МТМС-Өгөгдлийн сан

59
Өгөгдлийн сан М.Алтансүх ©2011 Мэдээллийн технологи Мэдээллийн систем

Upload: altansukh

Post on 28-Jul-2015

6.772 views

Category:

Documents


15 download

TRANSCRIPT

Page 1: МТМС-Өгөгдлийн сан

Өгөгдлийн сан

М.Алтансүх ©2011

Мэдээллийн технологи

Мэдээллийн систем

Page 2: МТМС-Өгөгдлийн сан

Access програмын тухай

Database гэж юу вэ?

Query гэж юу вэ?

Form гэж юу вэ?

Report гэж юу вэ?

Microsoft®

Office

Access™ 2007

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 3: МТМС-Өгөгдлийн сан

Microsoft Access програмыг ашиглан төрөл

бүрийн мэдээ мэдээллийн сан үүсгэж,

боловсруулах, сан дотороо хялбар хайлт

хийх зориулалттай MICROSOFT OFFICE -

ын багц програмуудын нэг юм.

1992 Access 1.0

1993 Access 1.1

1994 Access 2.0

1995 Access 95

1997 Access 97

2000 Access 2000

2001 Access XP o 2002

2003 Access 2003

2007 Access 2007

2010 Access 2010

Microsoft

® Office Access™ 2007

Page 4: МТМС-Өгөгдлийн сан

DATABASE гэж юу вэ?

Мэдээллийн технологийн нэгэн чухал ойлголт бол

өгөгдлийн сан (database) юм.

Хэрэглэгч нь өгөгдлийн сантай ( Өгөгдлийн сан удирдах

систем – DataBase Management System)-ийн тусламжтайгаар

харьцана.

DBMS-үүд: Database, Interbase, Microsoft Access, Microsoft SQL

Server (derived from Sybase), MySQL, Oracle Corporation , Paradox

(database), Sybase, Visual FoxPro

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 5: МТМС-Өгөгдлийн сан

Microsoft Access харилцах цонх нээгдэх бөгөөд

үүнээс Blank Database командыг сонгоно.

Blank Database командыг сонгоход хажуу тал нь

Blank Database харилцох цонх нээгдэнэ.

ACCESS програм дээр

Database-ийг шинээр

үүсгэх

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 6: МТМС-Өгөгдлийн сан

Open товчийг дарж database хадгалах байрлал хавтасын замыг

зааж өгнө.

File name нүдэнд шинээр үүсгэх мэдээний сангийн нэрийг

өгөх ба хавтасны байрлалыг зааж өгөөд Create товчийг дарна.

ACCESS програм дээр

Database-ийг шинээр

үүсгэх

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 7: МТМС-Өгөгдлийн сан

Шинээр хүснэгт нэмэхэд DATASHEET-VIEW-DESIGN VIEW

командыг сонгоно.

DESIGN VIEW командыг сонгоход хүснэгтийг хадгалах харилцох

цонх нээгдэх болно.

Microsoft® Office Access™ 2007

ACCESS програм дээр

Database-ийг шинээр

үүсгэх

Page 8: МТМС-Өгөгдлийн сан

Тус цонхонд шинээр үүсгэх хүснэгтэнд хамаарах бүх талбарыг тодорхойлж өгнө.

Талбарын нэр, талбар дахь мэдээний төрөл зэрэг үндсэн тодорхойлолтыг зааж

өгөхөөс гадна шаардлагатай нэмэлт шинж чанаруудыг хүснэгтийн талбар бүрт

тодорхойлж өгдөг.

DESIGN VIEW

сонголт хийхэд Table

буюу хадгалсан нэртэй

цонх гарч ирнэ.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 9: МТМС-Өгөгдлийн сан

ner гэсэн талбарт text

төрлийг авсан ба нэмэлт

шинж чанарын хэсэг

FIELD PROPERTIES-д

тодорхойлж өгнө.

Мэдээний нэг төрлийн элементийг хадгалах талбарын нэрийг заадаг.

