตองการของลกคา และการเพมความพงพอใจใหแกลกคาอยางเปนระบบ

กลมเปาหมาย : โรงงานอตสาหกรรมและสถานประกอบการตางๆ

องคกรทวไป




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


6

หลกการของระบบบรหารงานคณภาพ

PDCA




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


7

เกณฑคณภาพการบรหารจดการภาครฐ มพนฐานทางเทคนคมาจาก

เกณฑรางวลระดบนานาชาต เชน Deming Prize (1951) Canada Award (1984) Malcolm Baldrige National Quality Award (1987) Australian Business Excellence Awards (1988) European Foundation Quality Management (1991)

การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ PMQA




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


8

• เพอยกระดบคณภาพการปฏบตงานของภาครฐใหสอดคลองกบพระราชกฤษฎกาวาดวย

หลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ. 2546

• เพอใหหนวยงานภาครฐนำาไปใชเปนแนวทางในการพฒนาคณภาพการบรหารจดการของหนวยงานสระดบมาตรฐานสากล

• เพอใชเปนกรอบแนวทางในการประเมนตนเอง และเปนบรรทดฐานการตดตามและประเมนผลการบรหารจดการของหนวยงานภาครฐ

การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ ทำาเพอ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


9

การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ PMQA




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


10


ระบบคณภาพสำาหรบหนวยรบรองหรอใหอนญาตผลตภณฑ ISO/IEC Guide 65• ระบบคณภาพสำาหรบหนวยรบรอง มงพฒนา

ระบบรบรองทเปนกลาง ไมเลอกปฏบต รกษาความลบของผรบบรการ มความรความสามารถและความนาเชอถอ•หนวยงานเปาหมาย : หนวยงานออกใบอนญาตผลตภณฑ หนวยงานขนทะเบยนผลตภณฑ เชน อย. สมอ.




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


11

ISO/IEC Guide 65

โครงสรางองคกรทเปนกลาง

กำาจดการเลอกปฏบต

ประกาศขอบเขต

การใหบรการ

กำาหนดรปแบบ

การรบรอง

การควบคมoutsourcing

ระบบคณภาพภายใน

บคลากรและ การพฒนา

หลกเกณฑและเงอนไข

กระบวนการรบรอง

ขอรองเรยนอทธรณ

การตดตามกำากบดแล

Policy deployment




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


12


ระบบคณภาพสำาหรบหนวยตรวจสอบISO/IEC 17020• ระบบคณภาพสำาหรบหนวยงานกำากบดแลภาครฐ หรอ หนวยตรวจสอบความเปนไปตามกฎหมายและขอกำาหนดตางๆ หนวยงานเอกชนทใหบรการตรวจสอบ

ตวอยาง : กรมโรงงานอตสาหกรรม สมอ. กรมปศสตว กรมสวสดการและคมครองแรงงาน อย.




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


13

ลกษณะพนฐานของระบบคณภาพทเหมอนกน




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


14

ลกษณะพนฐานของระบบคณภาพทเหมอนกน




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


15

ภาพรวมของเอกสารระบบคณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


16

นยามสำาคญ• เอกสาร หมายถง ขอมล และสอทใช

สนบสนนขอมล สอ อาจรวมถงกระดาษ เทปแมเหลก ซดสำาหรบคอมพวเตอร รปภาพ แผนบนทกขอมล หรอหลายสงรวมกน

• ระบบเอกสาร หมายถง กลมของเอกสารทจดทำาขน

• ขนตอนการปฏบตงาน หมายถง ขนตอนทเฉพาะเจาะจงทใชทำางานหรอดำาเนนการกจกรรม

• บนทก หมายถง เอกสารทแสดงถงผลของการปฏบต หรอแสดงถงหลกฐานของการปฏบต




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


17

• การกำาหนดคมอภาพรวมการดำาเนนงาน ขนตอนการปฏบตงาน วธการปฏบตงานและเอกสารสนบสนนอนๆ เปนลายลกษณอกษรเพอเปนแนวทางในการปฏบตงานขององคกร เปนหลกฐานการปฏบตงาน หรอเพอสอสารชแจงขอมลแกผเกยวของ

การจดทำาเอกสารระบบคณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


18

เอกสารระบบคณภาพ โดยทวไปแบงออกเปน 4 ระดบ ไดแก คมอคณภาพ (Quality Manual) หรอคมอระบบ

(System manual)ขนตอนการปฏบตงาน (Procedure Manual) หรอมาตรฐานขนตอนการปฏบตงาน (Standard

Operating Procedure) วธการปฏบตงาน (Work Instruction)

เอกสารสนบสนน (Supporting Document) เชน แบบฟอรม

เอกสารระบบคณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


19

ภาพรวมโครงสรางระบบเอกสาร

คมอระบบ

ขนตอนการปฏบต

วธปฏบตงาน

เอกสารสนบสนน เชน แบบฟอรม บนทก หลกเกณฑและเงอนไข

ระดบ 1ระดบ 2ระดบ 3

ระดบ 4

นโยบายและวตถประสงค

คณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


20

โครงสรางของระบบเอกสาร






ระดบ 4


คณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


21

คมอคณภาพ/คมอระบบ (Quality/System Manual)

เปนเอกสารระดบสงสดในระบบคณภาพภาพรวมของระบบและการจดการคณภาพ

ทงหมดขององคกร

จดทำาโดยคณะทำางาน ทบทวนโดยผจดการคณภาพอนมตโดยผบรหารสงสดขององคกร หรอในขอบเขตระบบ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


22

• แสดงใหเหนถงขอบขายทชดเจน • แสดงใหเหนภาพรวมของระบบ • แสดงใหเหนระบบเอกสารของระบบทงหมด รวมถงการเชอมโยงไปยง เอกสารทเกยวของ • เพอแสดงนโยบาย วตถประสงคและหลกปฏบตทงหมดของระบบ ใหแกบคลากร

ประโยชนของคมอระบบ/คมอคณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


23

• ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขครงท วนทประกาศใช และลงนามผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมตใช

• สารบญ • บทนำา • นยามคำาศพท• ประวตองคกร และสถานภาพองคกร • นโยบายคณภาพ วตถประสงคคณภาพ• ขอบเขตระบบ (การเตรยมพรอมตอบโต

ภาวะฉกเฉนทาง การแพทยและสาธารณสข/หนวยงานทเกยวของ)

โครงสรางของคมอระบบ (System Manual)




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


24

• โครงสรางองคกร • ความรบผดชอบของแตละสวนงานท

เกยวของ • ผงกระบวนการทำางานทงหมดของ

องคกร • การอธบายการจดการแตละ

กระบวนการโดยยอ (แตละกระบวนการจะไปเขยนเปน SOP)

• เชอมโยงไปยงคมอขนตอนการดำาเนนงาน หรอเอกสารระดบอนๆ ขององคกร





L e a d e r s h i p 2 0 1 0


25

• กระบวนการสวนทเปนระบบคณภาพ เชน –การควบคมเอกสารและบนทก –การจดการขอมลในสอสารสนเทศและฐาน

ขอมล –การจดการขอรองเรยน –การประเมนความพงพอใจของผมสวนได

สวนเสย –การตดตามและวดผลวตถประสงคและเปา

หมาย –การทบทวนการแกไขและปองกน –การตรวจประเมนภายใน –การทบทวนโดยฝายบรหาร


ตวอยางคมอระบบ/คมอคณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


26







ระดบ 4


คณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


27

ขนตอนการปฏบตงาน (SOP)• เปนเอกสารอธบายขนตอนการดำาเนนการ

แตละกระบวนการหลกทไดชบงไว

• ตงแตจดเรมตนกระบวนการจนสนสดกระบวนการนน

• เปนทรจกในหลายชอ เชน –ขนตอนการปฏบตงาน /ระเบยบปฏบต

(Procedure) –ขนตอนการดำาเนนงานดานคณภาพ (Quality

Procedure; QP) –ขนตอนการดำาเนนงาน (Work Procedure; WP)

