المعلومات نظم وبناء تطوير

المعلومات نظم اهمية

وتصميم بناء الى ادى الذي االساس كان المعلومات تكنولوجية انتشار ان

مجموعة بانها نعرفها ان نستطيع التي االدارية المعلومات نظم واستخدام

وتشغيل لجمع الالزمة االلية والعناصر المدربة البشرية العناصر من

ويتكون القرارات اتخاذ في تساعد معلومات الى تحويلها لغرض البيانات

نظام ويهدف ومخرجات تحويل وعمليات مدخالت من النظام هذا

وتحليلها وتجميعها المعلومات عن الكشف الى االداري المعلومات

الشركة او بالمؤسسة المختلفة العمل مراكز الحتياجات طبقا واعدادها

شبه بشكل وتجديدها المعلومات تداول على يعمل المعلومات نظام ان كما

الحاجة عند واسترجاعها يومي

هذه واستخدام االدارية المعلومات لنظم ومتعددة كثيرة انماط وهناك

اهمها : جدا كثيرة فوائد الى يؤدي االنماط

الشركة• او للمؤسسة التنافسي الوضع تقوية

الكفاءة• تحسين

االنتاجية• مستوى رفع

االستراتيجية• للمهام اكبر وقت تخصيص من المدراء تمكين

والمعقدة• الكبيرة المشكالت ومعالجة دراسة امكانية توفير

القرارات• تنفيذ في المساعدة

المختلفة• االدارية المهام انجاز

اكبر• بسرعة لها واالستجابة الفرص على التعرف في االدارة مساعدة

افضل• جديدة خدمات تقديم

العائدات• زيادة

التكاليف• تخفيض

جديدة• واسواق جديدة فرص فتح

ممكنة• وتكلفة وجهد وقت باقل مذهلة نتائج تحقق

النظم• هذه في مباشر بشكل المؤسسة في االدارات جميع اشتراك

وتطويرها

المعلومات: نظم بناء مراحل

وحتى . متتابعة مراحل من يتكون علميا أسلوبا المعلومات نظم عملية تتبع

هذه من أي تجاوز يصح فال المعلومات نظم بناء عملية في النجاح يتحقق

التي المراحل نتائج على كبيرة بدرجة تعتمد مرحلة كل ألن المراحل

الشكل . ) ويبين نظم( 1تسبقها بناء عملية منها تتكون التي المراحل

بثالث . يمر المعلومات نظم فإن ، الشكل في موضح هو وكما المعلومات

كما متتابعة مراحل عدة من رئيسية مرحلة كل وتتكون ، رئيسية مراحل

يلي :