Талбарын нэрийг өөрт ойлгомжтой байдлаар, юуг илэрхийлж байгаагаас нь

хамааруулан агуулгынх нь хувьд товчлон дураараа өгч болно.

Талбарын нэрийг заавал крилл үсгээр тодорхойлох шаардлагагүй. Талбаруудад

ижил нэр зааж өгч болохгүй.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 10: МТМС-Өгөгдлийн сан

Access програм дээр

талбарын өгөгдлийн хэд

хэдэн төрөл байна.

Хэрвээ тоогоор илэрхийлэгдсэн боловч тэдгээр дээр арифметик үйлдэл хэзээ

ч хийгдэхгүй мэдээллийн төрлийг TEXT төрлөөр зааж өгөх нь зүйтэй.

Жишээ нь: оюутны код, регистр дугаар

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 11: МТМС-Өгөгдлийн сан

Өгөгдлийн төрөл

Авах утга Санах ойд

эзлэх хэмжээ

Text Нэг мөр тэмдэгтээс тогтох тэмдэгт мөрийг заах 0-255 байт

Memo 64000-аас хэтрэхгүй үсэг, тоо, тусгай тэмдэгтээс тогтох их хэмжээний текст төрөл

0-64000 байт

Number Тоон өгөгдөл 1,2,3 эсвэл 8 байт

Date/Time Он, сар, өдөр, цаг зэрэг мэдээ оруулах 8 байт

Currency мөнгөн төрлийн өгөгдөл 8 байт

AutoNumber Автомат дугаарлалт 4 байт

Yes/No “үнэн” эсвэл “худал” гэсэн утгаар илэрхийлэгдэх 1 байт

OLE object график, дүрс, дуу зэрэг гадаад объектийг заах 1 гега байт

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 12: МТМС-Өгөгдлийн сан

Хэрэглэгчид зориулж талбарт

хадгалах мэдээний тухай

дэлгэрэнгүй тайлбарыг

Description –д өгч болно.

TABLE -д орох бүх талбаруудыг тодорхойлсны дараа талбаруудтай

холбоотой нэмэлт шинж чанар буюу төлөвүүдийг тодорхойлож өгнө.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 13: МТМС-Өгөгдлийн сан

1. Text

талбарын хувьд тухайн

талбарт дээд тал нь

хичнээн тэмдэгт орохыг

зааж өгнө.

Microsoft® Office Access™ 2007

Tалбарын хэмжээ,

хязгаарыг тодорхойлно.

Энэ төлөв нь Text болон

Number төрлийн талбарт

хамаарна.

Page 14: МТМС-Өгөгдлийн сан

Tалбарын хэмжээ,

хязгаарыг тодорхойлно.

Энэ төлөв нь Text болон

Number төрлийн талбарт

хамаарна.

2. Number

талбарын хувьд дараах

хэлбэрүүдийн аль

тохиормжтойг сонгоно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 15: МТМС-Өгөгдлийн сан

Хэмжээ Бутархай

орны хэмжээ

Авах утгын хязгаар Санах ойд эзлэх байт Хамгийн бага Хамгийн их

DOUBLE 15 -1.797.10308 1.797.10308 8 байт

SINGLE 7 -3.4.1038 3.4.1038 4 байт

LONG INTEGER - -2,147,483,648 2,147,483,647 2 байт

INTEGER - -32,768 32,767 2 байт

BYTES - 0 255 1 байт

CURRENCY 4 -922,337,203,685, 477.5808

922,337,203,685, 477.5808

4 байт

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 16: МТМС-Өгөгдлийн сан

Tалбарт орсон утгуудын

харагдах хэлбэрийг

тодорхойлно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Энд ямар төрлийн талбарыг сонгосноос

шалтгаалан өөр өөр байна.

Page 17: МТМС-Өгөгдлийн сан

GENERAL NUMBER

Утгыг гараас оруулсан хэлбэрээр харуулна.