–คมอขนตอนการปฏบตงาน (Procedure Manual; PM)

–มาตรฐานขนตอนการปฏบตงาน Standard

Operating Procedure; SOP)




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


28

ขนตอนการปฏบตงาน (SOP)• กำาหนดขนตอนในการปฏบตงาน

โดยระบถง –ใคร (ผปฏบต) –ทำาอะไร (ขนตอนทตองทำา หรอความ

รบผดชอบ) –เมอไร (เวลา ระยะเวลา ความถ) – ทไหน (สถานท)–อยางไร (รายละเอยดวธหรอเทคนคท

ทำา เชน เอกสารทใช บนทกททำา เครองมอทตองใช)

หมายเหต : หาก “How to do” มรายละเอยดมาก

จะตองจดทำาเปน Work Instruction แยกตางหาก




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


29

ประเดนทควรทราบ• แตละองคกรไมจำาเปนตองมรปแบบ

SOP เหมอนกน• ขนตอนการปฏบตงานเฉพาะ ขนกบเทคนค ระเบยบ กฎหมาย

มาตรฐานทเกยวของ (มกใสการควบคมในขนตอนทจำาเปน)• เชอมโยงความสมพนธระหวางกระบวนการตางๆ ได

• กำาหนดหนาทความรบผดชอบชดเจน• สามารถเปลยนแปลงได • SOP มกจดทำาในกระบวนการทมขนตอนมากและซบซอน หรอเกยวของกบคนหลายคน

ขนตอนการปฏบตงาน (SOP)




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


30

วตถประสงคของการจดทำาขนตอนการปฏบตงาน• เพอทำาใหการปฏบตงานเปนมาตรฐาน

เดยวกน• เพอควบคมขนตอนการปฏบตงานให

สอดคลองกบนโยบายหรอมาตรฐาน หรอเปาหมายขององคกร

• ผปฏบตงานทราบขนตอนกอนหลงในการปฏบตงาน

• งายตอการฝกสอนงานใหแกบคลากรใหม หรอการอบรมอนๆ

• บคลากรทำางานแทนกนได• ปรบปรงขนตอนงานใหลดความซบซอน

หรอออกแบบขนตอนใหม• ใชอางองในการปฏบตงาน หรอประสาน

งานกบผเกยวของ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


31

โครงสรางของขนตอนการปฏบตงาน• ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขครง

ท วนทประกาศใช และลงนามผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมตใช

1 .วตถประสงค2. ขอบขาย3. คำานยาม4. เอกสารทเกยวของ เชน เอกสารและ

แบบฟอรมทใชใน SOP น, เอกสารอนทเกยวของ เชน กฎหมาย หรอมาตรฐานอนๆ, SOP อน ทอางถง




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


32

โครงสรางของขนตอนการปฏบตงาน

ตวอยางขนตอนการปฏบตงาน

5. ขนตอนการปฏบตงาน (Flow chart) และ/หรอ รายละเอยดของขนตอนการปฏบตงาน

6. ตารางระบบนทกทตองจดทำา เชน รหสบนทก ชอบนทก วธจดเกบ สถานทเกบ ระยะเวลาจดเกบและผจดเกบ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


33

Flow Chart หมายถง วธการทใชอธบายกระบวนการตาง ๆ โดยการใชรปสญลกษณ เสน หรอ คำา ทแสดงหรอทำาใหเหนภาพของกจกรรมหรอลำาดบของกระบวนการนน เพอ

