مستشفى شهداء األقصى

قسم األرشيف الطبي2012-2013

الفلسطينية الوطنية السلطةالفلسطينية الصحة وزارة

األرشيف الطبي مقبولة :- • قانونية بطريقة أنشأت سجالت األرشيف

إلدارة المؤسسة إدارة عن ناتجة بالقانون بها ومعترفالمواد أو المكتب داخل الجارية األوراق تضم أهدافها

رعايتها وتتولى اشأتها التي المخزنة األرشيفيةه وتكون الدائمة وأصيلة ذوملكيتها نزيهة السجالت ه

طبيعية بطريقة وحجمها عددها وتزداد وتكبر تنموه قيم :- ذفتحفظ لعدة والملفات الوثائق ه

إدارية • قيمةقانونية • قيمةمعلوماتية • قيمة

األرشيف

الطبي

ثالثة :-• بمراحل تمر والوثائق فالسجالتجارية : - أو نشيطة األولى Activeالمرحلةنشيطة : - شبه الثانية Semi-activeالمرحلةراكدة : ) ( - نشيطة غير الثالثة Inactiveالمرحلة

) يعتبر الملف الطبي ا يعنى الملف الطبي ذماللمريض الوثيقة األهم في حياة المستشفى

باإلضافة إلى األهمية الطبية التي يتضمنها األرشيويعتبر الوثيقة القانونية بامتياز (

ف الطبي

االعتماد على الملف الطبي كمرجع في :

خالل • من واألطباء الطب كليات طالب تعليموكيفية المختلفة المرضية الحاالت على االطالع

عالجها .التدقيق • ألغراض الالزمة المعلومات تأمين

النوعية الجودة ولتأمين المستشفى في الداخلي.العلمية • لألبحاث الالزمة المعلومات تأمين

والطبية .األمراض • أنواع عن إحصائية معلومات تأمين

وغيرها . المنتشرة

األرشيف

الطبي

أهداف قسم األرشيف الطبي ومرضى • االستشفاء لمرضى السابقة الطبية الملفات تامين

الطلب . عند مباشرة الخارجية العياداتوالوقت • بالشكل للتأكيد الطبية الملفات على التدقيق

ه في بها المعمول اآلليات وبحسب االطار .ذالمطلوبين االطبي .• بالملف الخاصة العمل باليات االلتزام مدى مراقبةامن .• مكان في الطبية بالملفات االحتفاظالمهنية ) – • السرية العمل لتنظيم المناسبة اآلليات وضع

الملفات – على التدقيق الطبي الملف محتوياتو .....( المستشفيات ذالطبية تصنيف معايير بحسب لك

الجودة . ومتطلباتالطبية .• بالسجالت المهتمين الطالب تدريببالمعلومات .• الباحثين وإمداد باألمراض الخاصة البيانات توفير

األرشيف

الطبي

تتلخص المسئوليات بالتالي :

الطبية • الملفات في المعلومات وتحليل مراقبةبحسب الجودة مؤشرات النجاز والقديمة الحديثة

بها . المعمول العمل آلياتالتقارير • وإعداد اكتمالها لناحية الملفات مراقبة

إلى ) ...( وإرسالها ونوعيته الخلل أماكن تحديد الالزمةالمعنيين . الدوائر ورؤساء االدارت

الشروط • بحسب الطبية بالملفات االحتفاظامن . مكان في العلمية والمتطلبات

العلمية • بالطريقة الطبية الملفات استرجاع تأمينوالسريعة . األرشيالصحيحة

ف الطبي

المخولين • لألشخاص الطبي الملف إلى الوصول تأمينفقط . عليه لالطالع

مهما • الواحد للمريض واحد طبي ملف وجود من التأكدللمستشفى . دخوله تعدد

بملف • الطبية والتقارير العيادات ملفات توحيداالستشفاء .