CURRENCY Тооны ард мөнгөн тэмдэгт авч харуулна. FIXED Тоог заасан бутархай оронтойгоор үзүүлнэ.

STANDARD Тоог мянгат мянгатаар тусгаарлаж, бутархай орныг 2 цифрээр үзүүлнэ.

PERCENT Тоог зуугаар үржиж, хувьд шилжүүлж харуулна.

SCIENTIFIC Тоог аравтын зэрэгт хэлбэрээр харуулна.

NUMBER, AUTONUMBER,

CURRENCY – төрлийн

талбарын хувьд дараах

хэлбэртэй байна.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 18: МТМС-Өгөгдлийн сан

DATE/TIME – төрлийн

талбарын хувьд дараах

хэлбэртэй байна.

YES/NO -төрлийн талбарын хувьд TRUE/FALSE, YES/NO эсвэл ON/OFF байна.

DECIMAL – Тоон ба мөнгөн төрлийн өгөгдлийн утгын бутархай оронд авах

цифрийн тоог заана. Бүхэл тооны хувьд бутархай нь тэг утгатай байна. Харин

бодит тооны хувьд бутархайн орны цифрийн тоог DOUBLE үед 15-аас, SINGLE

үед 7-гоос хэтрэхгүй утгаар заана.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 19: МТМС-Өгөгдлийн сан

Талбарын утгыг гараас ямар

хэлбэртэй оруулахыг

тодорхойлно.

Мэдээлийн сан удирдах систем нь зөвшөөрөхгүй хаадаг, иймээс тус тодорхойлолт нь

талбарт алдаатай утга орохоос сэргийлэх зориулалттай.

Оруулах маскийг текст төрлийн мэдээний хувьд ихэвчлэн тогтмол урттай утга авах

талбарт заадаг.

Үсгэн эсвэл цифрэн тэмдэгтийн маскуудыг “Зайлшгүй оруулна” эсвэл “Зайлшгүй

оруулах шаардлагагүй” гэж ялгаж өөр өөрөөр заадаг.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 20: МТМС-Өгөгдлийн сан

Маск Тайлбар

0 Цифр (0-9), тооны зарим (+, -) тэмдэг байж болно. Зайлшгүй оруулах.

9 Цифр (0-9), тэмдэгт оруулаагүй байрлалд зай авна. Зайлшгүй оруулахгүй.

# Цифр (0-9), тэмдэгт оруулаагүй байрлалд зай авна. Зайлшгүй оруулахгүй.

L Үсэг (A-z) оруулах. Зайлшгүй оруулна.

? Үсэг (A-z), тэмдэгт ороогүй байрлалд зай авах. Зайлшгүй оруулахгүй.

A Цифр (0-9) болон Үсэг (A-z) оруулах. Зайлшгүй оруулна.

a Цифр (0-9) болон Үсэг (A-z) оруулах. Зайлшгүй оруулахгүй.

& Дурын тэмдэгт болон зай авах. Зайлшгүй оруулна.

C Дурын тэмдэгт болон зай авах. Зайлшгүй оруулахгүй.

.,:;-/() Бутархай орон, мянгат, огно, цагийг тусгаарлагч, болон бусад тусгаарлагчид

> Энэ тэмдэгээс хойш бичигдэх бүх үсгүүд том үсэг рүү шилжинэ.

< Энэ тэмдэгээс хойш бичигдэх бүх үсгүүд жижиг үсэг рүү шилжинэ.

! Зайлшгүй оруулахгүй гэсэн тэмдэгтүүдийг баруунаас зүүн тал руу хоосон зайг шахна.

\ Энэ тэмдэгийн ард бичигдсэн тэмдэгт байнга бичигдэж үзэгдэх болно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 21: МТМС-Өгөгдлийн сан

Caption - Нүдэнд идэвхитэй

байгаа талбарын гарчгийг буюу

хүснэгтийн толгойд бичигдэх

үгийг өгнө.