مرحلتين : . : من وتتكون السياسات ووضع التخطيط أوال

المعلومات. . 1 لنظم االستراتيجي التخطيط

المعلومات. . 2 نظم وخطط سياسات تحديد

متتابعة : . : مراحل ست من وتتكون النظم تطوير ثانيا

المشكلة. . 1 وتحديد تعريف

الجدوى. . 2 دراسة

النظام. . 3 تحليل

وتقويمه. . 4 العام التصميم

للنظام. . 5 التفصيلي التصميم

النظام. . 6 وتنفيذ بناء

النظام : . وإدارة وصيانة تشغيل ثالثا

وتشغيل ، التوصيالت ومد األجهزة تركيب عمليات المرحلة هذه وتشمل

، والبرامج األجهزة وصيانة ، والنظم البرامج وتشغيل ، وفحصها األجهزة

األهداف تحقيق وضمان النظام إلدارة الالزمة واألساليب المعايير ووضع

. المعلومات نظم بناء مراحل جميع مع وتتزامن أجلها من طور التي

إلى . العمليتان هاتان وتهدف والتقويم المتابعة هما مهمتان عمليتان

األهداف سيحقق وأنه له المعتمدة الخطط وفق يتم المشروع أن ضمان

له . الموضوعة

السياسات: ووضع التخطيط ثانيا

بنمو مباشرة عالقة له للمعلومات جيدة نظم وبناء تطوير أن فيه الشك مما

من أصبحت المعلومات إنتاج إلى الحاجة أن حيث ، بالمنشأة العمل وتطوير

هدفا فقط وليس ، واالستمرار للبقاء واألساسية األولية المتطلبات

المعلومات . نظم عصب الحواسيب تقنية أصبحت وقد هذا الكفاءة لتحسين

المختلفة العمليات وتنفيذ إجراء في كبير دعم من تقدمه لما منشأة أي في

يتطلبها التي والقرارات األنشطة كافة في اإلدارية المستويات ومساعدة

في . المعلومات ونظم الحاسوب تقنيات إدخال خالل من ويمكن العمل

يلي : ما تحقيق منشأة أي أعمال

. المعلومات وتكامل صحة

. المعلومات على الحصول سرعة

. العاملين كفاءة زيادة

. المقدمة الخدمات تحسين

. المادي الهدر تقليل

. المقدمة الخدمات تحسين

. اإلدارية االتصاالت تحسين

. مناسبة وسرعة بكفاءة القرار لمتخذي الالزمة المعلومات توفير

. األداء وتطوير تحسين

. والتنظيم األداة في فاعلية أكثر أساليب تطوير

االستراتيجية الخطط دعم

، منشأة ألي المعلومات نظم وتطوير الحاسوب تقنيات إدخال أجل ومن

الخطة مع تتسق للمعلوماتية المدى بعيدة إستراتيجية خطة توفر يلزم فإنه

وفي . المنشأة وغايات أهداف يحقق وبما للمنشأة العامة االستراتيجية

في تهدف التي االستراتيجية الخطط من عدد لنفسها المنشأة تضع العادة

القوى : لتنمية إستراتيجية خطة مثل واألداء العمل تطوير إلى مجملها

، اإلداري للتطوير استراتيجية خطة ، للتدرب استراتيجية خطة ، البشرية

( . رقم الشكل ويبين االستراتيجية الخطط من الخطة( 2وغيرها عالقة

يتضح . وكما للمنشأة العامة االستراتيجية بالخطة المعلوماتية االستراتيجية

من عدد من جزء هي المعلوماتية االستراتيجية الخطة فإن الشكل من

العمل تطوير إلى مجملها في تهدف التي المتكاملة االستراتيجية الخطط

الشكل . في رأينا أن سبق وقد المنشأة وغايات أهداف يحقق بما واألداء

المعلومات( 1رقم ) نظم ببناء المتعلقة والسياسات التخطيط مرحلة أن

هما : رئيسيتين قضيتين تتضمن

1 . المعلومات. لنظم االستراتيجي التخطيط

2. المعلومات. لنظم العامة السياسة تحديد

المعلومات : لنظم االستراتيجي التخطيط lثالثا

المعلومات نظم لتطوير استراتيجية خطة وضع إلى المرحلة هذه تهدف

ومن . المنشأة أهداف يحقق بما تطويرها وتزامن النظم تكامل تحقق

بأهداف وربطها المعلومات نظم أهداف تحديد المرحلة هذه في المهم

على المنشأة مساعدة هو المعلومات نظم بناء من فالهدف ، المنشأة

يكتب . لن النظم تطوير فإن المدى البعيد التخطيط وبدون أهدافها تحقيق

