электронный архив пермского края
TRANSCRIPT
1
Электронный архив
ПЕРМСКОГО КРАЯ
2
Цель и задачи проекта
Цель: повышение эффективности деятельности объединенного государственного архива по исполнению запросов органов власти, учреждений и граждан на получение ретроспективной архивной информации за счет внедрения средств автоматизации хранения, обработки, поиска и выдачи электронных документов.
Основные задачи, решаемые ЭА: Обеспечить интеграцию с действующими системами
документационного обеспечения управления органов власти края; Создать страховой фонд архивных документов; Обеспечить оперативный регламентированный доступ к хранимым
документам; Формировать коллекции исторически и социально значимых архивных
документов и предоставлять возможность пользования ими, в том числе через Интернет
3
Население края
Участок ввода документов и дел
Хранилище электронныхархивных
документов
Хранилище электронныхархивных
документов
Пользователивнешних
автоматизированных систем СЭД,
музеи, библиотеки и др.
Модуль текущего ввода
документов
1
Модуль доступа
к документам
3
Модуль интеграции с внешними системами
4 Модуль управления
доступом
5
Модульавтоматизацииархивного дела
6 МодульАдминистри–
рования
7
Сотрудники архивов
2
Модульхранения
Общие требования и структура Электронного архива Пермского края
Обеспечить надежное хранение электронных копий документов Обеспечить надежное хранение электронных копий документов
2
Обеспечить оперативный поиск электронных документов Агентства и
архивов
Обеспечить оперативный поиск электронных документов Агентства и
архивов
3Обеспечить возможность
поиска документов исследователей и населения
Обеспечить возможность поиска документов
исследователей и населения
3
Осуществить интеграцию с автоматизированными системами,
органов власти края
Осуществить интеграцию с автоматизированными системами,
органов власти края
4Реализовать защиту
электронных документов от несанкционированный
действий
Реализовать защиту электронных документов от
несанкционированный действий
5
Обеспечить автоматизацию архивного дела, включая
подготовку архивных отчетных документов
Обеспечить автоматизацию архивного дела, включая
подготовку архивных отчетных документов
6 Обеспечить управление функционированием
Компонента (загрузка ресурса, резервное копирование и
восстановление данных после сбоев)
Обеспечить управление функционированием
Компонента (загрузка ресурса, резервное копирование и
восстановление данных после сбоев)
7
Преобразовать в электронный вид бумажные архивные документы и
провести их ввод в Компонент
Преобразовать в электронный вид бумажные архивные документы и
провести их ввод в Компонент
1
4
Вариант организации хранения Объединенного информационного ресурса
Среда электронного взаимодействия
Портал, для обеспечения
доступа граждан
Локальные архивные документы
Общедоступные архивные документы
Хранилище ведомства 1
Локальные архивные документы
Общедоступные архивные документы
Хранилище ведомства 2
Локальные архивные документы
Общедоступные архивные документы
Хранилище ведомства N…
Общедоступные архивные документы ведомства N
Общедоступные архивные документы ведомства 2
Общедоступные архивные документы ведомства 1
Документы Правительства
Объединенное хранилище электронных документов
…
Преимущества:
-создания единого информационного ресурса документов -создание одного высоконадежного хранилища с возможностью создания на местах «облегченных» вариантов хранилищ (снижение стоимости); - повышение оперативности и полноты поиска документов; -исключение дублирования документов.
Недостатки:
сложное администрирование системы.
5
Структура технических средств
RAID
АРМ участка текущего ввода документов и
дел
Удаленные пользователи
АРМ архивистов, руководителя архивов и сотрудников Агентства и
читального зала
электронное хранилище страхового
фонда
АРМ администратора
Пользователи внешних систем (библиотеки, музеи, учебные учреждения)
Внешние информационные системы Края
Объединенная сеть
Объединенное
хранилище электронны
х документов
Интернет
6
Преимущества использования архивного электронного информационного ресурса
■ Реализация прав граждан и организаций на получение информации;
■ Повышение эффективности работы архивистов;
■ Сохранность оригиналов документов за счет ограничения физического доступа к ним;
■ Возможность подготовки электронных публикаций, выставок и коллекций;
■ Автоматизация поиска архивной информациив централизованной базе данных
7
Результаты: Информационный ресурс открытого доступа государственных и
муниципальных архивов Пермского края: Сводный фондовый каталог архивной службы Пермского края; Возможность взаимодействия с органами власти в части
предоставления индикативных показателей направлений и результатов деятельности архивной службы;
Интернет-портал архивной службы Пермского края: Информация об учреждениях архивной службы, их времени и порядке
работы, ответственных сотрудниках учреждений; Законодательная база Пермского края в области архивного дела; Сведения об услугах, предоставляемых архивными учреждениями и
порядке их предоставления; Возможность подачи запроса в архивное учреждение, обратная связь; Поиск по объединенному информационному ресурсу архивов с
возможностью просмотра электронных копий; Обслуживание пользователей архивов через «удаленный читальный
зал».