• แสดงลำาดบขนตอนของกระบวนการปฏบตงาน

• แสดงความสมพนธของหนวยงานตางๆ ในการกระบวนการปฏบตงาน

• ทำาความเขาใจไดงายและเหนภาพรวมของกระบวนการ

ขนตอนการปฏบตงาน : FLOWCHART




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


34





L e a d e r s h i p 2 0 1 0


35





L e a d e r s h i p 2 0 1 0


36







ระดบ 4


คณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


37

• เปนเอกสารอธบายรายละเอยดวธดำาเนนการกระบวนงานยอยหนงๆ อยางละเอยด หรอซอาจระบคำาแนะนำาในการปฏบตงาน

• ทำาใหผอนสามารถอาน เขาใจและปฏบตตามไดโดยงาย

• แสดงวธทำา Step by step หรออาจมรปภาพประกอบ

• ตวอยาง : วธการใชเครองถายเอกสาร วธกรอกขอมลยนภาษทางอนเตอรเนต วธเกบตวอยาง วธประกอบชนงาน วธเตรยมสารละลายมาตรฐาน

วธปฏบตงาน (Work Instruction)




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


38

โครงสรางของวธปฏบตงาน• ไมมรปแบบทแนนอน เขยนไดหลาย

ลกษณะขนกบองคกร อาจประกอบดวย - Flowchart - ภาพถาย หรอรปภาพ หรอวดทศน- คำาอธบายวธทำางานทละขนตอน

• ชอ รหสเอกสาร แกไขครงท วนทประกาศใช ผจดทำา ผทบทวนและผอนมตใช




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


39

วธปฏบตงานแบบตางๆ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


40

ตวอยางโครงสรางของวธปฏบตงาน• ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขครง

ท วนทประกาศใช และลงนามผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมตใช

1 .วตถประสงค2. ผปฏบตงาน3. คำานยาม4. เอกสารทเกยวของ เชน เอกสารและแบบ

ฟอรมทใชใน WI น, เอกสารอนทเกยวของ เชน กฎหมาย หรอมาตรฐานอนๆ

5. วสดอปกรณทใช6. รายละเอยดวธปฏบตงาน




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


41

• เลอกรปแบบทตองการ และกำาหนดเรองทจะเขยน

• เขยนอธบายงานทจำาเปนตามลำาดบขนตอน สนและกระชบ

• ระบเกณฑคณภาพของงาน (ถาม) • ใชภาษาทเขาใจงาย และอาจใชรปภาพ รปวาด

แผนภาพ หรอตารางประกอบ• ระบตำาแหนงผปฏบตงานใหชดเจน• กรณตองมการบนทกผลการปฏบตงานใหระบ

ไวดวย• อางถงหรอแนบแบบฟอรมทตองใช• ถาเปนเรองคลายกน หรอหมวดเดยวกน อาจ

รวมเลมได• ควรจดทำาโดยผปฏบตงาน เพอใหสอดคลองกบ

แนวทางการปฏบตงานจรง

เทคนคการเขยนวธปฏบตงาน




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


42







ระดบ 4


คณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


43

เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ บนทก : เปนคำารวมทใชเรยกเอกสาร

ซงเปนผลการปฏบตงาน บนทกอาจมรปแบบชดเจน เชน แบบฟอรมทลงขอมลแลวหรอไมมรปแบบชดเจน เชน รายงานภาพถายการทำางาน เทปบนทกเสยง วดทศน เปนตน




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


44

เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ แบบฟอรม :

เอกสารทมไวเพอบนทกขอมลการปฏบตงาน

หรอผลการปฏบตงาน กำาหนดรปแบบชดเจนเพอควบคมใหไดขอมลทตองการครบ

ถวน




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


45

เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ เอกสารอางอง :

เอกสารทมไวเพอใชอางองในการปฏบตงาน

อาจเปนเอกสารจากภายนอก หรอภายในเชน พรบ. กฎกระทรวง มาตรฐานสากลหนงสอวชาการ คมอเครองจกรอปกรณ