. له المأمولة بالصورة النجاح له

التخطيط . فبدون منزل بناء عملية تشبه المعلومات نظم بناء عملية إن

وتوزيع غرفة كل ومساحة المطلوبة الغرف وعدد السكان لحاجة الجيد

أنه المنزل بناء بعد المرء يكتشف قد ، البعض ببعض وارتباطها الغرف

أن أو ، مطلوب هو كما ليست الغرف مساحة أن أو ، إضافية لغرف بحاجة

تصميم . على الالحقة التعديالت وإجراء السكان راحة يحقق ال الغرف توزيع

الغرف لتوسيع الجدران هدم أو ، اإلضافية والغرف المالحق وبناء ، المنزل

وتأخر ، البناء فترة زيادة إلى وسيؤدي ، المنزل بناء تكلفة من سيزيد

إزعاجهم . أو المنزل في الساكنين سكنى

المعلومات نظم تطوير في شرع إذا تحدث أن يمكن المشكالت نفس

. ، تنسيق دون تطويرها سيتم فاألنظمة لها المسبق التخطيط دون وبنائها

دون أداءها أن أو المستخدمين حاجة تلبي ال أنها بعد فيما وسيكتشف

النظم . هذه لتحسين بعد فيما تتم التي والتعديالت المطلوب األداء مستوى

واستخدامها . تشغيلها تأخر والى تكلفتها في كبيرة زيادة الى ستؤدي

وال ، lنسبيا حديث مفهوم للمعلومات االستراتيجي التخطيط مفهوم إن

المنشأة . في األداء على الكبير اإليجابي وتأثيره أهميته للكثيرين يتضح

تطوير في سليم علمي منهج واتباع معلوماتية استراتيجية خطة وضع ولكن

في ذكرها سبق التي المتطلبات تعالى الله بإذن سيحقق المعلومات نظم

السابق . الفصل

لها الالزمة المعلومات نظم وتطوير للمعلوماتية استراتيجية خطة وتطوير

الخطة . تطوير تتضمن عامة وبصفة والمراحل الدراسات من العديد يتطلب

التالية : الدراسات منشأة ألي اإلستراتيجية المعلوماتية

المختلفة. . 1 واألقسام اإلدارات ومهام للمنشأة التنظيمي الهيكل دراسة

مثل. )2 المختلفة التطوير وخطط للمنشأة العامة االستراتيجية دراسة

الموارد تنمية خطة ، البشرية القوى تنمية خطة ، اإلداري التطوير خطة

. )… ، المالية

للمنشأة. .3 المطلوبة المعلومات نظم تحديد

النظم. .4 أولويات تحديد

المختلفة. .5 التقنية وبدائل خيارات دراسة

والتدريب. .6 التوظيف وخطة البشرية القوى متطلبات دراسة

المنشأة. .7 في الحاسوب وتقنيات المعلومات لنظم الحالي الوضع دراسة

للمعلوماتية االستراتيجية الخطة تطوير يتم السابقة الدراسات من

الشكل ) في موضح هو كما يلي ما تشمل والتي (3للمنشأة

1 . المنشأة. في المعلومات وغايات أهداف تحديد

األهداف. 2 هذه لتحقيق المطلوبة المعلومات لنظم وتوصيف تحديد

والغايات.

شاملة. : 3 المطلوبة المعلومات نظم لتطوير خطة تحديد

النظم تحليل

النظم تصميم

النظم تنفيذ

النظم وصيانة تشغيل

الزمنية والجداول األولويات وتحديد النظم تطوير مخطط الخطة وتتضمن

للتنفيذ.

المعلومات نظم ألتمته الالزمة والموارد االحتياجات وتوصيف تحديد

: شاملة المقترحة

الحاسوب تقنيات

والنظم البرمجيات

االتصاالت تقنيات

البشرية القوى

التدريب

والنظم* والبرامج لألجهزة متكاملة مواصفات وضع

لها* الالزمة والتكلفة الالزمة والموارد األجهزة القتناء متكاملة خطة وضع

والتدريب* للتوظيف واضحة خطة وضع

وصيانتها* االستراتيجية الخطة لتنفيذ مالئمة وأساليب معايير وضع

وتحديثها

المعلومات* وسالمة وأمن التصاالت متكاملة خطط وضع

لتطوير* والالزمة المنشأة هيكل في المتوقعة للتعديالت وتوصيف تحديد

. المقترحة المعلوماتية خطة وادارة وتنفيذ

وبصفة عامة يحتوي مستند الخطة المعلوماتية االستراتيجية على التفاصيل األساسية التالية :

. المقدمة : 1

* تحديد هدف الخطة المعلوماتية االستراتيجية.

