Управление электронными документами предприятия

Заглянем в обычный офис крупной компании…

Леночка, мне срочно нужен проект

коммерческого предложения для

«Главнефтегазбанка»

Кажется, им занимался Петров…

Да, но он сейчас в отпуске.

Поищу у него на компьютере…

В нашей системе документооборота этого файла нет,

ведь это пока только черновик…

Немного усилий

системного администрато

ра…

Две с половиной тысячи файлов!

Как тут разобраться?

В какую папку он мог его положить?

«Черновики»? «Проекты»? «Банк»?

«Novaja papka»?..

Только с названием

«Predlogenie» тут сотня

документов…

Срочно звоните Петрову!

Где-то в экзотических странах…

Я положил его на наш…

Говорите громче, плохо слышно!

НА НАШ ФАЙЛ-СЕРВЕР!!!

Алло, алло!

…телефон абонента

выключен или вне зоны

действия сети…

Но на файл-сервере документов еще

больше!

Попробовать контекстный поиск?

… но мы работаем с этим банком много лет, документов со словами

«Нефтегаз», «предложение» и

«услуга» все равно слишком много, а

деталей предложения я не знаю…

Наконец-то предложение нашлось… И даже не одно, а

целых три версии. Во всех разные варианты поставки.

Какое же правильное?

Уволить Петрова? Но он хороший сотрудник, просто

никто не предполагал, что это отложенное предложение вдруг срочно понадобится!

EDM (Enterprise Document Management) – управление электронными документами предприятия.

Деятельность, направленная на капитализацию аккумулированного в электронных документах корпоративного знания.

…хранятся на рабочих станциях исполнителей?

…многократно пересылаются почтой?

…существуют в разных редакциях непонятной актуальности?

…просто теряются?

Места неконтролируемого скопления документов:◦ Почтовые базы (вложения в письмах).◦ Локальные диски («Мои документы», «Рабочий стол» и т.д.)◦ Папки общего доступа на рабочих станциях.◦ Файловые серверы.

Вопросы без ответа:◦ Где последняя версия документа?◦ Кто ее готовил?◦ Какая версия получена от контрагента?◦ По какому шаблону сделан документ?◦ Кто последним занимался проектом XXX? Где об этом

проекте что-нибудь прочитать?

Электронный документооборот представляет собой регламентированный набор операций над определенными видами документов.

Любая реальная деятельность шире формальных регламентов.

Все, что идет «мимо» регламентов документооборота – в зоне риска.

Электронный архив представляет собой централизованное и упорядоченное хранилище электронных документов, оснащенное механизмами поиска.

Электронный архив – место, где заканчивается жизненный цикл документа.

Электронный архив не помогает работать с «живыми» документами.

Уменьшить издержки предприятия, связанные с управлением электронными документами:◦ Минимизировать время поиска документа.◦ Минимизировать время поиска сотрудника с нужной

компетенцией.◦ Оптимизировать групповую работу над документом.◦ Минимизировать количество двойной работы.

Уменьшить риски предприятия, связанные с управлением электронными документами:◦ Минимизировать риск утраты или фальсификации

документа.◦ Минимизировать риск утраты компетенции, связанной с

уходом сотрудника.

Централизованное и упорядоченное хранение электронных документов.

Привычный доступ к документам:◦ Через веб-интерфейс, в любом браузере.◦ Через веб-папки в Проводнике Windows.◦ Напрямую из продуктов Microsoft Office.◦ Через локальное меню документа в Проводнике Windows.

Возможность использования любых операционных систем для доступа к документам.

Возможность просмотра основных типов электронных документов непосредственно в веб-браузере, без установки офисных программ.

Преобразование форматов документовнапример Microsoft Word 2003 (.doc) -> Microsoft Word 2007 (.docx)

Поддержка наиболее распространенных форматов документовMicrosoft Office, Open Office, Adobe PDF, RTF, HTML и т.д.

Смысловая классификация вместо «дерева» папок◦ Неограниченное количество классификаторов в системе.

Например: Вид документа (договор, счет, письмо, акт, спецификация и т.д.) Проект Контрагент Регион … все, что угодно. Вам виднее, как устроен ваш бизнес!