Ж.н: „oyutnii ner‟ гэсэн нэртэй

талбарын CAPTION нь

“оюутны нэр ” гэж бичиж өгнө.

TABLE-бичлэг оруулах үед талбарын гарчиг

буюу хүснэгтийн толгойд Caption-бичсэн

текст гардаг.

Хэрэв нүдийг хоосон орхивол талбарын нэр

хүснэгтийн толгойд гарна.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 22: МТМС-Өгөгдлийн сан

Тухайн нэг талбарын утгуудын

дийлэнх хувь нь тогтмол нэг

утга авч байх тохиолдолд

талбарт давтагдах утгыг зааж

өгөх нь ашигтай байдаг.

Оюутны мэдээний сан

үүсгэгч тухайн нэг анги дээр

бүртгэл хийх бол “Ангийн

нэр” гэсэн талбарт ангийнхаа

нэрийг зааж өгнө.

Талбар заасан утгаар автоматаар

бөглөгдөх ба энэ нь хэрэглэгчийг

нэг утгыг ахин дахин оруулахаас

чөлөөлж ажлыг нь хөнгөвчилдөг

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 23: МТМС-Өгөгдлийн сан

Талбарт авах өгөгдлийн утга

дээр нэмэлт хязгаар тавихад

хэрэглэнэ.

Хэрэв хэрэглэгч талбарын авах утгын хүрээнд тохироогүй утга оруулах оролдлого

хийвэл мэдээний сангийн VALIDATION TEXT тодорхойлолтонд зааж өгсөн бичвэр

дэлгэц рүү гарч буруу утга оруулах гэж байгааг мэдээлнэ.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 24: МТМС-Өгөгдлийн сан

Талбарт авах өгөгдлийн утга

дээр нэмэлт хязгаар тавихад

хэрэглэнэ.

Ж.н: “Нас” гэсэн талбарт BYTE төрлийг авч

оруулах утгуудаа 1-112-ын хооронд хэлбэлзэнэ

гэвэл утганд нэмэлт хязгаар өгье.

Vilidation Rule - “>1 and <112” гэж бичнэ.

Vilidation Text – “Та өгөгдлөө буруу оруулсан

байна. 1-112 хооронд утга авна” гэж бичнэ.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 25: МТМС-Өгөгдлийн сан

Талбарт авах өгөгдлийн утга

дээр нэмэлт хязгаар тавихад

хэрэглэнэ.

Мөн “Боловсрол” гэсэн талбарын

VALIDATION TEXT-д зөвхөн бага, дунд, дээд

гэсэн утга авахаар зааж өгье.

Vilidation Rule - =”Бага” or =”Дунд” or =”Дээд”

гэсэн логик илэрхийллээр бичнэ.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 26: МТМС-Өгөгдлийн сан

Талбарт зайлшгүй утга

оруулах шаардлагатай эсэхийг

хянадаг хэрэгсэл юм.

YES - Тухайн талбарт зайлшгүй утга оруулах.

NO - Тухайн талбарт утга оруулахгүй үед сонгоно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 27: МТМС-Өгөгдлийн сан

NO-тухайн талбараар эрэмбэлэхгүй

YES /DUPLICATES OK/- талбараар түлхүүр

давхардаж эрэмбэлнэ.

YES /NO DUPLICATES/- талбараар нэг утгатай

эрэмбэлнэ.

Сонгосон талбараар

эрэмбэлэх үгүйг

тодорхойлно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 28: МТМС-Өгөгдлийн сан

Бичлэгийг нөгөөгөөс ялгаж

өгч байдаг дор хаяж нэг

талбар байх ѐстой.

Тодорхойлохын тулд эхлээд

хүснэгтийн ямар талбарыг

түлхүүр болгож авахыг

тогтоосон байна.

Түлхүүр талбарт орсон утга хоосон буюу 0 утга байж болохгүй.

Мөн тухайн түлхүүр талбарт орсон утга давхардахгүй байх хэрэгтэй.

