Управление офисной печатной инфраструктурой:...

Сергей Леонидович КрукЗаместитель директора «Марко-Плюс»

Управление офисной печатной инфраструктурой: перспективные предложения, опыт внедрения

Сопровождение процессов Инвойсы, заявления, формы, отчеты

Поддержка продукции Обучающие материалы,

руководства, инструкции

• 7,5 млрд. документов производится каждый год

• 82% организаций отмечают, что печатные документы критичны для успешного ведения их бизнеса

• 70% руководителей утверждают, что задержка приведения документов в соответствие с требованиями бизнеса делают компании менее подвижными

• В среднем 45% времени руководителей уходит на работу с документами

Какова роль бумажных документов?

Бумага Электронныеобразы

Управлениеконтентом

Документы как продукция Информационные буклеты,

страховые полисы, брошюры

Сколько стоят документы?

«Для большинства организаций себестоимость документов составляет от 5% до 15% оборота» (Gartner)

При этом «…от 16% до 25% приходится на производство документов в офисе» (CAP Ventures)

«Большинство компаний могут сократить свои расходы на печать на 10-30%» (Gartner)

«2/3 интервьюированных организаций не смогли оценить, сколько они тратят на документы» (IDC)

«В среднем каждые 5 сотрудников компаний используют 2 печатных устройства с утилизацией < 2%» (Xerox)

Можно ли эффективно управлять тем, что нельзя измерить?

Стратегия Фокус на основном бизнесе

Доступ к передовым технологиям

Ускорение бизнесаза счет ре-инжиниринга процессов

Разделение рисков

Высвобождение ресурсов под решениеприоритетных задач

Почему аутсорсинг?

Сокращение затрати управление операционными расходами

Консолидация средствдля капитальных инвестиций

Высвобождение наличности (cash)

Отсутствие собственных ресурсов с необходимой квалификацией

Прозрачность и управляемость бизнес-процессов

Тактика

Причин, по

которым компании выбирают аутсорсин

г

Мы поддерживаем печатную среду любой сложности

Центры печатиРаспределенная филиальная сеть

Мы создаем отлаженную инфраструктуру

Комплексное обслуживание

Расходные материалы

Центр поддержки пользователей

Безопасность и контроль

Разработка стратегии оптимизации

Управление изменениями

Центральные офисы

Планирование и логистика

Защита окружающей среды

Удаленные работники

Мы используем консалтинговый подход для решения задач клиента

Наше предложение

1. Услуги по поддержке парка офисного печатного

оборудования

2. Услуги по управлению офисной печатной инфраструктурой

3. Создание сервисов централизованной печати

Портфель Услуги по управлению офисной печатной инфраструктурой

Оптимизация парка оборудования

• Рационализация парка• Избавление от затратных единиц• Консолидация устройств• Переход на новые технологии• Избавление от резерва устройств

Расходные материалы• Дополнительные скидки от

поставщиков• Снижение нецелевого использования• Своевременное планирование• Управление складами

Инфраструктура поддержки• Модернизация процессов

техобслуживания• Повышение утилизации оборудования• Единый центр поддержки

пользователей• Сокращение количества обращений в

службу поддержки

Возможности для сокращения издержек

Производительность труда• Проактивный мониторинг устройств• Унификация • Повышение уровня удовлетворенности

внутренних заказчиков• Непрерывность ведения бизнеса

Прочие возможности• Отсутствие начальных инвестиций• Снижение отходов (технология follow-me)• Избавление от административных,

непредвиденных и косвенных затрат• Прозрачность и прогнозируемость

расходов• Мультивендорная поддержка• Управленческая отчетность

Об

ору

до

вани

еУ

слуг

и

Расходные материалы

Принтеры

HelpDesk

Ремонты

Запчасти

Копиры

Факсы

IT персонал

Баз

овы

й ур

овен

ь за

трат

Об

ору

до

вани

еКопиры

Принтеры

ФаксыНов

ый

уров

ень

затр

ат

5-10% экономии

Услуги EPS (Поддержка парка

печатного оборудования)

XEROX

Около 30% экономии

Цел

евой

уро

вень

зат

рат Услуги EPS

(Управление офисной печатной Инфраструктурой)

Оставшееся оборудование

Начальная ситуация Первый месяц договора Стратегия оптимального развития, 3-5 лет

Снижение затрат на офисную печатную инфраструктуру

Модель оказания услуг Xerox

По всему миру Xerox следует единым стандартам, охватывающим все составляющие Модели оказания услуг:

• Управление персоналом• Технологическое обеспечение• Операционные процессы• Руководство и контроль• Управление

взаимоотношениями• Управление финансами

Обследование

Проектирование

Внедрение

Управление/ Преобразование

Преимущества подхода Xerox

• Полная картина состава и структуры парка периферийных устройств

• Объективный анализ совокупной стоимости владения инфраструктуры

• Понимание потребностей групп пользователей

• Аудит всего парка периферийных устройств• Сбор данных об объемах печати каждой единицы

оборудования за период• Анализ печатных потоков• Сбор данных о прямых расходах на печать • Оценка стоимости процессов поддержки

инфраструктуры



Внедрение


• Аргументированная картина будущего• Целевой показатель достигаемой экономии, модель

ценообразования• Согласованные метрики качества (SLA)• Согласованный план внедрения услуги

• Разработка сценария рационализации парка оборудования (поэтажные планы, политики печати)

• Подготовка предложения по необходимым заменам и/или утилизации оборудования

• Расчет показателей эффективности – экономия, высвобождаемые ресурсы, сокращение отходов, снижение непроизводительных потерь

• Соблюдение баланса между сокращением затрат и требованиями бизнеса




Внедрение


• Отлаженные процессы обслуживания, поддержки пользователей, планирования и поставок