◦ Метки (теги) документа. Используются для того, чтобы быстро пометить документ или группу, и могут быть преобразованы в элементы классификатора.

◦ Документ может быть классифицирован по любому количеству признаков, содержать любое количество меток.

Персонализация◦ Наряду с общими пользователь может создавать собственные

классификаторы и метки.◦ Пользователь может задать собственный порядок

классификации.

Поиск◦ По содержимому документа с поддержкой морфологии языка.◦ По названию, автору, меткам, классификаторам и прочим

метаданным.

Версии◦ Изменения в документе порождают не новый документ, а

новую версию документа.◦ Версии не теряются, они выстроены в порядке их появления.◦ Версии можно сравнить между собой и выявить отличия.

Обсуждение и согласование документов без переписки по почте.

Стикеры◦ «Цветная наклейка» на электронный документ.◦ Привычный инструмент для организации коллективной работы.

Сохраненные фильтры и объекты поиска◦ «Мои документы»◦ «Презентации по Докумене за текущий год»◦ «Все тендеры прошлого года»◦ Фильтры создаются как персональные. Но вы можете передать

свой фильтр другому сотруднику – у него появится копия.

Журнал операций. Все действия с документом заносятся в журнал

Управление доступом◦ Гибкая ролевая модель.◦ Возможность назначения доступа к каждому документу

системы.◦ Управление правилами доступа на основании

классификации документа и его меток.

Интеграция с существующей инфраструктурой◦ Microsoft Active Directory◦ Любой LDAP-совместимый сервер

Рабочие пространства◦ В рамках одной инсталляции можно создавать выделенные

изолированные сегменты – рабочие пространства.◦ Каждое рабочее пространство может иметь свой набор

классификаторов, может разделять общие классификаторы или иметь и те, и другие.

◦ Каждое рабочее пространство имеет свой круг пользователей, «невидимых» из других рабочих пространств.

◦ Документы можно изолировать в рамках рабочего пространства или делать доступными в рамках всей Докумены.

Рабочие пространства Докумены – идеальный инструмент для филиалов, выделенных подразделений и отдельных рабочих групп.

Распознавание текста в графических документах◦ Создание и загрузка документов в систему через

интерфейс сканера.◦ Анализ графических документов на предмет содержания в

них текстовой информации.◦ Индексация текстового содержимого в графических

документах.

Квоты и приоритеты◦ Управление квотами на дисковое пространство

отдельных рабочих областей.◦ Управление приоритетами на обработку документов в

очередях отдельных рабочих областей.

Публичные документы◦ К документу может быть предоставлен публичный

доступ на чтение на заданный срок или бессрочно.

Коннекторы к учетным системам◦ 1С: Бухгалтерия и 1С: Предприятие◦ Инфобухгалтер◦ SAP и иные ERP-решения

Интеграция с портальными решениями◦ 1С: Битрикс◦ Microsoft SharePoint Portal◦ Oracle Portal◦ IBM WebSphere Portal

Правила и оповещения Шаблоны и картотеки объектов

◦ Объекты типов «персона, организация».◦ Режим разделения документа на шаблон и объекты.◦ Ведение картотек объектов. Импорт объектов из

распространенных форматов и программ.◦ Генерация документа по шаблону и объектам.

Online документы Локализация

◦ Английский, французский, испанский, португальский языки

* Планируемая дата выпуска – 1 июля 2010

Семантический анализ◦ Автоклассификация◦ Нахождение связей и аналогов◦ «Антиплагиат»◦ Поиск первоисточников◦ Подборка документов по тематике и контексту

Распознавание текста в графических объектах◦ Индексация и поиск по текстовому содержимому в

отсканированных документах – реализовано в версии 1.5!

… Мы еще не закончили!

* Планируемая дата выпуска – 1 июля 2010

Ваш интеллектуальный капитал – под вашим контролем!

Московские лаборатории экономики и технологии знанийМосква, ул.Дербеневская, д.20, стр.12e-mail: org@ktelabs.ru+7 (495) 642 6319