崔丽梅 崔丽梅 1331692813213316928132

主要内容

一、电子文件与建设工程电子文件二、建设工程电子文件的三性保障三、建设工程电子文件管理存在的问题四、建设工程电子文件归档与管理系统五、系统功能要求六、采用管理系统的意义

一、电子文件与建设工程电子文件

1 、电子文件的概念

国际档案理事会电子文件委员会《电子文件管理指南》给文件所下的定义是：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景信息和结构所构成，而不管其形式和载体如何。” 在这个“文件”定义中我们可以看到，文件在构成上主要由三个部分组成，即： 1 ）能够提供凭证的内容； 2 ）能够提供凭证的背景信息； 3 ）能够提供凭证的结构。 由此可见，传统文件在概念的定义上，其构成是一维的，而电子文件在概念的定义上就强调了构成的多维性，即电子文件是由其内容、背景信息和结构所构成，并贯穿于文件的整个生命周期。

2 、建设工程电子文件的概念

建设电子文件是指在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

2 、建设工程电子文件的概念

建设工程电子文件 产生于工程建设活动中，主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设工程电子文件可简称为工程电子文件。工程电子文件是建筑施工质量中的一项重要组成部分，是工程项目有关各方在建设管理、质量控制以及技术措施等方面的原始记录，是工程竣工验收的重要依据之一，同时也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据，工程电子文件的好坏，直接反映建设项目管理水平。

3 、电子档案的概念

“ 电子档案”就一般理解而言，是指作为“档案”而被档案部门接收和保存的电子文件。但作为人类步入信息社会而在档案领域新出现的概念，就目前而言，“电子档案”还未有权威文献的定义。 电子文件归档后即为电子档案。

规范的定义为：“具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。”

4 、建设工程电子文件的类别

文件类别 通用格式文本文件 XML、 DOC、 TXT、 R

TF表格文件 XLS、 ET图像文件 JPEG、 TIFF图形文件 DWG（ PDF）影像文件 MPEG、 AVI声音文件 WAV、MP3

二、建设工程电子文件三性的保障

1 、建设工程电子文件的真实性

建设工程电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。 真实性是保证建设工程电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是建设工程电子文件反映建设活动历史面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。

1 、建设工程电子文件的真实性

为了确保文件的真实性，系统具有对文件的形成、接收、传输、保管和处置进行控制的能力，从而确保文件形成者是经过授权和鉴定的，同时文件受到保护能够防止未经授权的增、删、改、利用和隐藏。

2 、建设工程电子文件的完整性

电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为城市建设活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损，完整性是电子文件价值的重要保障。 完整性是建设工程电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆，因此，维护建设工程电子文件的完整性是文件形成、归档管理工作人员的重要职责。

2 、建设工程电子文件的完整性 -归档范围

3 、建设工程电子文件的可读性

电子文件的长期可读是指建设工程文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读，可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。 建设工程电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础，如果文件不能顺利读出，文件中的信息便成为“死信息”，再有价值的东西也失去了存在的意义。

三、建设工程电子文件管理存在的问题

1 、管理现状

(1 ）大多数建设工程电子文件以人工管理为主

(2 ）仅基于施工过程的工程施工技术资料的计算机生

成与管理

(3 ）与《建设工程文件归档整理规范》相适应的建筑

工程竣工验收技术资料统一用表管理系统的使用

2 、存在的问题

无法实现电子文件的真正意义的归档

没有采用建设工程电子文件元数据标准

缺乏电子文件管理基础理论的支撑

缺乏电子文件管理的整体框架

不满足《建设电子文件与电子档案管理规范》

（CJJ／T 117－2007）的要求

四、建设工程电子文件归档与管理系统

“ 建设电子文件归档与管理系统”的含义应为：依靠信息技术接收、管理城建电子档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。 根本目标就是要保证城建电子文件的真实性、完整性和长期可读性，从而确保城建档案的“历史凭证价

值”和“信息价值”。

系统的总体框架

总原则： 依据建设工程电子文件生命周期与文件运动规律，遵循电子文件管理的原则，以《建设工程电子文件元数据标准》为基础，确保建设工程电子文件在各个管理阶段的真实性、完整性、准确性、有效性与安全性，实现建设工程电子文件与档案的一体化。

依据：《城市建设档案著录规范》 GB/T50323 -2001

《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328-2001

《建设电子文件与电子档案管理规范》 CJJ/T117-2007

《广东省建设安装施工技术资料统一用表》 珠海市工程竣工档案验收整理指南

五、系统需具有的功能

系统依据建设工程电子文件管理原则、理论依据以及《建设电子文件与电子档案管理规范》，并以《建设工程电子文件元数据》为核心，一体化地实现了建设工程电子文件的孕育、形成、收集、积累、整理、归档、利用与档案移交的全部功能。

（一）建设工程电子文件形成与采集功能

演示

（二）建设工程电子文件归档与管理

演示

（三）建设工程电子文件封装与移交

演示

（四）建设工程电子文件数据接收系统

实现工程报建登记、任务分配、业务指导功能 实现电子文件接收功能，提供建筑工程竣工工

程应交电子文件模板编辑功能 实现按工程项目对电子文件的管理功能

演示

六、采用管理系统的意义

1 、对建设工程项目管理的意义

2 、对建设工程文件管理的意义

3 、对建设工程档案管理的意义