ทซอคำาสง ประกาศ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


46

เอกสารสนบสนนประเภทตางๆ หลกเกณฑและเงอนไข :

หลกเกณฑหรอเงอนไขทจดทำาเพอชแจงเกณฑและเงอนไขในการปฏบตงานรวมกบบคคลภายในหรอภายนอก




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


47

แนวทางการจดทำามาตรฐานการปฏบตงาน

สำาหรบการตอบโตภาวะฉกเฉน




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


48

ขนตอนท 1 : กำาหนดขอบเขตการจดทำาระบบขอบเขตในการจดทำาระบบ หรอ scope of

system อยในรปของ• ขอบเขตกจกรรมหรอกระบวนงานทจะ

จดทำาระบบ เชน

• ขอบเขตของสวนงานทเกยวของและควบคมไดโดยองคกร เชน

การเตรยมพรอมตอบโตภาวะฉกเฉนทางการแพทยและสาธารณสข

ศนยปฏบตการเตรยมพรอมตอบโตภาวะฉกเฉนดานการแพทยและสาธารณสข กรมควบคมโรค และสำานก/กลมงานทเกยวของของกรมฯ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


49

ขอบเขตระบบทจะพฒนา

Public Health Emergency Respond Center : PHERC

Intelligence Section

AdministrationSection

OperationSection

LogisticsSection

Public Relation Section

1-12




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


50

ขนตอนท 2 : กำาหนดคณะทำางานจดทำาระบบเอกสารกำาหนดคณะทำางานการจดทำาระบบเอกสาร

ประกอบดวย• บคลากรจากหนวยงานหลกและหนวยงานท

เกยวของในขอบเขต • เปนผรในกระบวนการและงานททำาเปนอยาง

ด• ตดสนใจในการเลอกวธหรอขนตอนงาน

แทนหนวยงานได• กำาหนด

- ผจดการระบบ หรอผจดการคณภาพ (QMR)

- เจาหนาทควบคมเอกสาร(Document Controller)




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


51

ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบ

Impact

Pre-impact

Post-impact




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


52

Preparedness Phase




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


53

ขนตอนท 3 : วเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบPreparedness Phase การประเมนความเสยงและ

จดการความเสยง การพฒนา ทบทวนแผนแยกตามโรค

และประเมนแผนรองรบ (Exercise) การตดตามและรายงานผล (Monitoring & Report)

การเตอนภยเบองตน (Early warning)

War Room & Incident Command System

Impact




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


54

Response Phase




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


55


Health Emergency plan Implementation

Risks Communication

Rapid Health Assessment

Epidemiological Investigation

Outbreak & Hazard Control

Impact

Response Phase

Surveillance for PHE & Data Analysis




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


56

Recovery Phase




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


57


Monitoring and report

Transfer Responsibility / Data

Impact

Recovery Phase




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


58

Mitigation Phase




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


59


Hazards/Risks Assessment & Reduction

Information & Intelligence

Impact

Mitigation Phase




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


60

Workshop # 1 จากวงจรการจดการสถานการณฉกเฉนเบองตน

แตละกลมจงวเคราะหกระบวนการในขอบเขตของระบบ ตงแต

Preparedness phase จนถง Mitigation phase

โดยใชเวลาประมาณ 45 นาทและนำาเสนอผลแตละกลม

แบบฟอรมวเคราะหกระบวนการ

Workshop # 1




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


61

เอกสารระบบคณภาพ คอ เอกสารทอธบายการดำาเนนการดานคณภาพขององคกร โดยทวไปแบงออกเปน 4 ระดบ ไดแก คมอคณภาพ (Quality Manual) หรอคมอระบบ

(System manual)ขนตอนการปฏบตงาน (Procedure Manual) หรอมาตรฐานขนตอนการปฏบตงาน (Standard

Operating Procedure) วธการปฏบตงาน (Work Instruction)