بالقسم .• الخاصة الجودة مؤشرات تحضيرالوفيات .• إشعارات عملحوادث ) • مثل الرسمية لألوراق األصل طبق صورة عمل

طبية – – ....( ملفات طبية تقارير قضائيةالكترونيا .• حفظها بعد القضائية الحوادث دفاتر أرشفةمخصصاتهم • الستالم الكلية لمرضى الملفات وصول تامين

األدوية . مناألرشيف

الطبي

متى انشأ األرشيف الطبي بالمستشفى

من • الطبي األرشيف في ذأنشأ العمل بدايةالعام في الطبية 2001المستشفى والملفات

العمل ويتم اآلن لغاية موجودة تزال ال الورقيةالمرضية الملفات تجميع مشروع على حاليا

هنا واخص سكناه منطقة حسب كال للمرضىبمستشفى لتتجمع الوسطى المنطقة مرضى

مراجعة المريض ليستطيع األقصى شهداءالملف تعداد وعدم بمنطقته الخاصة المستشفى

الخاصة الملفات وترحيل مناطق بعدة الطبياألخرى . بمناطق

األرشيف

الطبي

خدمات قدمها األرشيف

حتى ذمن• بالمستشفى الطبي األرشيف نشأتعام مسئولية 2012أواخر تحت كانت فقد

تخريج عاتقه على فكان الخروج مكتب األرشيفالت األقسام .ذجميع من اكر

أو • الشهرية كانت سواء اإلحصائيات وعملللجهات لتقديمها اإلحصائية والتقارير السنوية

المعنية .التي • المرأة لصحة الدورية التقارير وتقديم

األقصى بمستشفى بالوالدات تختصوغيرها ......

األرشيف

الطبي

كيفية الحصول على نسخة عن الملف الطبي

ملفه • من نسخة على الحصول للمريض يحقو المستنيرة ذالطبي الموافقة قانون بحسب لك

الطبيب وموافقة المريض طلب على بناءنمو خالل من المختصة والجهات ج ذالمعالج

في الموجود الطبي ملفه على المريض اطالعالمستشفى . أقسام مختلف

األرشيف

الطبي

بعض أعمال األرشيف الطبي خالل 2012العام

عدد • استخراج مسبق 26697تم حجز لهم المحجوز للمرضى ملفالخارجية . للعيادات

استخراج • الخارجية .3000تم للعيادات استثناءات ملفحوالي • أرشفة المخصص .ذت12600تم بالمكان لها الالزم عمل بعد كرةالداخلية .1200استخراج • لألقسام ملفحوالي • وأرشفة للوالدة .ذت 7740استقبال يافا مستشفى من والدة كرةوأرشفة • كتابة قضائية .4150تم حوادث تقريربعد • التحاليل وأرشفة استقبال مثل اليومية األعمال بعض إلى باإلضافة

مثل الخدمات بعض تقديم وأيضا المعنية لألقسام عنها صورة توزيعالحوادث مثل بالمستشفى الخاصة لألوراق األصل طبق صورة ختم

وغيرها ......... القضائيةاألرشيف

الطبي

بعض االحتياجات الخاصة باألرشيف

الحاليين • الموظفين عدد حيث لموظفين الماسة فقط 2الحاجةاألعمال+ جميع تأدية يستطيعون ال وهم فقط القسم رئيس

موظفين بعض وبمساعدة شديدة بصعوبة إال وجه أكمل علىمؤقت ) (. عقد البطاالت

أسوار • خارج مستأجر األرشيف فان للجميع معلوم هو كماالطبية الملفات لتخزين كأرشيف مؤهل ليس وهو المستشفى

على سلبا تأثر التي الرطوبة حيث من تأهيل إلى يحتاج حيثعلى يحافظ زجاجي باب يوجد ال وأيضا للملف الزمني العمر

........... وغيرها األتربة من المكانال • المكان ضيق من ذواالهم منه نعانى فانه ذى وللعلم سنوات

ضيق يسبب مما الملفات بحجم طبيعية سنوية زيادة يوجدملموس .