Шаардлагатай үед л Primary key-г тодорхойлдог.

Primary key гэж тодорхойлсон талбар ихэвчлэн мэдээллийн бааз хоорондын

харилцан хамаарлыг тодорхойлоход ашигладаг.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 29: МТМС-Өгөгдлийн сан

Тухайн сонгосон

талбарын харагдах

хэлбэрийг сонгоно.

YES/NO төрлийн өгөгдлийг гараас тийм, үгүй утгыг оруулах уу, эсвэл

CHECK BOX –д тийм, үгүй сонголт хийхээр харагдуулах уу гэдгийг сонгоно.

TEXT төрлийн талбарын хувьд дараах жишээгээр тайлбарлая. Оюутны

боловсролын мэдээллийг агуулах талбарт дээд, дунд, бага гэх мэтээр байнга

давтагдан ордог мэдээллүүдийг жагсаалтаас сонгохоор хийж болно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 30: МТМС-Өгөгдлийн сан

Display Control - сонголтын

харагдах хэлбэрт TEXT BOX,

LIST BOX, COMBO BOX

гэсэн 3 хэлбэр байна.

Эндээс COMBO BOX хэлбэртэй

харагдахаар сонгосон.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 31: МТМС-Өгөгдлийн сан

Нүдэнд жагсаалтын

мэдээллийг хаанаас

авахыг сонгоно.

TABLE/QUERY-ROW SOURCE-д заасан

хүснэгтийн юмуу query-ийн мэдээнээс авах

VALUE LIST-бичсэн жагсаалтаас элемент авах

FIELD LIST -заасан талбарын утгуудыг авах

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 32: МТМС-Өгөгдлийн сан

Нүдэнд COMBO BOX-д авах

хувьсагчдын жагсаалтыг

бичиж өгнө.

Үүний тулд Оюутны боловсрол оруулах

нүдэнд дээд, дунд, бага г.м

мэдээллүүдийг шууд сонгож ашиглах

боломжтой болно. Утгуудыг (“ ”)

хашилтанд бичих ба (;) тодорхойлох

таслалаар тусгаарлаж өгнө.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 33: МТМС-Өгөгдлийн сан

Эдгээр заалтууд нь тухайн жагсаалтын утгуудыг агуулсан

цонхон дахь мөрийн тоо, өргөн, мөн зөвхөн жагсаалтад

бичигдсэн сонголтоор хязгаарлах зэргийг тодорхойлно.

LIST ROWS

LIST WIDTH

LIMIT TO LIST

Эдгээр заалтууд нь тухайн жагсаалтын утгуудыг агуулсан

цонхон дахь баганы тоо, толгой, өргөн зэргийг тодорхойлно.

BOUND COLUMN

COLUMN COUNT

COLUMN HEADS

COLUMN WIDTH

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 34: МТМС-Өгөгдлийн сан

QUERY гэж юу вэ?

Мэдээлэлийн сангийн үндсэн объектуудын нэг юм.

Query – ийг Table –ийн талбарыг сонгох, бичлэгийг

сонгох, бичлэгийг эрэмбэлэх, томъѐо тооцоолол хийх

талбаруудыг нэгтгэх г.м зорилгуудаар ашигладаг.

CREATE цэснээс QUERY WIZARD, QUERY DESIGN гэсэн 2

командуудаас аль нэгийг сонгож query байгуулж болно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 35: МТМС-Өгөгдлийн сан

1. SAMPLE QUERY WIZARD- нэг хүснэгтээс тодорхой тооны талбаруудыг шүүн

харуулах, эсвэл харилцан хамаарал бүхий хүснэгтэд байгаа талбаруудын

мэдээллүүдийг нэгтгэж харуулна.

2. CROSSTAB QUERY WIZARD –энэ хэлбэрийг ихэвчлэн давхардсан өгөгдөл

бүхий таблицыг эмхэлж, цэгцлэхэд ашигладаг.

