港島區校長分享會 - 資助學校資源運用與管理
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港島區校長分享會 - 資助學校資源運用與管理. 「財務和人力資源管理 紅 綠 燈」 校本經驗分享. 中華傳道會劉永生中學 鄭德富校長. 24-1-2014. 簡介 : 學校背景與校情 1999 年創校,津貼中學,位於柴灣 學生主要來自 基層家庭 2006 年成立 法團校董會 (IMC). 財力和人力資源投放側重點 * 首 4 年 : 學生支援 ( 訓導、輔導、課外活動等 ) : 校舍 、 教學配套 及 環境 基礎建設 * 第 5 年起 : 學與教 ( 包括教師和教學助理人手 ) :進一步建設. 財務管理要旨 - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
港島區校長分享會- 資助學校資源運用與管
理 「財務和人力資源管理紅綠燈」
校本經驗分享
中華傳道會劉永生中學鄭德富校長
24-1-2014
簡介 : 學校背景與校情 1999 年創校,津貼中學,位於柴
灣
學生主要來自基層家庭 2006 年成立法團校董會 (IMC)
財力和人力資源投放側重點
* 首 4 年 : 學生支援 ( 訓導、輔導、課外活
動等 )
: 校舍、教學配套及環境
基礎建設 * 第 5 年起:學與教 ( 包括教師和教學助理
人手 )
:進一步建設
A.財務管理要旨
B.撥款的運用、調撥與儲備要點
C.每學年一般財務管理流程
D.財務管理恆常反思與改進
分享大綱
紅燈 : 不衝燈綠燈 : 小心駕駛, 不:超速、越線 入錯線
A. 財務管理要旨
1. 規劃人力資源 維繫士氣;讓教師在穩定環境工作 ( 增聘編制外 / 非常額老師、教學助理 、外聘服務 ;調控教席凍結的數目 )
2. 遵守法規,妥善運作 (ref.:EDB 網頁 ) * 主頁 > 學校行政及管理 > 行政規則 >
學校行政手冊link
* 主頁 > 學校行政及管理 > 財務管理> 有關財務管理link
A. 財務管理要旨 ( 接續 )
3. 加強問責、透明度:
* IMC 和教職員發揮各自角色與功 能,參與製定預算、支出、運作和 監控。 * 上載財務相關文件到校網 ,供持
分者與公眾閱覽。 http://www.lws.edu.hk/doc/report.htmllink
4. 善用 Websams 系統處理日常財務
5. 善用彈性與自主權,調撥各資助金額
6. 配合學校發展計劃 ( 例如:英文學與教、跨學科英文教學
、啟發潛能教育、自主學習等 )
7. 用於學生的培育 * 現屆資助盡量用於現屆學生,避免
對現屆學生不公允。 * 若有盈餘保留,要計劃日後如何運
用;若預計日後有重大支出,現今 要作好適當儲備。
Planning
Implementation+ Monitoring
Evaluation
緊記 PIE Cycle
A. 財務管理要旨 ( 接續 )
1. 教師及教學支援人手 10 年規劃 Link A Link B
B. 撥款的運用、調撥與儲備要點
要點: 紓緩整體教師工作量 配合學校發展方向。聘請 :非常額教師 (近年比編制多 4-8名教師 ) 教學助理 (5名 ) 、 IT技術員 (2-3名 ) 語文支援外聘服務…
教育局相關撥款link:
* 學校發展津貼 (CEG) * 整合代課老師津貼( TRG) * 小數位職位現金津貼( FPCG) * 高中課程支援津貼 ( SSCSG) * 擴大的營辦津貼( EOEBG)
留意1. 個別撥款的累積結存不超過限額,否則 clawback 。
2. 各撥款用途的互通性。
2. 靈活運用擴大的營辦開支整筆津貼 (EOEBG/OEBG,營辦津貼) 2005 年至 2008 年 : 每年結存遞增 2009 年 : 結存減少80萬 2010 年 : 結存減少90萬
2011 年 : 結存減少 80萬 2012 年至 2013 年 : 每年結存稍遞增
仔細規劃 !
儲備用途 : 工程及購置 (近 5年 )
1) 電腦與 IT 、網絡 學校網路重新舖設( 55萬) Licensed Office Software
(6.5萬 )
校園電視台( 36萬) 更新電腦( 45萬 ) 仔細規劃 !
2) 裝修與加建 英語學習中心 (English Café)( 14萬)
輔導員辦公室( 3.4萬) 增設副校長室( 13萬) 有蓋操場加設小禮堂用途( 67萬) 加建電腦室 (18萬 ) 教員室、小班教學室裝修( 11萬) 學生活動中心活動間板更換( 9.7萬)
仔細規劃 !
3) 其他 定音鼓 [ 管弦樂團用 ] (9.7萬 )
禮堂音響及燈光更換 ( 45萬) 校園雕塑及浮雕壁畫 – 生命教育 ( 20萬) 生態湖園藝工程 – 生態教育
( 4.5萬) 仔細規劃 !