. تعريف بالمنشأة ومسؤولياتها: 2

نطاق مسؤوليات المنشأة

الخدمات التي تقدمها المنشأة

الهياكل التنظيمية والتسلسل اإلداري

القوى العاملة بالمنشأة

الميزانيات والخطط المستقبلية

. وصف للوضع الحالي لنظم المعلومات في المنشأة 3

الوضع الحالي ألتمته النظم

التجهيزات الموجودة

البرمجيات التطبيقية ومستوى االستخدام

أجهزة االتصاالت

. استراتيجيات أتمته نظم المعلومات في المنشأة 4

الخصائص العامة لنظم المعلومات في المنشأة

دراسة تحليلية عن نظم المعلومات في المنشأة

المشاكل واالهتمامات

النماذج الهيكلية للنظام

معايير اختيار األجهزة والشبكة واالتصاالت

برامج التشغيل والتطوير والبرامج التطبيقية

خطة تطوير القوى العاملة

استراتيجية التنفيذ

دراسة االعتبارات الخاصة في المنشأة

. الخطة التنفيذية : 5

مخطط تطوير النظم

تحديد األولويات للتنفيذ

خطة تصميم نظم المعلومات

وضع مواصفات األجهزة والبرمجيات

طرح المواصفات للمنافسة وتحليل العروض والترسية

خطة التنفيذ وبناء مركز معالجة المعلومات

خطة التشغيل والصيانة والتدريب

التعديالت المتوقعة في هيكل المنشأة والالزمة لتطوير وتنفيذ وإدارة خطة المعلوماتية المقترحة

[ : سياسات وخطط نظم المعلومات رابعا

يتحدد في هذه المرحلة دور اإلدارة العليا والتزامها تجاه تطوير نظم المعلومات في المنشأة . وفي هذه المرحلة

يجب أن تتبنى اإلدارة العليا نظم المعلومات وتتعامل معها كمورد أساسي من موارد المنشأة مثلها مثل الموارد

المالية والبشرية . كذلك يجب أن يتفهم جميع الموظفين والعاملين في المنشأة مدى التزام اإلدارة العليا نحو نظم

المعلومات ، وان تعاونهم وتجاوبهم مطلب أساسي في جميع مراحل تطوير هذه النظم .

ويجب في هذه المرحلة تحديد السياسات والخطط والبرامج التي تضمن تنفيذ الخطة المعلوماتية االستراتيجية ،

ويشمل ذلك :

. وضع السياسات العامة على مستوى األنظمة الجزئية والتي يختص كل منها بأداء وظائف معينة مثل : 1

السياسة العامة لتطوير نظم المعلومات .

السياسة العامة لتدبير االحتياجات والموارد .

السياسة العامة للتدريب والتوظيف .

السياسة العامة لبناء مركز معالجة البيانات .

. إعداد خطط وبرامج تفصيلية على مستوى األنظمة الجزئية مثل : 2

خطط وبرامج تطوير نظم المعلومات .

خطط وبرامج تدبير االحتياجات والموارد .

خطط وبرامج التدريب والتوظيف .

خطط وبرامج بناء مركز معالجة البيانات .

( سياسات وخطط نظم المعلومات وارتباطها مع الخط المعلوماتية االستراتيجية . وكما يتضح من4ويبين الشكل )

الشكل فان عملية تطوير الخطط والسياسات عملية ديناميكية . وينبغي التركيز هنا على أهمية تقويم الخطط

والسياسات وقياس نتائجها بصورة مستمرة –خاصة وإننا نتعامل مع تقنيات الحاسب وتقنيات المعلومات – وهذه

التقنيات تمتاز بأنها سريعة التطور والتغير

[ : تعريف وتحديد المشكلة خامسا

( ويعتبر5تبدأ مرحلة تطوير النظم بخطوة أساسية مهمة هي ) تعريف وتحديد المشكلة( . كما في الشكل )

الهدف الرئيسي لهذه المرحلة هو تحديد المشكلة ومجال الدراسة الخاص بها ، وتحديد أهميتها وطبيعتها من حيث :

