ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯБАЗА, НЕОБХОДИМАЯ ДЛЯ

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International

Наше время - время перемен

Новое время, новые

технологии требуют

постоянного

совершенствования

законодательной и

нормативной базы

делопроизводства и

документооборота

Недостаточная поддержкавнедрения СЭД государством

• Нет объективной потребности в СЭД – пока ещёможно (да и дешевле!) управлять «по старинке».

• Положительные примеры – Банк России, налоговая служба.

• СЭД в масштабах государства стоит огромныхденег. Особенно дорого обходятсяквалифицированные специалисты, а не техника ипрограммы.

• Главные мотивы внедрения СЭД - политические:– «Быть не хуже других» (США, Западной Европы и т.д.)

– Требования для вступления в ВТО и т.п.

• Без «царского указа» дело с места не сдвинется.

Тенденции:Министерства

«Предлагаем уже в 2005 году создать систему совместно с

аппаратом правительства, которая позволяла бы

обмениваться документами в электронном виде»

«Введение электронного документооборота повысит

эффективность при согласовании и принятии решений, атакже облегчит нагрузку на чиновников. После того как в

министерствах было оставлено только по два заместителя, нагрузка на заместителей министров, например, вМинэкономразвития возросла в пять раз.»

Герман Греф

"Коммерсантъ-Деньги" N 13(518), 4 апреля 2005 г.

http://www.kommersant.ru/k-money/get_page.asp?page_id=26072905.HTM

Тенденции:Государственная Дума

• Государственная Дума планирует в 2005-2006 годах объединить в специализированной сети

информационные ресурсы и документы

законодательных органов субъектов

Российской Федерации.

• Уже подключено 30 законодательных

собраний. К концу 2005 года планируетсяподключить ещё 35.

Из выступления А.Н. Царегородцева на 3-й Всероссийскойпрактической конференции «Эффективный документооборотв органах государственного управления: от традиционного кэлектронному» 28 марта 2005 года

Имеющаяся законодательнаябаза по делопроизводству и

документообороту

• Первая группа законов и нормативных документов

регулирует использование электронных документов

и информационных материалов в оперативной

деловой деятельности и в государственном

управлении.

• Вторая группа регулирует работу с документами в

длительной перспективе. Документы необходимо

сохранить, причем не только в качестве

свидетельства принятых решений, совершенных

действий и произошедших событий, но и для

фиксирования разного рода прав и обязательств

государства, организаций и частных лиц.

Каких же законовнам сегодня не хватает?

• Не установлен порядок признания юридическойсилы электронных документов государственнымиорганами и судами.

• Отсутствуют законы, уравнивающие в правахбумажные и электронные документы.

• Нет законодательных актов, разрешающихпереводить неоперативные документы, доистечения срока их хранения, на аналоговые и/илиэлектронные носители, одновременно уничтожаябумажные оригиналы.

• Нам бы не помешал и закон, требующий отгосударственных ведомств сокращать бумажныйдокументооборот и активно использовать, где этоуместно, современные технологии.

Электронные документыв опасности

«В наш электронный векмало шансов защититькакие-либо электронныедокументы, если архивистбудет ждать 25-30 лет илиболее, прежде чем сможетпринять участие в заботео них.

из отчёта «Аутентичностьэлектронных документов» -,

подготовленного дляЮНЕСКО и Международного

Совета Архивов (ICA Study 13-2), январь 2004 г.

• Не обеспечивается единый подход куправлению всеми информационными идокументационными ресурсами организации– Отсутствие внутренней нормативной базы

– Не налажен учет электронных документов

• Не обеспечивается должная информационнаябезопасность организации (по ISO 17799):– Установление сроков хранения

– Проведение экспертизы ценности

– Уничтожение документов с истекшими срокамихранения

– Долговременное хранение документов

Последствия для организации

Колоссальные проблемы с внедрением

систем электронного документооборота.

В США, по данным опросов, поставленные цели достигаются только

в 20 % всех внедрений – главным

образом, из-за того, что не учитываются

потребности деловых подразделений и

требования законодательства к

документообороту.

