الرحيم الرحمن الله بسم

امحاء قابل اوراق امحاي مراحل

: هاي نسخه و اوراق هرگون�ه زائ�د اوراقو جزوه و نشریه و چاپ�ی مجلدات و اضاف�ی

مانندبا ک�ه راک�د اوراق و اس�ناد همچنی�ن و آنه�ااسناد س�ازمان تأس�یس قانون مفاد رعای�ت

این مقررات و ایران ملی. باشد نداشته ارزشنگهداري نامه، آئین

منظور ب�ه فضا اس�ناد س�ازي براي آزاد. امحاءارزشيابيميشود

1 ( عمومي- مجوز داراي اوراق امحاءواختصاصي(

2. مجوز- فاقد اوراق براي درخواستمجوز

شروع

موجود اسناد بررسيدربايگاني

دارد ؟مجوز بله

خير

درخواست مجوز

طبق امحاءمجوز

امحاء مجوز داراي اوراق فهرست : تنظيم :2تاريخ ايجادكننده- واحد دستگاه- 1نام نام

3: : : خيابان- شهر استان بايگاني نشاني5 : برگ- امحايي اوراق كل : 4جمع مترمربع- بايگاني مساحت

مجوز داراي امحايي اوراق مشخصاتمجوز- 10 برگ- 9شناسه برحسب اوراق- 7تاريخ-8تعداد -6عنوان

رديف

ويزيت 3001/67/2919200013891387 دفاترپزشكان

1

نامه 7/14/2/3634100013891379 2دفترارسال

3

4

5

6

7

آنها اص2ل ب2ا امحاي2ي اوراق فهرس2ت ، فهرس2ت تأيي2د از پ2ستنظيم ب2ا ومرات2ب ميشود بندي بس2ته مربوط اوراق و مطابق2ت

. گردد مي اعالم صورتجلسه فرم

شوراي طرف از آنها امحاي مجوز ً قبال ك2ه را اوراق2يفرم در را آنها فهرس2ت و تفكي2ك شده، ص2ادر مل2ي اس2ناد » تأييد» جه2ت و درج امحاء مجوز داراي اوراق فهرس2ت

. ميشود ارسال وزارتي دفتر رفع به ب2ه نس2بت باي2د م2ي فهرس2تها، تايي2د عدم ص2ورت در. شود اقدام نقايص

جداول رعايت ص2ورت در و بررس2ي دريافت2ي فهرس2تهايمجوزهاي با فهرس2تها عناوي2ن تطاب2ق و مص2وب زمان2ي

نامه صادره، شود .موافقت مي اعالم

امحايي اوراق صورتجلسه : تنظيم واحد- :2تاريخ دستگاه- 1نام نام

3: : : خيابان- شهر استان بايگاني نشاني6: نامه- موافقت : 5شماره برگ- امحايي اوراق كل :4جمع شده- آزاد مساحت

امحايي اوراق مشخصاتمجوز- 10 برگ- 9شناسه برحسب اوراق- 8تاريخ-9تعداد رديف-7عنوان�

1ازتا

2

3

4

5

. دارد مطابقت اوراق اصل با فوق فهرست

كننده تاييد مقامات

» امحايي » اوراق صورتجلسه فرم تكميل راهنماي مجوزهاي طبق ك2ه امحاي2ي اوراق مشخص2ات درج جه2ت فرم اي2ن

تكميل اس2ت، شده شناخت2ه امحاي2ي مل2ي اس2ناد شوراي مص2وبملي كتابخان2ه و اس2ناد س2ازمان ب2ه آ2ن از نس2خه ي2ك و شود م2ي

. گردد مي ايران ذكر از پ�س كننده تائي�د مقامات فرم انتهاي�ي قس�مت در

. نمايند مي امضاء را مربوطه محل خانوادگي، نام و نام بايگاني؛ مسئول اسناد؛ واحد مسئول اداري؛ امور مسئول مقام مالي؛ امور مسئول مقام حراست؛ نماينده وي؛ معاون يا وزارتخانه در وزارتي دفتر مديركل