CREATE цэснээс

QUERY WIZARD

командыг сонгоно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 36: МТМС-Өгөгдлийн сан

3. FIND DUPLICATES QUERY WIZARD –нь мөн давхардсан хүснэгтийн

мэдээллүүдийг цэгцлэж харуулна

4. FIND UNMATCHED QUERY WIZARD- нь ихэвчлэн нэгээс олон харьцаа үүсгэж

байгаа олон таблицуудын дунд хийгдэх бөгөөд үндсэн мэдээллийн санд байгаа

тодорхой талбарын өгөгдөл, мөн тэр талбараар нэгээс олон юмуу эсвэл нэгээс нэг

харьцаа үүсгэж, байгаа дэд мэдээллийн сангийн тухайн талбарт байхгүй байвал тэр

бичлэгүүдийг үндсэн мэдээллийн сангаас шүүж, мэдээллийг эрэмбэлж гаргана.

Microsoft® Office Access™ 2007

CREATE цэснээс

QUERY WIZARD

командыг сонгоно.

Page 37: МТМС-Өгөгдлийн сан

TABLES/QUERIES хэсгээс тухайн мэдээллийн сан байгаа хүснэгт болон query-

ийн нэрийг сонгоход AVAILABLE FIELDS цонхонд тухайн сонгосон хүснэгтийн

талбарын жагсаалт гарч ирэх ба эндээс хэрэгтэй талбаруудыг сонгож

SELECTED FIELDS цонхонд оруулж NEXT товчлуурыг дарна.

SAMPLE QUERY

WIZARD-ыг

сонгоно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 38: МТМС-Өгөгдлийн сан

DETAIL- буюу талбар

бүрийг жагсаалт

хэлбэрээр сонгоно.

QUERY-ийн нэрийг бичиж өгөөд

FINISH товчлуур дээр дарсаны дараа

хайлтын хүснэгт гарчигтай шинэ

хүснэгт үүснэ.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 39: МТМС-Өгөгдлийн сан

DESIGN VIEW командыг сонгоход QUERY-ийн

дизайныг байгуулах цонх, мөн хэрэглэгчийн

үүсгэсэн хүснэгтүүдийг харуулсан Show Table

цонх гарч ирнэ.

Microsoft® Office Access™ 2007

CREATE цэснээс

QUERY DESIGN команд

сонгож query байгуулж

болно.

Page 40: МТМС-Өгөгдлийн сан

Show Table цонхны хүснэгтийн жагсаалтаас

Query-д хэрэглэгдэх хүснэгтүүдээ Add командын

туслалцаатайгаар QUERY DESIGN-ий цонхонд

оруулна.

CREATE цэснээс

QUERY DESIGN команд

сонгож query байгуулж

болно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 41: МТМС-Өгөгдлийн сан

Эхлээд хүснэгтийн талбаруудаас QUERY-д хүссэн талбаруудаа сонгож байрлуулна.

Сонгохдоо талбараа хулганаар чирч QUERY DESIGN-ны FIELD нүдэнд байрлуулна.

Дараагийн талбарыг мөн адил FIELD –ийн дараагийн баганад дээрхийн адил

байрлуулна.

Эдгээрийн үйлдлийн дүнд QUERY DESIGN дараах байдалтай харагдана.

Хүснэгтэд байгаа

өгөгдлүүдээс нэр, овог гэсэн

талбарт байгаа өгөгдлүүдийг

сонгож QUERY байгуулъя.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 42: МТМС-Өгөгдлийн сан

QUERY-ийн үр дүнг харахдаа

QUERY цэсээс Run QUERY

командыг өгөх буюу RUN

дүрст командыг сонгоно.

Энэ QUERY-ийн үр дүн нь dun хүснэгтийн

зөвхөн овог, нэр гэсэн 2 талбарын

мэдээллүүдээс бүтсэн жагсаалт гарна.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 43: МТМС-Өгөгдлийн сан

Энэ QUERY-ийн үр дүн нь dun хүснэгтийн 70-аас

дээш үнэлгээ авсан оюутны овог, нэр, хичээлийн

нэр, дүнг харуусан жагсаалт гарна.