เอกสารสนบสนน (Supporting Document) เชน แบบฟอรม

ขนตอนท 4 : การจดทำาเอกสารระบบคณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


62

กระบวนการทวเคราะหจะเปนสวนหลกในคมอระบบ






ระดบ 4


คณภาพ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


63

ปกหนา ระบ ชอ รหสเอกสาร แกไขครงท วนทประกาศใช และ ลงนามผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมตใช

สารบญ บทนำา นยามคำาศพทประวตองคกร และสถานภาพองคกร นโยบายคณภาพ วตถประสงคคณภาพขอบเขตระบบ (การเตรยมพรอม

ตอบโตภาวะฉกเฉนทาง การแพทยและสาธารณสข/หนวยงานทเกยวของ)

แนวทางพฒนาคมอระบบ (System Manual)




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


64

โครงสรางองคกร ความรบผดชอบของแตละสวนงานท

เกยวของ ผงวงจรการจดการเตรยมพรอม

ตอบโตภาวะฉกเฉนการอธบายการจดการแตละ

กระบวนการโดยยอ (แตละกระบวนการจะไปเขยนเปน SOP)

เชอมโยงไปยงคมอขนตอนการดำาเนนงาน หรอเอกสารระดบอนๆ ขององคกร





L e a d e r s h i p 2 0 1 0


65

• กระบวนการสวนทเปนระบบคณภาพ เชน การควบคมเอกสารและบนทก การจดการขอมลในสอสารสนเทศและ

ฐานขอมล การจดการขอรองเรยน การประเมนความพงพอใจของผมสวนได

สวนเสย การตดตามและวดผลวตถประสงคและ

เปาหมาย การทบทวนการแกไขและปองกน การตรวจประเมนภายใน การทบทวนโดยฝายบรหาร

ตวอยางคมอระบบ/คมอคณภาพ





L e a d e r s h i p 2 0 1 0


66

Workshop # 2

จากการวเคราะหกระบวนการในขอบเขตระบบจากวงจร Preparedness phase จนถง Mitigation phase

จงอภปรายในกลมวา ปจจบนกระบวนการใดทองคกรไดจดทำาขนตอนปฏบตงานทเปนเอกสารไว





L e a d e r s h i p 2 0 1 0


67

ขนตอนการปฏบตงาน (SOP)• กำาหนดขนตอนในการปฏบตงาน

โดยระบถง –ใคร (ผปฏบต) –ทำาอะไร (ขนตอนทตองทำา หรอความ

รบผดชอบ) –เมอไร (เวลา ระยะเวลา ความถ) – ทไหน (สถานท)–อยางไร (รายละเอยดวธหรอเทคนคท

ทำา เชน เอกสารทใช บนทกททำา เครองมอทตองใช)

หมายเหต : หาก “How to do” มรายละเอยดมาก

จะตองจดทำาเปน Work Instruction แยกตางหาก




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


68

Workshop # 3

การจดทำามาตรฐานการปฏบตงานสำาหรบกระบวนการ

• SOP : War Room• SOP : ขาวกรอง





L e a d e r s h i p 2 0 1 0


69

ขนตอนการควบคมเอกสาร




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


70

กำาหนดเอกสารทจำาเปน

ขนตอนในการจดทำาเอกสาร

ใหผบรหารทบทวนและอนมต

ทบทวนเอกสารทมอยปจจบน

กำาหนดเอกสารทตองจดเตรยมเพมเตม

มอบหมายความรบผดชอบ

ในการจดทำาเอกสาร

รางเอกสารเพมเตม หรอปรบปรงเอกสารทมอย

ทบทวนความถกตองตามขอกำาหนดของระบบการ

จดการ

ทบทวนความเหมาะสมกบการใชงาน




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


71

การควบคมเอกสาร

การควบคมเอกสาร คอ ระบบการจดการทางดานเอกสาร เรมตงเเตกระบวนการ ในการจดทำา การแกไข ทบทวน การอนมต การเเจกจาย ยกเลกเอกสาร เพอใหเอกสารในระบบการจดการมความถกตอง เเละทนสมยทกพนททมการใชงาน

