ปฏบตการท 5 การใชงานโปรแกรมไมโครซอฟทเวรด (Microsoft Word: 2) วชา 001272 คอมพวเตอรสารสนเทศขนพนฐาน รหส ชอ สาขา คณะ หมเรยนท วนท เดอน พ.ศ

เรยบเรยงโดย ดร.วนสรย มาศกรม วตถประสงค:

1. เพอใหมความรและทกษะในการแกไขเอกสารและการพมพงานอตโนมต 2. เพอใหมความรและทกษะในการแทรกรปภาพ รปวาด วตถ และตารางในเอกสาร 3. เพอใหมความรและทกษะในการพมพจดหมายเวยน

เนอหา: 1. การแกไขเอกสารและการพมพงานอตโนมต การพมพงานเอกสารใดๆ ยอมมขอผดพลาดทตองแกไขเปนปกต ดงนนผใชงาน MS Word ควรเรยนรวธการแกไขงานในเอกสาร ดงตอไปน 1.1 การใชการคนหา แทนท และไปท (Find/Replace/Goto)

- การคนหา (Find) เปนการหาค าทตองการ ซงอาจเปนค าทถก หรอผดกได ในงานทไดพมพไป - การแทนท (Replace) เปนการแกไขค าผด เพมเตม หรอตดบางสวนออก เพอใหขอความนน

ถกตองตามทตองการ - การไปท (Goto) เปนการไปต าแหนงทตองการ ไดแก หนา สวน บรรทด ทคนหนงสอ ขอคด

เหน เชงอรรถ อางองทายเรอง ตาราง กราฟฟก สมการ วตถ และหวเรอง เปนตน แลวจงกรอกขอมลจากหวขอทเลอก

ในการใชงานเครองมอ Find/Replace/Goto สามารถเลอกไดจาก Home Editing Find ดงภาพ หรอ Ctrl+f

จะไดกลองเครองมอดงภาพ

แบบฝกหดท 1.1 - จงสรางเอกสารใหม และพมพขอความตอไปน (สามารถคดลอกไดจาก http://www.nu.ac.th/ab-

history.php) ความเปนมาเกยวกบประวตมหาวทยาลยนเรศวรนนมสภาพการทสบตอเนอง กนมาหลายขนตอน โดยเรมตนจากการเปนวทยาลยวชาการศกษาพษณโลก เมอวนท 25 มกราคม พ .ศ. 2510 ตามพระราชบญญตวทยาลยวชาการศกษา ภายหลงการกอตงวทยาลยวชาการศกษาประสานมตรซงจดตงขนเปนแหง แรก เมอวนท 16 กนยายน พ.ศ. 2497 ภายหลงการกอตงวทยาลยวชาการศกษาประสานมตรซงจดขนเปนแหงแรก เมอวนท 16 กนยายน พ.ศ. 2497 เปนเวลา 13 ป โดยเปนวทยาลยวชาการศกษาแหงท 4 รองจากประสานมตร ปทมวน และบางแสน ตามล าดบ

- จงใช Find เพอคนหาและ Highlight ค าวา ท ซงปรากฎอยในขอความนทงหมด ................... ครง - จงใช Replace เพอเปลยนจากตวเลข 25 เปนตวเลขไทย สงเกต และบนทกสงทเกดขน

......................................... ..................................................................................................... - จงใช Goto Line Enter line number 4 สงเกต และบนทกสงทเกดขน

......................................... ......................................... ............................................................

1.2 การใชปม Office เครองมอในการแกไขอตโนมต การใชปม Office รายการพสจนอกษร (proofing) มประโยชนหลายทาง อาทเชน การแกไขค าผด การพมพขอความอตโนมต และการพมพใหเปนสญลกษณ เปนตน เพอใหเกดความสะดวกในการพมพค าทมกใชผดบอย ค าทพมพยาก ขอความทใชบอยครง โดยเฉพาะขอความขนาดยาว และสญลกษณทใชงานเปนประจ า ยกตวอยางเชน การพมพเครองหมายทวภาค และตอดวยเครองหมายวงเลบปด MS Word จะเปลยนเปนสญลกษณ โดยอตโนมต หรอการพมพชอเดอน เปนตน

ในการเรยกใชเครองมอในการแกไขอตโนมต (AutoCorrects Option) ถาในแทบรบบนไมพบ

เครองหมาย ใหไปท Customize Quick Access Toolbar โดยเลอกป ม หรอ Right Clickพนทวางบนรบบน จากนนจงเลอก Proofing และ AutoCorrects Option จะไดหนาตางดงภาพ