Microsoft® Office Access™ 2007

Оюутаны мэдээллүүдийг

агуулсан хүснэгтүүдээс 70

дээш үнэлгээ авсан оюутны

овог, нэр, хичээлийн нэр, дүнг

харуулах QUERY байгуулъя.

Page 44: МТМС-Өгөгдлийн сан

SORT талбарын

ASCENDINIG – өсөх,

DESCENDING - буурах

дарааллаар эрэмбэлэнэ.

Аль нэг баганын элементүүдийг

эрэмбэлэх бөгөөд бусад баганын

элементүүд энэ баганын харгалзах

мөрийнхөө элементүүдийг даган

байр сэлгэдэг.

Microsoft® Office Access™ 2007

• Тоон утгуудын хувьд өсөх ба буурах

эрэмбэлэлт хийгдэнэ.

• Текст буюу тэмдэгт өгөгдлийн хувьд эдгээр нь

цагаан толгойн үсгийн дарааллаар хийгдэнэ.

Page 45: МТМС-Өгөгдлийн сан

Өгөгдлийн сангийн нэг чухал

тал нь тодорхой мэдээллийг

түргэн шуурхай хайн олж

гаргаж ирдэг байх ѐстой.

Criteria мөрний хичээлийн

нэрний талбарт

[ENTER хичээлийн нэр] гэж

бичээд RUN товчийг дарна.

Microsoft® Office Access™ 2007

ENTER хичээлийн нэр гэсэн цонхонд

хичээлийн нэрийг бичиж өгөөд OK товч дарна.

Үр дүн нь:

Page 46: МТМС-Өгөгдлийн сан

FORM гэу юу вэ?

Table – д байгаа бичлэгүүдийг цонхонд харуулах

Access програмын нэг хэсэг юм.

Form-ийг Table – д байгаа өгөгдлийг дэлгэцэнд

тохиромжтой хэлбэрээр харуулах, бичлэгтэй ажиллахад

илүү хялбар дөхөм болгох зэрэгт ашигладаг.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 47: МТМС-Өгөгдлийн сан

FORM –команд нь таны сонгосон хүснэгтийг автоматаар Form-ын хэлбэрт

оруулна.

SPLIT FORM – команд нь сонгосон хүснэгтийн Formыг автоматаар

байгуулахаас гадна доор нь тухайн хүснэгтийн бичлэгүүдийг давхар харуулдаг.

MULTIPLE ITEMS – команд нь хүснэгт дээр байгаа бүх бичлэгийг FORM

хэлбэрт оруулж харуулдаг.

Microsoft® Office Access™ 2007

Form командуудыг сонгож

FORM загварыг шинээр

байгуулая.

Үүний тулд эхлээд аль

хүснэгтийг ашиглаж form

бэлдэх гэж байгаагаа

тодорхойлсон байх хэрэгтэй.

Page 48: МТМС-Өгөгдлийн сан

Form командуудыг сонгож

FORM загварыг шинээр

байгуулая.

Үүний тулд эхлээд аль

хүснэгтийг ашиглаж form

бэлдэх гэж байгаагаа

тодорхойлсон байх хэрэгтэй.

PIVOTCHART – команд нь хүснэгтийн зарим бичлэгийн үзүүлэлтүүдийг

ашиглаж график байгуулна.

BLANK FORM – командаар хоосон form-ын цонх нээгдэх бөгөөд хүснэгтийн

талбаруудаас хэрэгтэй мэдээллүүдийг татаж оруулан form байгуулна.

FORM DESIGN – команд нь FORM загварыг шинээр байгуулах.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 49: МТМС-Өгөгдлийн сан

Design – Title командыг сонгож формын

нэрийг “Оюутан бүртгэл ” гэж бичив.