C. 每學年一般財務管理流程
1. 訂定各科、組財政預算 (a) 5月下旬,校長派發予各科、組、
部負責同事來年財政預算表格Link 。
(b) 6月中負責同事開會決議後, 呈交 來年預算 。
(c) 7 月下旬校長與會計秘書整理後一同審視;如有疑問,與負責同事商談需否補上資料或修改。
(d) 9月中前將預算初版Link 分發予各負責同事。
(e) 預算初版於 9月法團校董會通過。 ( 科、組的預算如有修定,校長立
即通負責同事。 )
2. 申報利益 新學年開始前,全體教師和校長須填寫「利益衝突申報書」Link 。 每學年校監及全體校董須填寫「校董利益申報書」 Link 。
3.向教師講解財務運用守則 在每年開學前和學年中間的教師會議上,校長或副校長重申財務運用守則 Link A Link B Link C。 ( 守則已記錄在《學校政策及工作程序守則》 )
4. 科組購買物品及服務經常性運作
(a) 科、組負責同事購買物品及服務, 須依據預算調控支出,以及進
行 報價或招標程序Link 。
(b) 科、組負責同事需跟進服務完成 或貨品收妥無誤,之後盡快把
單 據連同有關報價或招標表格一併交回校務處跟進。
(c)各 科 、組主任可隨時在 WebSAMS查閱預算狀況Link 。
(d)負責同事若需超出預算達 15% ,須預先提交《調整撥款申請表》Link 給校長批核。
(e)校務處定時簽發支票和在 WebSAMS系 統 記錄。某科 、組如 有 超 支 , WebSAMS 會發出指示,校長或會計秘書會跟進。
5. 法團校董會發揮監察角色 (a) 校長每月以電郵傳遞財務報告Link
予法團校董會司庫及全體成員審 閱,並接受查詢。
(b) 在每季 的“ EOEBG Expenditure Report ” Link ,詳列預算的修 改( 如有 ) ,並在該季度法團校董會 會議上報告和通過。
(c) 9月及 11月分別將已獲校董會通過 的《週年校務計劃》( Annual
School Plan )及《學 校報告》 ( School Report) 上載學校網頁 。 文件內有學校全年財政預算和報告。
(d) 學年完結後,學校所聘用會計師行派員來校核數。核數報告於法團校董會檢視和通過。
(e) 參與招標評審
6. 教育局核數組 教育局核數組: (a) 不定期來電查詢帳目問題,以
及到本校核數。 (b) 一年一次來信學校 有關帳目修
正事宜。
校長、會計秘書與有關同事回應和跟進,並在法團校董會會議上報告。
D. 財務管理恆常反思與改進
提高敏銳度 !!依靠 :
1. 恆常自我評估
2. 每年教育局財務監控講座
3.友校交流
D. 財務管理恆常反思與改進 (待續 )
1. 恆常檢視報價與訂貨品 / 服務
送貨 / 服務生效日期,與報價批核 日期,孰先孰後 ?
Ans. :負責教職員須在報價獲批後才 訂貨品 / 服務。
2. 小心收取捐贈
書商、校服商、供應商或合作伙伴於節日送給學校原子筆、朱古力或月餅,學校一律拒收,避免助長送禮風氣或甚至違法。 (凡捐贈或贊助均不得涉及利益衝突,
且須法團校董會通過和供查閱。 )
3. 不作風險投資 寧願選擇定期儲蓄。
4.申報及披露利益衝突
一年一次開學前的整體聲明及申報並不足夠;本校將聲明及申報的相關程序列在每次報價、招標及合約Link 條文中,以免同事遺漏。
5. 留意營銷商不當促銷 新聞:有營銷商在學校沒有訂購的情況下,把貨品送到學校。若學校不虞有詐接收或甚至簽收了,該營銷商之後便堅持學校付款,不肯取回貨品。
預防方法 :
(a)訂貨同事須盡量親自驗收貨品 (b) 校務處辦公時間以外盡量拒收貨品
(c) 使用特製收貨章Link ,聲明「貨未核驗,只是暫收」。
6. 避免使用信用卡購買物品或服務
如同事不欲為學校墊支款項,應要求供應商預先給予學校發票(Invoice) ,由學校以支票付款。
如不得已需要使用信用卡(例如海外或網上購物),需預先得到校長批准,及將相關支出的信用卡優惠盡量交還學校。
7.招標及報價程序(a) 金額限制 :
(i) 根據合約總值而非每月付款額 (ii) 包括家長所繳付的款項 ( 如遊學團費 )
(b) 就算續約,也需招標或報價 (c) 下列服務也須招標 /報價 :
影印機租賃、保安、寬頻上網、 教育課程和清潔等
8. 標書及財務文件的記錄 妥善保存近 8 年 (或更多 ) 的標書記錄 及財務文件,以備重點視學需要。
9. 節流,例如:減少開放日支出調控印刷開支Link
節約能源,減省冷氣開支Link
善用校友、家長資源
10. 「公司」要求學校付款支票的抬頭, 是人名,而不是公司名字。問題:
a) 該公司的職員可能中飽私囊。b) 該公司只在互聯網出現,可能沒有
作商業登記或甚至不存在。它們或會收錢後不送貨或送劣貨。
註:該公司亦可能是可靠自僱人士開設 :學校為了避免公司逃稅,須填寫
稅務局 I.R.56M《支付薪酬給僱員 以外人 士的 通知書》。
Thank you !