• Сформированные команды по управлению контрактом, устоявшиеся схемы взаимодействия

• Отсутствие сбоев в рабочих процессах пользователей

• Совместное управление изменениями• Поэтапное внедрение по согласованному плану• Внесение корректив при необходимости• Коммуникационный план для внутренних

заказчиков




Внедрение


• Оптимизированные процессы печати, отвечающие требованиям бизнеса

• Ежемесячная отчетность, прозрачность расчетов, управление расходами

• Планомерное снижение затрат• Повышение производительности сотрудников

• Контроль достижения целевых метрик (SLA), регулярные встречи по качеству услуг

• Измерения уровня удовлетворенности пользователей

• Быстрое реагирование на запросы и изменения• Постоянный поиск возможностей для повышения

эффективности


29%Сокращение затрат на печать

Реальный результат внедрения услуги

• Широкая географическая распределенность

• Охват всех офисов, центров банковских услуг и удаленных рабочих мест, а также операционных касс

• Более 2500 сотрудников

• Около 1000 устройств

• Достижение четко поставленных целей по сокращению затрат

• Прозрачность и прогнозируемость затрат

• Сокращение затрат на печать на 29%

• 99% доступность устройств

Решение РезультатыЗадачи

• Повышено соотношение количества пользователей на количество устройств

• Центральная система мониторинга, благодаря которой обслуживание и анализ затрат стали более эффективными

• Выкуп оргтехники различных вендоров

Соответствие стандартам

• Разграничение прав доступа• Аудит печатных работ• Защищенная печать• Меры по защите окружающей среды

Затраты и инвестиции

Планирование и

контроль

Выгода на перспективу

• Контрактно гарантированная экономия• Полная прозрачность затрат• Отсутствие капитальных инвестиций• Сокращение налогооблагаемой базы

• Единая точка ответственности• Обязательства по SLA• Консолидированная отчетность• Мониторинг уровня удовлетворенности

Продуктивность

• Парк устройств, оптимизированный под конкретные задачи пользователей

• Проактивный мониторинг• Дополнительные сервисы

Перспективные предложения

Сервисы централизованной печати

Документы тиражной печати

Q3/Q4 - 2009

Высокое качество печати, управление цветом - высокий уровень исполнения документов и строгое соблюдение корпоративного стиля, укрепление бренда

Увеличение эффективности производства документов за счет возможностей финишной обработки (скрепление, брошюровка и т.д.)

Повышение уровня защиты конфиденциальных документов путем авторизованного размещения заказов и четкого контроля

Руководства, справочники, книги

Финансовые и кадровые документы

Типовые формы Презентации и брошюры для продаж

Стандартизация форм, автоматизация документоемких бизнес-процессов и замещение дорогостоящих систем хранения документов

Печать с мобильных устройств

Сотрудники, работающие с помощью

персональных мобильных устройств

Сотрудники, выполняющие свои

обязанности удаленно вне офиса

Сотрудники, значительную часть времени

работающие из дома

Быть мобильным еще никогда не было так легко, как с Xerox

Все, что вам нужно – это смартфон

Еще один путь повышения производительности сотрудников

Основные возможности

• Ограничение доступа к принтерам и МФУк функциям (копирование/сканирование/печать)к полноцветной печатиустановка лимитов

• Маршрутизация работ печатисканирования

• Учет всех типов работ по пользователямпо подразделениямпо проектам

Решение SafeQ

Учет печати на сетевых принтерах

1. Пользователь посылает задание на печать с рабочей станции. Работа передается на сервер SafeQ.

2. SafeQ немедленно пересылает данные на принтер.

3. Работа печатается, а SafeQ производит учет.


ERP или внешние приложения для

анализа

Рабочая станция

сервер SafeQ

Сетевой принтер

Безопасная печать

1. Пользователь передает на печать задание с рабочей станции. Задание передается на сервер SafeQ.

2. Пользователь подходит к принтеру и идентифицируется.

3. SafeQ передает задание на принтер. Пользователь контролирует печать.

4. Данные о работе сохраняются на сервере учета.


принтер/МФУ с терминалом SafeQ

Рабочая станция

сервер SafeQ

ERP или внешние приложения для

анализа

Почему Xerox?

• Ответственность за конечный результат• Разработанная и внедренная Модель

оказания услуг, запатентованные технологии

• Использование методологии Lean Six Sigma

• Самый полный на рынке модельный ряд офисных устройств

• Более 100 высококвалифицированных инженеров

• Более 300 авторизованных сервисных партнеров обеспечивают 100%сервисное покрытие 83 регионов России

• Практика успешно реализованных проектов в России

Xerox занимает наибольшую долю мирового рынка в области управления офисной печатью и является лидером в сегменте принтеров и многофункциональных устройств

2010 Gartner Magic Quadrant for

Managed Print Services Worldwide.

ToshibaOce

Konica Minolta

Lexmark

Pitney Bowes Canon

Ricoh

XeroxHP

спосо

бн

ост

ь к

реал

иза

ци

и

догоняющие лидеры

нишевые игроки видящие вперед

понимание процессов

Выгоды от сотрудничества

Безопасность – конфиденциальность документа гарантирована

Гибкость – возможность у пользователя забрать свои отпечатки с любого принтера

Экономия – квоты на печать, удаление ненужных работ до печати, принудительный дуплекс, монохромная печать и т.д.

Контроль – гибкая система отчетности и контроль печатных работ

Экология – экономия бумаги, тонера, электроэнергии

Решения Xerox & Marco

Большое спасибо за внимание.

ООО “Марко Плюс” Ул. Минина, 23a, МинскТел./факс: +375 17 [email protected]

mailto:[email protected]

http://www.marco.by/

Управление офисной печатной инфраструктурой:...

Documents