พนกงาน

ปจจบน

อนมตคงสภาพทสามารถ

เขาใจ&อานไดงาย

จดปฏบตงาน




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


72

ระบบการใหรหสเอกสาร การอนมตเอกสาร การควบคมการแจกจายเอกสาร การยกเลก การจดการเอกสารลาสมย การทบทวน แกไขและเปลยนแปลงเอกสาร การบงชสถานะปจจบนและสถานะการแกไขเอกสาร

ลาสมย

การควบคมเอกสาร




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


73

ตวอยางAA-BB-XX

AA = ประเภทของเอกสารBB = ชอยอของฝาย/เเผนกXX = ลำาดบ,เลขท เอกสาร

การใหรหสเอกสาร• เพอใหสามารถใชเอกสารไดอยางถกตอง• เลอกใชระบบทเหมาะสมกบองคกร• มความตอเนอง ระบบเดยวกนทงองคกร• พนกงานเขาใจระบบการจดลำาดบเลข• สามารถเพมเตม / แกไขหมายเลขเอกสาร

ได




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


74

ดงนน QP-EN-01 หมายถง ขนตอนการปฏบตงานในระบบคณภาพของแผนก Engineering ลำาดบท 01

การใหรหสเอกสาร

QM = Manual, SOP = Standard Operating Procedure, W = Work Instruction, F = Form

A = ประเภทของเอกสาร

BB = ชอยอของเเผนก EN=Engineering, QC=Quality Control

XX = ลำาดบทของเอกสาร ทขนตนดวย 01




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


75

การทบทวนและอนมตเอกสาร

• กำาหนดผทบทวนและอนมตเอกสารแตละระดบระดบของ

เอกสารคมอระบบ


งาน


แบบฟอรม

ผทบทวน ผจดการคณภาพ

หวหนากลม

ผปฎบตงาน

ผปฎบตงาน

ผอนมต อธบด หรอผอำานวย

การสำานก/ศน

ย

ผอำานวยการ

สำานก/ศนย

หวหนากลม

หวหนากลม• นำาเสนอเอกสารใหม หรอเอกสารทแกไขใหผม

อำานาจทบทวนและอนมต • ประทบคำาวา เอกสารควบคม บนเอกสาร“ ”

ตนฉบบ




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


76

ตวอยางขนตอนการปฏบตงาน เรอง การควบคมเอกสาร

เขยนรายละเอยดเอกสารทตองการจดทำา แกไข

หรอยกเลก

พจารณาอนมต

ผรบผดชอบ เอกสารหรอผทเกยวของ

ดำาเนนการจดทำา แกไข หรอยกเลกเอกสาร

ผรองขอ -แบบฟอรม FM-DC-010

แจกจายสำาเนา และเรยกคนเอกสารเกา

ผจดการของหนวยงาน

เจาหนาทควบคมเอกสาร

เจาหนาทควบคมเอกสาร

-ผรองขอ

-ผจดการของหนวยงาน

-เจาหนาทควบคมเอกสาร

-เจาหนาทควบคมเอกสาร-หนวยงานทเกยวกบเอกสาร




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


77

การควบคมการแจกจายเอกสาร• ควรกำาหนดระบบควบคมการแจกจาย เพอให

มนใจวาเอกสารฉบบทใชงานอย ณ จดปฏบตงาน

• ควรระบกระบวนการรบ-คนเอกสารจากหนวยงานตางๆ

• ควรจดทำาทะเบยนการแจกจายเอกสาร (Distribution List)

ชอเอกสารศนย

กลมงาน A(สำาเนาท

01)

กลมงาน B(สำาเนาท

02)

