آموزش اصول مميزي سيستم هاي مديريت براساس استاندارد

ISO 19011 :2002

Internal Audit

مرتبط با بند استاندارد (8-2-2) ISO9001

ISO14001 (4-5-4)

مدرس : محمد صالحي

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

ويرايش قبلي و جديد استانداردهاي راهنماي مميزي

•ISO 10011-1 خطوط راهنما براي بخش 1990 ويرايش مميزي

•ISO 10011-2 خطوط راهنما براي بخش 1991 ويرايش شاخص هاي احراز صالحيت براي مميزان

•ISO 10011-3 خطوط راهنما براي بخش 1991 ويرايش مديريت برنامه هاي مميزي

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

•ISO 19011 جايگزين استاندارد 2002 ويرايش سال ISO 10011-1,2,3

•ISO 19011 جايگزين استاندارد 2011 ويرايش سال ISO 19011-2002

تعاريف و اصطالحاتInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

(Auditمميزي )•(Audit Criteriaمعيارهاي مميزي )• (Audit Evidencesشواهد مميزي )•(Audit Findingيافته هاي مميزي )•(Audit Conclusionنتيجه مميزي )•(Audit Clientمشتري مميزي )•(Auditeeمميزي شونده )•

تعاريف و اصطالحاتInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

(Auditorمميز )•(Audit Teamتيم مميزي )• (Technical Exportكارشناس فني )•(Audit Programmeبرنامه مميزي )•(Audit Planطرح مميزي )•(Audit Scopeمحدوده مميزي )•(Competenceصالحيت )•

مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

فرايند سيستماتيك، مستقل و مستند براي يافتن شواهد مميزي و ارزيابي واقع بينانه آنها به منظور تعيين ميزان برآورده شدن

معيارهاي مميزي

معيارهاي مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

مجموعه اي از خط مشي ها و روش هاي اجرايي يا نيازمنديهايي كه به عنوان مرجع مورد استفاده قرار ميگيرد .

شواهد مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

سوابق و اظهارات گوياي واقعيتها يا ديگر اطالعات مربوط به معيارهاي مميزي و قابل اثبات .

يادآوري : شواهد مميزي ممكن است كمي باشند يا وصفي .

يافته هاي مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

نتايج ارزيابي شواهد مميزي به دست آمده در قياس با معيارهاي مميزي.

يادآوري : يافته هاي مميزي مي تواند تطابق و يا عدم تطابق با معيارهاي مميزي و فرصتهايي براي بهبود را نشان دهد.

نتيجه مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

خروجي يك مميزي كه توسط تيم مميزي با توجه به اهداف مميزي و كليه يافته هاي مميزي حاصل مي گردد.

مشتري مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

سازمان و يا فردي كه يك مميزي را درخواست مي نمايد .

يادآوري : متقاضي مميزي ممكن است مميزي شونده و يا سازمان ديگري كه قانونا و يا بواسطه يك قرارداد حق

درخواست مميزي را داراست باشد .

شونده مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

سازماني كه مورد مميزي قرار مي گيرد .

مميزInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

فرد واجد صالحيت براي اجراي مميزي

تيم مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

يك يا چند نفر مميز كه در صورت نياز با يك متخصص فني همراهي مي شوند .

: يك نفر از اعضاي تيم مميزي به عنوان سرمميز 1يادآوري تعيين مي گردد.

: تيم مميزي ميتواند مميزين در حال آموزش را نيز 2يادآوري شامل گردد.

متخصص فنيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

فردي كه دانش يا تجربه خاصي رابراي تيم مميزي فراهم مي كند .

: دانش با تجربه خاص در خصوص سازمان ، فرايند و 1يادآوري فعاليتي كه مميزي مي شود يا زبان و فرهنگ .

: متخصص فني به عنوان يك مميزي در تيم مميزي 2يادآوري عمل نمي كند .

)طرح ( برنامه مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

مجموعه اي از يك مميزي يا بيشتر كه در چهارچوب زماني خاص و در راستاي منظوري خاص طرح ريزي شده است .

يادآوري : يك برنامه مميزي تمام فعاليتهاي الزم براي طرح ريزي و سازماندهي و اجراي مميزيها را شامل مي گردد.

محدوده مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

حوزه و مرزهاي يك مميزييادآوري : محدوده مميزي عموما شامل تشريح موقعيت

فيريكي ، واحد سازماني ، فعاليتها و فرايندها و همچنين دوره زماني مي گردد.

صالحيتInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

صفات مشخص اثبات شده و قابليت اثبات شده كاربردي دانش و مهارت

داليل انجام مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

.حصول اطمينان از تحقق برنامه هاي تعيين شده در راستاي 1 دستيابي به اهداف و خط مشي سازمان

.حصول اطمينان نسبت به برآورده ساختن نيازمنديهاي 2استاندارد و معيارهاي مورد نظر

.بررسي امكان بهبود سيستم مديريت كيفيت3

انواع مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

مميزي داخلي ) شخص اول (1.

مميزي مشتري يا خارجي ) شخص دوم (2.

مميزي ثبت سيستم يا خارجي ) شخص سوم (3.

مميزي داخلي)شخص اول (Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

توسط افراد مميز خود سازمان انجام مي گيرد .1.

مي تواند مبنايي براي خود اظهاريه تطبيق يك سازمان 2.باشد.

مكانيزم كنترلي موثر براي مديريت است 3.

پايش مشكالت موجود اعم از بالقوه و بالفعل است4.

يافتن حوزه ها و فرصتهايي براي بهبود5.

مميزي خارجي )مشتري ( شخص دوم

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

مميزي شخص دوم توسط گروه هاي خارجي كه منافعي در سازمان دارند صورت مي گيرد. ) مانند ايران خودرو در قبال تامين كنندگان مجموعه ها و قطعات و يا مواد اوليه

مميزي شخص دوم مي تواند با يكي از مقاصد زير اتفاق بيافتد :ارزيابي و انتخاب تامين كننده•كمك به تامين كننده در راستاي بهبود عملكرد كيفي و كمي•

ايجاد تفاهم متقابل در مورد نيازمنديهاي كيفي.1.

( ثبت سيستممميزي خارجي ) شخص سوم

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

مميزي شخص سوم توسط سازمانهاي مميزي خارجي مستقل مانند آنهايي كه ثبت سيستم و صدور گواهينامه انطباق با الزامات استانداردهاي ايزو را انجام مي دهند برگزار مي

گردد. مميزي شخص سوم مي تواند با يكي از مقاصد زير اتفاق بيافتد :

تعيين مميزان انطباق سيستم با استاندارد مورد نظر•ثبت سيستم و دريافت گواهينامه•برآورد ساختن الزامات قانوني و مقرراتي•

اطمينان خاطر مشتريان عام1.

اصول مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

اصول مرتبط با مميزين:رفتار اخالقي )زير بناي عملكرد حرفه اي يك مميز ( ضرورتهاي •

اخالقي عبارتند از :حس اعتماد1.امانت داري2.راز داري3.بصيرت4.ارايه نتايج مميزي بصورت صادقانه و منصفانه كه منعكس كننده دقيق فعاليتهاي 5.

مميزي باشد توجه به اهميت وظيفه قضاوت كه به عهده مميز است6.اهميت به واژه اطمينان كه از طرف مميزي و ساير طرفهاي ذينفع داده مي 7.

شوداستقالل از فعاليت مورد مميزي كه بنياني است براي بي طرفي و نتيجه گيري 8.

عيني در مميزيبي نيازي از قدرشناسي9.

ممانعت از تضاد منافع10.

نگرشي مبتني بر شواهد11.

اطمينان به روش نمونه برداري مميزي12.

فرايند مديريت يك برنامه مميزي

سوابق و بازنگري

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

اهداف

حدود

مسئوليتها

منابع

روشها

اجرا

بهبود مداوم سيستم مديريت كيفيت

مديريت منابع.6

مسئوليت مديريت.5

اندازه گيري تحليل و.8 تحليل وبهبود

پديد آوري محصوالت.7

EXTERNAL

CUSTOMER

INTERNAL

CUSTOMER محصول

مديريت فرايند مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

: عنصر چهارم الزامات عمومي

مديريت يك برنامه مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

يك برنامه مميزي بايد بر اساس :اندازه سازمان•وماهيت سازمان •

پيچيدگي سازمان باشد•

براي دستيابي به يك مميزي اثربخش و كارا در چهارچوب زماني مشخص برنامه مميزي فعاليتهاي زير را نشان مي دهد :

طرح ريزيسازماندهيتامين منابع

نمودار صفحه بعد فرايند مديريت يك برنامه مميزي را نشان مي دهد.