: آخر مرحله در

صورتجلسه ارس2ال از پ2س ك2ه اس2ناد س2ازمان موافقتنام2ه براس2اسداده تشخيص بالمان2ع اوراق امحاء و ميگردد اعالم اي نام2ه ط2يقبوض و شده اعالم حساب شماره ب2ه واريزي في2ش باي2د ، ميشود

. شود ارسال وزارتي دفتر به امحايي اوراق توزين

راكد امحااوراق درخواستمجوز: تاريخ: :2شماره ايجادكننده- واحد دستگاه- 1نام نام

:4واحدشمارش-5 :3تعداد- : تا- از تاريخ

موضوع- :6

7:) ( تاراكدشدن- ايجاد از موضوع شرح

8: امحا- داليل

9: موضوع- با مرتبط قبلي مجوزهاي شناسه

10 : از- پس درآينده پيشنهادي نگهداري مدت

كننده تاييد مقامات وامضا اسامي

راكد اوراق امحاء درخواستمجوز تكميل راهنماي تكميل نحوه مي درج فرم تنظيم شماره و تاريخ فرم، باالي چپ سمت گوشه در

گردد. شماره رديفهاي نموده 2و 1در مجوز درخواست كه دستگاهي نامه

. شود مي نوشته اوراق كننده ايجاد واحد نام و است رديف هاي 3در واژه مقابل در سال، حسب بر راكد اوراق ايجاد تاريخ

. ) ( ) شود) مي ذكر تا و از ،پرونده حسب بر آنها شمارش واحد و عدد حسب بر اوراق كل تعداد

رديفهاي .... در و عكس نقشه، دفتر، فرم، .5و 4زونكن، شود مي نوشته رديف .6در گردد مي ذكر بودن جامعه و اختصار رعايت با اوراق موضوع رديف دهد 7در نشان كه گردد مي ذكر اوراق خصوصيات از كاملي شرح

گيرد، مي بر در را موضوعاتي و مطالب چه چيست، اوراق ايجاد دليلشدن مختومه يا اقدامات پاياني مراحل و كدامند شده انجام اقدامات

. شود تبيين ها پرونده رديف توضيحات 8در از كه طوري به گردد مي ذكر اوراق امحاء داليل

به اوراق استنادي و اداري حقوقي، ارزش گونه هر فقدان ، شده ارائه. شود استنباط صراحت

ردي2ف در باش2د اوراق موضوع ب2ا مرتب2ط ك2ه قبل2ي مجوزهاي مي 9شناس2ه ذك2رشود.

رديف رديف 10در در باشد اوراق است نظر در كه زماني .9مدت شود مي ذكر رديف دستگاه 10در در اقدام آخرين از پس اوراق اس2ت نظر در ك2ه زماني مدت

. گردد مي پيشنهاد شوند امحاء آن از بعد و نگهداري راكد اوراق امحاء با موافقت و مطالعه پساز زير مقاماتمشروحه

، سازماني پس�ت و خانوادگ�ي نام و نام ذك�ر ب�ا ، فرم در مندرج. نمايند مي امضاء را مربوطه قسمت

ها وزارتخانه در وزارتي دفتر مديركل معاون يا كل مدير فعاليت وزارت2ي دفت2ر نظ2ر زي2ر اس2ناد واح2د ك2ه ص2ورتي در وزي2ر معاوني2ن از يك2ي

. باشد نداشته آنها معاونين از يكي يا دولتي مؤسسات و شركتها ، سازمانها در مسئول مقام دستگاه حقوقي امور مسئول مقام دستگاه اداري امور مسئول مقام دستگاه مالي امور مسئول مقام اوراق كننده ايجاد واحد مافوق مقام دستگاه اسناد مسئول