กลมงาน C(สำาเนาท

03)คมอระบบ

QP- MS - 01

QP- PD - 02 ตวอยางแบบฟอรมทะเบยนการแจกจายเอกสาร




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


78

การยกเลก และการจดการเอกสารลาสมย

• อ าจจดทำาแบบฟอรมขอออกเอกสารใหม/แกไข/ยกเลก/

เปลยนแปลงผถอครอง (ใบ DAR : Document Action Request) เพอใหผมอำานาจอนมตยกเลกเอกสาร• ควรนำาเอกสารทลาสมยออกจากพนทอยาง

รวดเรว หรอ ทำาลายเอกสารดงกลาว • กรณเกบเอกสารลาสมยเพออางอง ตองมการ

บงชทเหมาะสม โดยทวไปจะประทบตรา “OBSOLETE” หรอ

ยกเลก“ ’’ หรอ “อางอง”




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


79

การทบทวน แกไขและเปลยนแปลงเอกสาร• กำาหนดรอบในการทบทวนเอกสารให

เปนปจจบน•

กำาหนดแบบฟอรมขอออกเอกสารใหม/แกไข/ยกเลก/

เปลยนแปลงผถอครอง (DAR : Document Action Request)

• ทบทวนและอนมตเอกสารทแกไขเรยบรอยแลวโดยผมอำานาจ

• แจกจายเอกสารไปยงผถอครองเอกสาร พรอมเรยกคนเอกสาร

ลาสมย




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


80

แบบฟอรมขอออกเอกสารใหม/แกไข/ยกเลก/เปลยนแปลงผถอครอง

(DAR : Document Action Request)ผขอดำาเนนการ: หนวยงาน: วนท:ขอดำาเนนงานการ:� เอกสารใหม� แกไขเอกสาร� ยกเลกเอกสาร� เปลยนแปลงผถอครอง

ชนดเอกสาร:� คมอระบบ� ขนตอนการปฏบต

งาน� วธปฏบตงาน� แบบฟอรม

ชอเอกสาร:รหสเอกสาร:ฉบบท:แกไขครงท:

รายละเอยดการเปลยนแปลง:

เหตผลในการออกใหม/แกไข/ยกเลก/เปลยนแปลง:

ผอนมต: วนท:

แผนก:กำาหนดวนทเรมใชเอกสาร:

ตวอยางแบบฟอรมใบ DAR




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


81

• การชบงสถานะปจจบนของเอกสาร นยมจดทำาบญชรายการเอกสาร (Master List)

• ระบฉบบท แกไขครงท วนทเรมใชบนเอกสารหนาแรก

การชบงสถานะปจจบนและสถานะการแกไข

บญชรายการเอกสาร (Master List)รหสเอกสาร ชอเอกสาร ฉบบ

ทแกไขครงท

วนทเรมใช

QP-MR-001 ขนตอนการตรวจตดตามภายใน 1 3 11/09/07

QP-DC-002 ขนตอนการควบคมเอกสาร 1 2 07/07/07

QP-PC-003 ขนตอนการผลตเมดพลาสตก 1 1 04/02/07

... ...




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


82

• การชบงสถานะการแกไข/เปลยนแปลงเอกสารควรระบ ตามความเหมาะสม อาจแสดงรายละเอยดในใบ DAR

• วธการอนๆ เชน - Marking หรอ Shading จดทเปลยนแปลงในเอกสาร - จดทำาประวตการแกไขเอกสาร - จดเกบรางแกไขเอกสารพรอมใบ DAR - ระบฉบบท แกไขครงท วนทเรมใชบนเอกสารหนาแรก

การชบงสถานะปจจบนและสถานะการแกไข




L e a d e r s h i p 2 0 1 0


83

หลกสตรความรเกยวกบการจดทำามาตรฐานการปฏบตงาน

ถาม & ตอบขอสงสย ตดตอสอบถามเพมเตมท

แผนกพฒนาระบบงาน[email protected] ตอ

805-806

mailto:[email protected]

การฝึกอบรม เรื่อง...

Documents