Последствия для организации

Законодательная база

Сами по себе законы могут лишьпомогать или мешать прогрессу. Однолишь принятие прекрасных законовничего не даст, если ни у государства, ни у коммерческих организаций нетзаинтересованности во внедрениисовременных технологий. И наоборот: там, где есть реальная необходимостьв использовании СЭД, ничто неостановит их внедрение.

Значение стандартов

«...для того, чтобы обеспечить необходимую

заботу о документах, недостаточно просто

принять законы, особенно когда в дело

вовлечены современные технологии... Внедрение стандартов практики должно идти

рука об руку с разработкой и внедрением

законодательства, чтобы добиться успеха в

управлении документами.»

Laura Millar «Аутентичность электронных документов: отчетподготовленный для ЮНЕСКО и Международного Совета

Архивов», ICA Study, 13-2, January 2004.

Трудности со стандартамипо делопроизводству и

документообороту

Стандарты крайне

необходимы всем, а вотжелания тратить на их

разработку время и

средства не наблюдается

ни у государственных

структур, ни у

коммерческих организаций.

Проблемы стандартизации

• Отсутствует единая техническая политика в

отношении СЭД, используемых в России.

• Отсутствует официально признаваемая

методика (стандарт) работы с электронными

документами, обеспечивающая признание их

юридической силы государственными

органами и судами.

• Отсутствуют методики экспертизы ценности

электронных документов, передачи их на

архивное хранение, уничтожения электронных

документов, работы с конфиденциальными и

секретными электронными документами и т.д.

Каких стандартовнам сегодня не хватает?

• Международный стандарт ИСО 15489 по управление документацией.

• Стандарты, содержащие требования к

системам электронного

документооборота.

• Стандарты по обеспечению

долговременной сохранности

электронных документов.

• Стандарты управления электронными

документами таким образом, чтобы они

могли быть приняты судами в качестве

доказательств.

• Стандарты управления отдельными

видами электронных документов, такими как электронная почта, системымгновенных сообщений, базы данных, интернет-страницы.

Каких стандартовнам сегодня не хватает?

Стандарты управленияэлектронными документами в целях

сохранения их аутентичности июридической силы

• BIP 0008:2004 «Code of practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically»(Великобритания, опубликован 23 декабря 2003 года)

• ISO/TR 15801:2004, Electronic imaging - Information storedelectronically - Recommendations for trustworthiness and reliability

• HB-171 «Guidelines for the Management of IT Evidence»(Австралия, опубликован 12 августа 2003 года)

• NF Z 42-013 «Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes» (Франция, опубликован 20 декабря 2001 года)

• CAN/CGSB-72.34 «Electronic Records as Documentary Evidence»(Канада, 2004 год)

Стандарты управленияотдельными видами электронных

документов

• ANSI/ARMA 9-2004 Requirements for Managing Electronic Messages as Records(американский национальный стандарт

"Требования по управлению

электронными сообщениями как

документами")

• NARA Guidance on Managing Web Records, January 2005 (Руководство по управлению

web-документами)

Стандарты управленияэлектронными документами с

ЭЦП

• NARA Records Management Guidance for Agencies Implementing Electronic Signature Technologies, October 18, 2000("Рекомендации по управлению

документами для государственных агентств, использующих электронные подписи")

• NARA Records Management Guidance For PKI Digital Signature Authenticated and Secured Transaction Records, March 11, 2005("Руководство по управлению документами, заверенными ЭЦП")

Кто отвечаетза делопроизводство в России?

«Если архивистов не будут привлекать к заботе

даже о бумажных документах или к разработке

систем делопроизводства, сама бумажнаясистема может прийти в упадок. В такой

ситуации мало шансов, что государство сможет

разработать надежные электронные системы. Нужно сильное и надежное законодательство, чтобы документы на любых видах носителях

хорошо управлялись.»

Laura Millar «Аутентичность электронных документов: отчетаподготовленный для ЮНЕСКО и Международного Совета Архивов», ICA Study, 13-2, January 2004

ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ

WWW.EOS.RU

E-mail: hram@eos.ru

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

107023 Москва, ул. Электрозаводская, д. 52

Телефон для контактов (они же для факсов):(095) 580-75-15

Электронная почта:Служба маркетинга: market@eos.ru

Служба поддержки: support@eos.ru