. مشكلة عاجلة أو غير عاجلة . 1

. مشكلة رئيسية أم ثانوية . 2

. مشكلة حقيقية أم تخيلية . 3

وبصفة عامة يمكن لمحلل النظم أن يعرف ويحدد المشكلة من خالل مناقشة المسؤولين عن عمل ودراسة

مجموعة من التقارير الخاصة بالعمل والتي يمكن الحصول عليها سواء من : . مصادر خارجية عن المنشأة . 1. مصدر داخل المنشأة . 2

وعادة تنشأ المشكلة المطلوب إيجاد حلها لألسباب التالية : . حدوث تغييرات في سياسة المنشأة . 1. حدوث تغييرات في نظام العمل . 2. تنفيذ وتشغيل نظم جديدة . 3. إدخال منتجات جديدة ، أو تغيير نوعيات بعض المنتجات الحالية . 4. حدوث تغييرات في األفراد القائمين على راس العمل . 5. رغبة المنشأة في التغيير . 6

ويجب على محلل النظم في هذه المرحلة إعداد تقرير يتضمن ما يلي : . موضوع المشكلة مع تحديد دقيق لها . 1. مدى ومجال المشكلة . ويكون محددا بالموارد المالية أو الحدود التنظيمية أو الوقت . 2 . الهدف من دراسة المشكلة . وهي األشياء التي يتوقع تحقيقها من خالل الدراسة ويجب أن تكون متناسقة مع3

موضوع ومدى ومجال الدراسة

دراسة الجدوى

بعد تعريف وتحديد المشكلة المطلوب حلها بواسطة نظم المعلومات ، تبدأ عملية دراسة الجدوى من تطوير نظم

المعلومات . ودراسة الجدوى هي مهمة محددة لدراسة وفحص وتقويم النظام الحالي ، والتوصية إلي اإلدارة العليا

للمنشأة بخصوص وجود عائد من تطوير وتغيير النظام الحالي . ويعتبر الهدف الرئيسي لمرحلة دراسة الجدوى هو

تحديد ودراسة الجدوى الفنية واالقتصادية والتنظيمية لتطوير وتغيير النظام الحالي .

وعادة يجب القيام بدراسة الجدوى االقتصادية قبل االلتزام بأية استثمارات طويلة األجل ، أو عمل مشروعات كبيرة

(6بخصوص التطوير أو التغيير . وتشمل دراسة الجدوى المراحل التالية كما هو موضح في الشكل )

. أهداف ومجال دراسة الجدوى. 1

. دراسة النظام الحالي. 2

. دراسة متطلبات المعلومات. 3

. دراسة الحلول البديلة.4

ويجب في هذه المرحلة إعداد تقرير عن نتائج دراسة الجدوى االقتصادية. وبصفة عامة يتضمن هذا التقرير التفاصيل

التالية:

. الخالصة – وتحتوي على مايلي: 1

األهداف

تقويم كل بديل بناء على معايير محددة.

. النظام الحالي – ويحتوي ما يلي: 2

المشكالت في النظام الحالي ، واألهداف المطلوب استيفاؤها.

المزايا والعيوب.

تحليل القرارات.

تدفق المعلومات.

تحليل المعالجات المطلوبة.

. النظم البديلة المقترحة – ولكل بديل ينبغي تقويم دراسة عن التالي: 3

تحقيق النظام ألهداف المنشأة.

تحليل القرارات.

األجهزة والمعدات والبرامج.

القوى البشرية الالزمة.

التأثير على المنشأة.

الجدول الزمني للتنفيذ والتكلفة الالزمة لذلك.

تحليل التكلفة الكلية والعائد المتوقع من النظام المقترح

. تقويم البدائل والتوصيات – ويحتوي هذا الجزء على التالي: 4

معايير ووسائل التقويم.