األرشيف

الطبي

الكريم للمواطن ونصائح إرشادات

يتوجب • فانه العالج لتلقى للمستشفى حضورك عند المواطن آخىالمفعول + . ساري الصحي تأمينك شخصيتك يثبت ما اصطحاب عليك

الخارجية • بالعيادات طبيبك مراجعة قبل عليك يجب المواطن آخىاخ مع تحتاجها التي بالعيادة حجزك من والحضور ذالتأكد الموعد

. فقط المحدد بالوقتالمستشفى • أسوار داخل رسمية معاملة اى طلبك عند المواطن آخى

أقاربه احد أو الخدمة يطلب من هو المعاملة صاحب يكون أن يجبصلته . يثبت ما اصطحاب مع األولى الدرجة من

من • المستخرجة الرسمية األوراق على حافظ المواطن آخىبحوزتك . التي غير أصلية ورقة استخراج يمكن ال ألنه المستشفى

األصل • طبق صورة لعمل الطبي لألرشيف حضورك عند المواطن آخىالمعاملة صاحب على يتوجب فانه المستشفى من رسمية معاملة الى

يثبت . ما اصطحاب مع عنك ينوب احد وال األرشيفقطف

الطبي

بيدك • ملفك يسلمك أن لألرشيف يمكن ال المواطن آخىباألرشيف ذل الموظفين من بالطلب نفسك تحرج ال لك

ليوصله المستشفى أسوار داخل يعمل لموظف فقط يسلملطبيبك.

بأعناقنا .• أمانة ملفك بان ثقة على كن المواطن آخىفإننا • استفسار اى طلب من تخجل ال المواطن آخى

بخدمتك .مسئول • له فان الموظف مع للعنف تلجأ ال المواطن آخى

للعنف . اللجوء دون قانونيا يحاسبه أن يمكنوأخيرا آخى المواطن اعلم أننا وجدنا بالوزارة فقط من اجل

خدمتك بالمقابل أعطنا المجال رئيس قسم األرشيف الطبي صالح مبروك

األرشيف

الطبي

ما يجب معرفته في المقابلة عن تنظيم   وإدارة الملفات واألرشيف في المؤسسة

يبحثون • والخبرات بالشهادات والمؤهلون الجامعيون الخريجون . مقابلة إلجراء مستعدون أنهم وبما مؤهالتهم تناسب وظيفة عنمتوفرة تكون أن يجب التي الوثائق هي فما ما، وظيفة أجل من

. لديهم وموجودة وجاهزةجميع • يحوي به خاصا ملفا معه ويحمل يجهز أن الخريج على

التي الدورات أو الخبرات أو العلمية سواء األصلية الشهاداتوشهادة شخصية وصورا عنها، مصدقة نسخا ثم عليها، حصلومعلومات وشهادات السفر وجواز الشخصية والهوية الميالد

. المقابلة في منها االستفادة يمكن انه يرى أخرىوالقانونية " • الرسمية الوثائق يضم بأنه يعرف الملف هذا

حسب مرتبة وتكون صاحبها عن تعرف والتي بها المعترف." والتاريخ األصول

ويحفظ • التنظيم يحب منظم شخص الخريج أن ذلك، معنىالطلب حين ويوفرها المعلومات ويجمع الرسمية الوثائق . وعيه على صورة يعطي كما وهناك هنا عنها البحث دونمهامه ألداء والواجبات الحقوق حفظ في الوثائق ألهمية

الجامعات. أن في الوعي لديه أن كما ووظائفهألداء بملفات وتجمعها وثائق تنتج والشركات والمؤسسات

. اليومية ووظائفها عملهاأو • الخريج قبل من سواء والملفات الوثائق تنظيم إن

لتحقيق المطلوبة ومعلوماتهم وملفاتهم لوثائقهم الشركةأدائهم على ناجحة داللة وهي خاصا، تنظيما يتطلب أهدافهم

. فهذه وقت أسرع في المناسب القرار التخاذ واستعدادهميوجد فال لصاحبها، حق ومتميزة وفريدة بهم خاصة الوثائقنشاطهم نتيجة إال آخر مكان في لها مشابهه أخرى نسخة

وعملهم.