سازمان پيشنهادهاي ب�ه مربوط فرم انتهاي�ي قس�مت. باشد مي ايران ملي كتابخانه و اسناد

نام و نام ذكر از پ2س شورا دبي2ر و راب2ط كارشناس قس2مت دراي2نمحل امحاي2ي اوراق خص2وص در خود نظ2ر اظهار و خانوادگ2ي

. نمايند مي امضاء را مربوطه گردد مي درج مربوطه ردي2ف در ملي اس2ناد شوراي رأي ، انتها در

. شود مي ثبت مجوز شناسه انضمام به جلسه شماره سپس و

» « اسناد انتقال صورتجلسه فرم تکمیل راهنمای ( 86/ارز/16/3فرم) میلیمتر به منظور انتقال اسناد وپرونده های داراي ارزش هاي تحقيقاتي توسط دستگاه 210×297 این فرم درابعاد

ذیربط . تکمیل ویک نسخه ازآن به معاونت اسناد ملی سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران ارسال می گردد نحوه تکمیل نام د ستگاه انتقال دهنده ونام واحدی که اسناد مورد نظر در آنجا ایجاد گردیده نوشته می شود .2و1 ▪ درردیفهای نام واحدی که اسناد وپرونده ها را به سازمان اسناد و کتابخا نه ملی ایران منتقل می نماید ذکر 3 ▪ درردیف

. می گردد درج می شود . 4 ▪ نشانی با یگا نی دستگاه بنا بر تقسیم بندیها ی تعیین شده درردیف روش بایگانی اسناد انتقالی با انتخاب یکی از گزینه های الفبائی ، موضوعی ، شماره ای ، جغرافیا یی ، 5 ▪ درردیف تاریخی ، موضوعی شماره ای ویا موارد دیگر نوشته می شود ذکر می گردد .6. ▪ مسا حت آزاد شده با یگانی بر حسب متر مربع درردیف نوع اسناد که شامل : مکا تبات، پرونده، فرم، مهر، نوار، فیلم، عکس، کلیشه، نسخ خطی، 7 ▪ درردیف

CD فالپی و یا سایر حاملهای اطالعاتی می با شد نو شته می شود سطح دستر سی به اسناد با درج عالمت )×( در هریک از مربع های مر بوطه مشخص می شود .8 ▪ درردیف درج می گردد .9 ▪ چنا نچه اسناد محدودیت دستر سی داشته با شند بايد مدت آن بر حسب سال درردیف : قسمت مشخصات اسناد انتقالی به شرح زیر تکمیل می گردد شروع وبطور مسلسل ادامه می یابد .1 شماره ترتیب از 10 ▪ در ستون موضوع هریک از اسناد وپرونده های انتقالی نوشته می شود .11 ▪ در ستون شماره سند ویا پرونده ذکر می گردد .12 ▪ در ستون تاریخ اولین وآ خرین برگ سند یا پرونده برحسب سال در ستونهای )از( و )تا( نوشته می شود . 13 ▪ در ستون

واحد شمارش اسناد ویا پرونده ها قید می گردد . 15 تعداد ودر ستون 14 ▪ در ستون شماره کارتن ویژه که اسناد در آن قرار می گیرد نوشته می شود .16 ▪ در ستون شناسه مجوز انتقال که قبال از طرف سازمان به دستگاه اعالم شده است قید می گردد .17 ▪ درستون جمع کل اسناد انتقالی برحسب كارتن ويژه ذکر می گردد .18 ▪ درردیف . ٭ درانتهامقامات تا ئید کننده زير پس از ذکر نام ونام خانوادگی و پست سازمانی ،محل مربوطه را امضا می نما یند

مسوول واحد مربوطه - كارشناس اسناد دستگاه - . ٭ در مواردی که کارشناس سازمان حضور دارد امضای کارشناس نیز ضروری می با شد

پايان