تقويم البدائل المقترحة للنظم من حيث :

التكلفة

العائد

الجدوى االقتصادية

الجدوى التنظيمية

أمن وسالمة المعلومات

تحديد البديل الموصى به

[ : تحليل النظام سابعا

تعنى مرحلة تحليل نظام المعلومات بدراسة احتياجات المستخدمين من المعلومات بهدف وضع مواصفات للنظام

بحيث يلبي هذه االحتياجات . وينبغي أن يتولى عملية التحليل خبير متمرس في هذه العملية هو "محلل النظام" .

وتتم خالل هذه المرحلة عمل مقابالت عديدة مع المستخدمين بهدف تحديد احتياجاتهم . كذلك يقوم محلل النظام

بدراسة حجم المعلومات التي يتعامل معها الموظفون ، وطبيعة التقارير التي يحتاجونها في عملهم.

وبصفة عامة فإن تحليل النظام هو فصل النظام إلى عناصره الرئيسية ، ودراسة كل عنصر على حدة وعالقته

بالعناصر األخرى . ويشمل ذلك تقويم كل المؤثرات الداخلية والخارجية والقيود التي لها تأثير على مراكز اتخاذ

القرار الرئيسية في النظام الحالي .

إن أول خطوة في تحليل النظام هي تحديد األسباب التي تدعو الى للقيام بتحليل النظام. ويمكن أن يتحقق ذلك

من خالل المقابالت المبدئية مع األشخاص المسؤولين أو العاملين بالنظام . وبصفة عامة فإن األسباب األساسية

للقيام بتحليل النظام هي :

أ- حل المشكالت:

قد يكون النظام قاصرا عن أداء الوظائف المطلوبة كما ينبغي ، أو تعاني بعض اإلدارات في التنظيم من مشكالت

متعلقة بالجدولة أو الرقابة ، لهذا يطلب من محلل النظام تحديد هذه المشكالت ، ثم اقتراح حلول لها.

ب- احتياجات جديدة.

قد يكون السبب في القيام بعملية تحليل النظام هو وجود احتياجات جديدة ناتجة عن تغيير في بعض اإلجراءات أو

الممارسات أو القوانين الموجودة في التنظيم. وفي هذه الحالة يجب على محلل النظم تحديد التعديالت المطلوبة

لمساعدة المنشأة في االلتزام باالحتياجات الجديدة.

ج- تطبيق أفكار وتقنيات جديدة:

كذلك قد يكون السبب في القيام بتحليل النظام هو الرغبة في تطبيق أفكار جديدة أو تقنيات مستحدثة يمكن أن

تساعد في تحقيق أهداف المنشأة.

د- تحسين عام للنظام :

أيضا قد يكون السبب في تحليل النظام هو الرغبة في إيجاد طرق أفضل ألداء العمل . وفي الكثير من الحاالت

يكون الهدف العام من تحسين النظام هو تخفيض التكاليف أو زيادة الخدمات المقدمة إلى المتعاملين مع المنشأة

ورفع كفاءة األداء العام

( المراحل المختلفة المتبعة في تحليل نظم معلومات المنشأة والتي تتضمن المهام التالية:7ويوضح الشكل )

. تحديد احتياجات ومتطلبات النظام: 1

يتم في هذه المرحلة التعرف على الوظائف واألداء الفني المطلوب من النظام القيام به وذلك عن طريق

الدراسات التالية:

تحليل مجال العمل

متطلبات المعلومات

تحليل البيانات المجمعة

دراسة قيود األداء

. تحديد نطاق تحليل النظام: 2

يتم في هذه المرحلة إيجاد تصور عن النظام الجديد الذي يجب أن يتبع . ويتم ذلك عن طريق تحليل عدة نقاط

( 8تفصيلية كما هي مبينة في الشكل رقم )

. دراسة النظام الحالي وتحديد المشكالت: 3

تهدف هذه المرحلة الى إجراء دراسة شاملة للنظام الحالي مع تحديد المشكالت الخاصة بها وأسبابها . ويبين

( الخطوات التي تتبع في هذه المرحلة.9الشكل رقم)

. جمع الحقائق والمعلومات: 4

يتم في هذه المرحلة جمع الحقائق والمعلومات الخاصة بالنظام المراد تحليله ودارسته . وعادة يمكن جمع الحقائق

والمعلومات من المصادر التالية:

أ . مصادر داخلية – ومن أهم هذه المصادر مايلي:

األفراد العاملين في المنشأة.