ومعترف:  " • مقبولة قانونية بطريقة انشات سجالت فاألرشيفتضم أهدافها، إلدارة المؤسسة إدارة عن ناتجة بالقانون، بها

التي المخزنة األرشيفية المواد أو المكتب، داخل الجارية األوراقالسجالت هذه وتكون الدائمة، وملكيتها رعايتها وتتولى انشاتها،

  طبيعية بطريقة وحجمها عددها وتزداد وتكبر تنمو وأصيلة، نزيهة: قيم". لعدة والملفات الوثائق هذه فتحفظ

مالية- • قيمة قانونية، قيمة إدارية، قيمة•) والتاريخي- ) العلمي بالبحث واهتمام ذاتية سيرة معلوماتية قيمة•: ثالث بمراحل تمر والوثائق فالسجالت•    : نشيطة األولى جارية Activeالمرحلة وثيقة      Currentأو أو

Document• : : نشيطة شبه أو نصف الثانية سجالت Semi-activeالمرحلة أو

Records• : : نشيطة غير الثالثة أرشيف Inactiveالمرحلة Archivesأو

أن • يجب والملفات الوثائق كل ليس انه ذلك معنى . هذه لتقييم خاص نظام إتباع من بد فال األبد الى تحفظ

قانون حسب معينة زمنية مدة كل والوثائق الملفاتالوطني األرشيف مركز أو الشركة قبل من خاص

للدولة.الهامة • غير الوثائق تدمير يمكن األولى المرحلة ففي

. الثانية المرحلة وفي ووظائفها عملها إنجاز تم وقدفي إليها الرجوع منا يتطلب والتي الهامة الوثائق نحفظغير وأصبح هو ما بتدمير أيضا نقوم حيث متباينة، أوقات

ومحاضر بيانات في توثيقها وتم مهامه إنجاز وتم هاما . الوثائق نبقي الثالثة المرحلة في بينما أخرى اجتماعات

اعتمادا الحفظ والدائمة األبدية األهمية ذات والملفات. والمعلوماتية والقانونية والمالية اإلدارية قيمها على

السجالت • وتنظيم إدارة برنامجوالوثائق • السجالت تحكم في منظمة إدارة

طريقة إنها المؤسسة، عمل إلدارة والمعلوماتباستعمال المؤسسة إلدارة وعملية منطقية

على بناء للحفظ إبقائها أو إتالفها أو السجالت. والمعلوماتية والقانونية والمالية اإلدارية قيمتها

السجالت • إدارة برنامج نظام تطبيق يجب إذنالبرنامج هذا أن حيث ومؤسسة، فرد كل على

: نظام منها بالوثائق للتحكم فعالة عناصر يشملالتقييم، نظام والتصنيف، الترتيب نظام السجل،

الحفظ جدول نظام السجالت، مسح نظامالصحي والمكان الوصف، نظام والبقاء،

المناسب.

أعلى • مع التعامل هو البرنامج هذا وتطبيق إنشاء في المطلوب األساسي فالشرطوحاجة بأهمية واقتناعهم بإقناعهم المؤسسة في والمسئولين المديرين مع مستوى

إنجاح في ويساعدون ويسارعون يدعمون الذي هم المدراء الن البرنامج، لهذا المؤسسة . مقتنع غير المدراء احد كان فإذا البرنامج هذا تطبيق في الموظفين يلزمون كما البرنامج،

إدراة برنامج وجود لعدم السجالت تنظيم في والمساوئ الضعف نقاط له تبين أن فعليك-: يلي ما أهمية من متأكدين غير اإلداري الهرم قمة في وخاصة المدراء الن السجالت،

الملفات،- • زيادة من يمنع•) ( -، الملفات داخل تكرارها الوثائق من إضافية نسخ وجود من يمنعيكن- • ولم مستعملة غير دامت ما وقت أسرع في الضرورية غير الملفات إتالف أو تدمير

المعلومات، في فائدة لهابسرعة،- • واستخدامها بسرعة المعلومات استرجاع•. وأمنها- المعلومات سرية•: منها مشاكل الى يؤدي سوف البرنامج هذا تطبيق عدم وأنوالملفات،- • الوثائق حفظ في المخصصة والمعدات واألجهزة المكان استخدام سوءبالملفات،- • المكان المتالء المساحة في ضيقالمختلفة،- • األقسام كل في السجالت من نسخ حفظ تكرارالمعلومات،- • أو السجالت طلب أو إيجاد في دائم تأخيرمناطق- • في تكرارا حفظها بسبب والسجالت الملفات حجم في ضرورية غير زيادة