مديريت برنامه مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

آغاز مميزي

برنامه ريزي مميزي

اهداف و حدودمسئوليتها

منابعروشها

اجراي برنامه مميزيهدايت مميزي

ارزيابي مميزينانتخاب تيم مميزينگهداري سوابق

پايش و بازنگري برنامه ريزي مميزيشناسايي اقدامات اصالحي و پيشگيرانه

شناسايي فرصت هاي بهبود

انجام اقدامات

بهبود برنامه ريزي مميزي

صالحيت و ارزيابي مميزين

فعاليتهاي مميزي

Plan

Do

Check

Act

اهداف برنامه مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

مميزي يك سيستم مديريت مي بايست داراي اهداف تعريف شده اي باشد كه در طرح ريزي و هدايت مميزي برنامه مميزي مد نظر قرار

گيرد .اين اهداف بر اساس موارد زير شكل مي گيرد :

الويت هاي مديريت•مقاصد تجاري•نيازمنديهاي سيستم مديريت•نيازمنديهاي قانوني و مقرارتي•نياز براي ارزيابي تامين كنندگان•نيازمنديهاي مشتري•نيازمنديهاي ساير ذينفعان•مخاطرات بالقوه سازمان•

فعاليتهاي مميزيInternal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

آغاز مميزي

بازنگري مستندات

آماده سازي مميزي

مميزي در محل

گزارش مميزي

خاتمه مميزي

پيگيري مميزي

تعيين اهداف، دامنه و معيار

فعاليتهاي مميزيتعيين سر مميز

آغاز مميزي

امكان سنجي قابليت اجرا

انتخاب تيم مميزي

برقراري تماس اوليه با مميزي شونده

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

نتايج مميزيهاي قبلي

فعاليتهاي مميزي

بررسي مستندات قبل از انجام مميزي كه

شامل :

بازنگري هر گونه عدم انطباقي مستندات

كه به مميزي اعالم شود

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

تخصيص مسئوليتها به تيم مميزي

فعاليتهاي مميزيطرح ريزي مميزي

آماده سازي مميزي

آماده سازي و تهيه مستندات

4و3كارگاه شماره تهيه چك ليست مميزي

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

ارتباطات حين مميزي

فعاليتهاي مميزيهدايت جلسه افتتاحيه

مميزي در

محل

جمع آوري و تصديق اطالعات

جمع آوري يافته هاي مميزي

آماده كردن نتايج مميزي

هدايت جلسه اختتاميه

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

تهيه و آماده سازي گزارش مميري كه توسط سر

مميزي انجام مي شود

فعاليتهاي مميزي

فعاليتهاي مرتبط با گزارش مميزي :

گزارش مميزي

تاييد ، تصويب و توزيع گزارش مميزي

گزارش مميزي مي بايست در مدت

تعيين شده ارائه گزارش مميزي مايملك گردد

مشتري مميزي است و اعضاي تيم و تمامي گيرندگان بايستي امانت دار

باشند

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

فعاليتهاي مميزي

مميزي هنگامي تكميل شده است كه تمامي فعاليتهاي تعريف شده در طرح مميزي اجراشده باشد و گزارش تصويب

شده مميزي توزيع شده باشد .اسناد باقي مانده از مميزي براساس توافق سرمميز و ساير

اعضا مي بايست نگهداري و يا منهدم شوند .

خاتمه مميزي

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

فعاليتهاي مميزي

نتيجه مميزي ممكن است نشانگر ضرورت اقدامات اصالحي و پيشگيرانه و يا بهبود باشد .

مميزي شونده مي بايست مشتري مميزي را از وضعيت اين اقدامات مطلع نمايد .

پيگيري مميزي

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

روانشناسي مميزي

ويژگيهايمميزان

آشنايي باسيستم مميزي

بررسي و تصديق شواهد ذهني

ارزيابي شواهد ذهني

استقالل از فعاليت مميزي

توانايي راهبري جلسات

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

روانشناسي مميزي )- ادامه (

خصوصياتمثبت

پويايي و جويندگي

توان كنترل بر فضاي مميزي

خوب شنيدن

شكيبايي

متانت ، نزاكت ، صميميت ، تواضع

حرفه اي بودن

صداقت و امانت

عالقمندي

حسن تدبير

وقت شناسي

Internal Auditor Training Course ( Based on ISO 19011 )BTI

روانشناسي مميزي )- ادامه (

خصوصياتمنفي

تند خويي و خشونت

نرمش بيش از حد

ساده لوحي

استبداد راي ، عدم انعطاف

زود قضاوت كردن

تملق گويي

عدم تشخيص اولويت ها

عجول بودن

بي نظمي

ناتواني در برقراري ارتباط