Form – д нэр өгөх.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 50: МТМС-Өгөгдлийн сан

FORM-д оруулах гэж байгаа

талбаруудыг сонгож хулганаар формын

цонх руу чирч оруулж ирнэ.

Form - ын загварыг

дараах хэлбэрт оруулах.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 51: МТМС-Өгөгдлийн сан

FORM VIEW командыг

сонгоход FORM дараах

хэлбэртэй орно.

Форм нэмсэн мэдээллүүд тухайн

харъялагдах хүснэгтийн талбаруудад

автоматаар нэмэгдэх болно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 52: МТМС-Өгөгдлийн сан

Хэрэв FORM хэлбэр, үзэмжийг өөрчлөх бол:

DESIGN – VIEW – LAYOUT VIEW командыг

сонгоход FORMAT цэсэнд AUTO FORMAT

гэсэн шинэ дэд цэс нэмэгдэж гарч ирнэ.

LAYOUT VIEW командыг

сонгоход FORM дараах

хэлбэртэй орно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 53: МТМС-Өгөгдлийн сан

REPORT гэу юу вэ?

REPORT гэдэг нь тайлан гэсэн үг бөгөөд өгөгдлийг хэвлэхэд

бэлэн болгох тайлангийн загварыг байгуулна гэсэн үг юм.

Форм ашиглан Table – ийн мэдээллийг дэлгэцэнд харуулж

байсан бол REPORT ашиглан Table дэхь мэдээллийг хэвлэж

авах боломжтой.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 54: МТМС-Өгөгдлийн сан

BLANK REPORT, REPORT DESIGN командуудаар тайлангийн загварыг бэлдэх

болно.

Хийх аргачлал нь FORM DESIGN –ийг ашиглаж форм байгуулсантай адилхан

бөгөөд энэ аргачлалыг дээр форм байгуулж дэлгэрэнгүй тайлбарласан.

REPORT – команд нь

тухайн сонгосон Table – аар

тайлан бэлдэнэ.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 55: МТМС-Өгөгдлийн сан

Командыг сонгоход дараах цонх гарч ирнэ.

Бид энэ цонхонд өөртөө хэрэгтэй

хүснэгтийн талбаруудыг оруулсан байгаа.

REPORD WIZARD командыг

ашиглаж тайлангийн загварыг

байгуулъя.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 56: МТМС-Өгөгдлийн сан

AVAILABLE FIELDS-цонхоос тухайн

хүснэгтэнд байгаа талбаруудын

жагсаалт гарч ирэх болно.

Жагсаалтаас тайланд хэрэгтэй

талбаруудыг сонгож SELECTED

FIELDS цонхонд оруулна.

TABLES/QUERIES- цонхноос

тайлан дээр ашиглах хүснэгт

болон query-ийг сонгоно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 57: МТМС-Өгөгдлийн сан

Энэ цонхонд тайланд дээр гарах

мэдээллийг ямар талбараар

эрэмбэлэхийг тодорхойлно.

Хэрэв эрэмбэлэх бол өсөх болон

буурах дарааллыг нь тодорхойлно.

DO YOU WANT TO ADD

ANY GROUPING LEVELS?-

цонхоноос та аль талбараар нь

групплэхийг сонгож болно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 58: МТМС-Өгөгдлийн сан

Тайлангийн харагдах хэлбэр, дизайныг

сонгож , тайлангийн гарчигийг бичиж

өгөөд FINISH товчлуур дээр дарна.

Цонхоос тайлангийн харагдах

хэлбэрийг (Багана, хүснэгт)

мөн цаасныхаа хэмжээг

(босоо, хөндлөн) сонгоно.

Microsoft® Office Access™ 2007

Page 59: МТМС-Өгөгдлийн сан

Хэрэв тухайн талбарын бичлэгүүд багтаахгүй байвал DESIGN

цэсний DESIGN VIEW командыг сонгож засварлаж болно.

Microsoft® Office Access™ 2007