مختلفة،العمل،- • في وفعاليتهم كفاءتهم لعدم الموظفين معنويات في ضعفالمؤسسة،- • قرار اتخاذ في الالزمة للمعلومات جزئي أو كلي ضياعالملفات،- • وحفظ األجهزة شراء في واالستمرار والطاقة والمال للوقت ضياع•. الموظفين- ومكاتب جوارير في والسجالت الملفات وتشتت ضياع

التقييم•وملفاتها" • سجالتها اتجاه المؤسسة سياسة تطبيق

والملفات السجالت هذه محتوى وجوهر ألسس وفقاالتقييم عملية وإجراءات طرق تحدد بدورها والتي

." الدمار أو للحفظ بعضها واختيارمعينة • زمنية فترة كل والملفات الوثائق هذه فنقيم

أو 5سواء قيمة 7سنوات ليس ما فندمر سنوات، . من تبقى فما معلوماتية أو وقانونية ومالية إدارية

بعد يقيم أو 10الوثائق ال 15سنوات ما فندمر سنة، . أرشيف لدينا يصبح وأخيرا منها األهم ويبقى يلزم

عملها وأداء أهدافها لتحقيق المؤسسة يهم معلوماتيووظائفها.

• 

االلكترونية • األرشفة•: يلي ما التقنية هذه فوائد منعلى. 1• بالحفاظ المؤسسة أهداف لتحقيق العاملين ومساعدة العمل إنجاز

سجالتها.•2. ملف. حركة كل موقع يعرف حيث بدقة الملفات وجود عن يكشف•3. التعلم. وسهل بالعمل مرونة•4. والمعلومات. السجالت إلى الوصول سرعةنظام. 5• استخدام ومن الملفات إعداد تكاليف من ويقلل التخزين، سرعة

. اليدوي التسجيل•6. األخطاء. يصحح كما والحذف، واإلضافة التحديث سهل• الكمبيوتر • في تخزن أن يجب التي المعلومات•1. الملف- عنوان•2. الملف- ورمز رقم•3. الملف- وإغالق فتح تاريخ•4. الملف. موقع•5. الملف- عن وصف أو بسيط موجز

•: للتصنيف العالمية األنظمة•1 : تبدأ- التي الموضوع حسب الوثائق ترتب هجائية طريقة

وهكذا، ث ت، ب، أ، بالحرف•2 : الرقمية- األعداد حسب الوثائق ترتيب رقمية ، 2، 1طريقة

وهكذا، 3 ،•3   : رقمية- هجائية طريقة حسب الوثائق ترتب مزدوجة طريقة

أ 1أ أ  2، وهكذا، 3، ،•4 : الملفات- تكوين تاريخ حسب الوثائق ترتب زمنية طريقة

التاريخي، أو الزمني•5 : وموقعها- البلدان حسب الوثائق ترتب جغرافية طريقة

أو رقميا، أو هجائيا، إما الترتيب ذلك ويكون قاريا، الجغرافيهجائي، رقمي

•6 : معينة،- موضوعات حسب الوثائق ترتب الموضوع طريقة. هجائي رقمي أو رقميا، أو هجائيا، إما الترتيب ويكون

الوثائق • وتدمر وتتلف تفسد التي العوامل• : األمان،- الموقعالصحية،- • الخارجية البيئة عواملالبيولوجية،- • العواملوالغبار،- • األرضية، والهزات والفيضانات الحرائق•. : السياسية- والجرائم الموظفين، الباحثين، البشرية العوامل• . فهو للوثائق بالنسبة ووعيه وفهمه اإلنسان فعل على أركز وهنا

المؤسسة عمل عن ويفشيها وسريتها المعلومات حرمة ينتهك الذيومعلوماتيا وسياسيا وماليا اقتصاديا بها واألذى الضرر ويلحقأو الدول بين سياسية أزمات في يسبب مما أخرى وأشكال

مالية خسائر عنها ينتج وعقود مناقصات فتفقد التجارية المؤسساتمن الدوالرات ماليين تفقد التي العلمية المؤسسات أو وانهيارها،يؤثر سياسيين أشخاص عن معلومات تسريب أو معين، مشروع . جرائم يحدث اإلنسان أن أي وحياتهم أعمالهم مجال في عليهم

. ومعلوماتية واقتصادية سياسيةللفائدة منقول