المستندات التي تتعامل معها المنشأة

دراسة العالقات بين األفراد واإلدارات والوظائف داخل المنشأة

ب. مصادر خارجية – ومن أهم هذه المصادر مايلي:

النظم األخرى المشابهة للنظام المراد تحليله

الكتب والمجالت المهنية المتخصصة

العمالء والمنافسون

القوانين الحكومية واللوائح

. تحليل تدفق المعلومات وسريانها 5

ويعتبر تحليل تدفق المعلومات وسريانها من أكثر الوسائل استخداما بواسطة محللي النظم لتحديد المعلومات

المطلوبة ، ومن يطلبها ومن أين يحصل عليها والهدف من ذلك هو تحديد نوعية المعلومات التي يحتاجها أفراد

النظام من اآلخرين ، وكذلك المعلومات التي يطلبها اآلخرون منهم

. تحليل األنشطة وعالقتها بالمعلومات : 6

يتم في هذه المرحلة تحديد األنشطة والعمليات المختلفة التي يقوم بها النظام مع تحديد للبيانات والمعلومات

( ارتباط النشطة10الالزمة وما تنتجه من معلومات تؤثر على عمليات وأنشطة أخرى داخل النظام . ويبين الشكل )

وعالقتها بالمعلومات

. تحليل المدخالت والمخرجات : 7

يتم في هذه المرحلة تعيين وتحليل جميع مدخالت ومخرجات النظام حيث يجب على محلل النظم التعرف على

كافة المخرجات الناتجة من النظام وتقويم متطلباتها . ويتضمن ذلك تحديد وظائف المعالجة التي يتم أداؤها النتاج

المخرجات المطلوبة . ويجب على ملل النظام التعرف على كافة المدخالت الخاصة بالنظام مع تقويم أوساط

المدخالت واقتراح إمكانية تحديثها .

. تحديد وتوصيف دقيق للنظام المقترح : 8

تهدف هذه المرحلة الى تحديد دقيق للنظام المقترح مع توصيف متطلباته .

( تفصيال بالتوصيف المطلوب للنظام المقترح . 11ويوضح الشكل )

وبصفة عامة يحتوي مستند تحليل النظام على التفاصيل اآلتية :

. مقدمة . 1. اإلدارة المستفيدة : 2

اآلالت والمكائن والمعدات الموجودة حاليا . مساحة المكاتب .

الموظفون ، صالحيتهم ومسؤولياتهم .

. النظام موضوع التحليل : 3اإلجراءات المتبعة وطريقة معالجة المعلومات .

النماذج والمستندات ومصادرها . الوظائف وخطوات المعالجة .

حركة المستندات . الملفات والسجالت الرئيسية .

أمثلة عن النماذج والسجالت والتقارير المستخدمة . توضيح بعض حقول النماذج والسجالت .

عالقة النظام باألنظمة األخرى . حجم األعمال )عدد العمليات والمستندات ( .

فترة المعالجة الدورية . تكرار الرجوع الى ملف /سجل .

مستوى الفعالية . مواضع المشكالت ومجاالت تحسين العمل .

مقترحات لتبسيط اإلجراءات اإلدارية .

. النظام اآللي المقترح : 4إعادة تشكيل أو إعادة ترتيب الوظائف .

الشاشات والتقارير . طريقة حصر المعلومات .

عمليات معالجة المعلومات الفورية وتلك التي تتم بصورة دورية . معايير األداء .

أمان وسرية المعلومات . اللغات التي سوف يجري استخدامها .

حفظ واسترجاع المعلومات . قاعدة البيانات .

. متطلبات األجهزة والبرامج : 5متطلبات الحفظ .

النهائيات الطرفية . الطابعات .

متطلبات االتصال )الشبكة(