แบบฝกหดท 1.2 - จงพมพค าทผดบอย และการสะกดทถกตอง ดงตวอยางดานลาง ลงในชอง Replace และ With

ของ AutoCorrect Replace: With: สาบแชง สาปแชง สายสญน สายสญจน ประเมณ ประเมน

กด OK เพอออกจากการตงคา - จากนนจงทดลองพมพค าทผดดานบน แลวสงเกตการเปลยนแปลงในเอกสาร - จงทดลองใชอกขระตางๆ แลววาดรปบนทกสญลกษณทได

อกขระทใช สญลกษณ

:) หรอ :-)

:( หรอ :-(

:| หรอ :-|

(c)

(r)

(tm)

-->

<==

<=>

หมายเหต หากไมตองการให MS Word ท าการแกไขอตโนมต ใหกดป ม Backspace

2. การแทรกรปภาพ รปวาด วตถ และตารางในเอกสาร ในการพมพงานเอกสารบางครง อาจมความจ าเปนในการใชรป แผนภม หรอขอความในลกษณะ

พเศษน ามาประกอบ เพอเกดความสวยงาม และเพมความสมบรณของเนอหา สงทน ามาแทรกในเอกสารน มชอเรยกวา วตถ (Object) ซงมวธด าเนนการไดดงตอไปน 2.1 การแทรกภาพจากไฟล อนดบแรก ผใชงานตองมรปภาพอยในเครองคอมพวเตอรเสยกอน จากนนใหเลอก แทบรบบน Insert Picture แลวไปยงแฟมทเกบรปนนไวเพอน าภาพมาแทรก 2.2 การแทรกภาพตดแปะ ภาพตดแปะ หรอ Clip Art นน มใหเลอกจากโปรแกรม MS Word และ ออนไลน การเลอกภาพตดแปะท าไดโดย เลอก Insert Clip Art หากตองการเรยกดรปภาพใหเลอก Organize clips… Office Collections แลวจะพบรปภาพทถกเกบไวเปนหมวดหม 2.3 การแทรกรปรางและกลองขอความ การแทรกรปราง หรอ Shapes นนเปนการวาดวตถ ซงมหลายแบบใหเลอก สามารถวาดโดย เลอก Insert Shapes จากนน ท าการเลอกรปรางแลวน ามาลากวางใหพนทของเอกสารทตองการ รปรางทวาดน สามารถปรบแตงสสน และลกษณะตางๆ ได 2.4 การแทรก Smart Art Smart Art เปนวตถชนดใหมส าหรบ MS Word 2007 ทมหลายกลมใหเลอก ไดแก รายการ (List) กระบวนการ (Process) วฏจกร/วงกลม (Cycle) ล าดบชน (Hierarchy) ความสมพนธ (Relationship) เมทรกซ (Matrix) และพระมด (Pyramid) ถาเอกสารอยใน Compatibility Mode (.doc) จะไมสามารถใชงานไดอยางสมบรณแบบ จงควรใชใน .docx เพอไดประสทธภาพอยางเตมท การแทรก Smart Art เพอน าเสนอขอมลตางๆ ท าไดโดย เลอก Insert Smart Art 2.5 การแทรกกราฟ ในกรณทตองการน าเสนอขอมลเปนกราฟ หรอแผนภมตางๆ สามารถใช Insert Chart โดยทการท างานในสวนนจะเชอมโยงกบ MS Excel 2.6 การแทรกอกษรศลป อกษรศลป หรอ WordArt ใชเพอพมพขอความทมการตกแตงรปแบบแลว สามารถเลอกใชไดจาก Insert WordArt

แบบฝกหดท 2.1 - จงใชการแทรกเพอสรางเอกสารดงตวอยาง โดยใหคนหาและดาวนโหลด ตราสญลกษณ ครบรอบ

20 ป มหาวทยาลยนเรศวร ไวบนเครองคอมพวเตอร และใช SmartArt ชวย

ความหมายของตราสญลกษณ ครบรอบ 20 ป มหาวทยาลยนเรศวร

- จงใชการแทรกเพอสรางเอกสารดงตวอยาง จะใชอกษรศลปชนดใดกได

2.7 การแทรกสมการ ชนดของวตถส าหรบสมการ คอ Microsoft Equations 3.0 สามารถเลอกไดจาก Insert Equation หรอ Insert Object Object… Microsoft Equations 3.0 แบบฝกหดท 2.2

- จงทดลองเขยนสมการตอไปน

2.8 การแทรกตาราง

ใหเลอก Insert Table เมาสลากพนทใหไดขนาดตามตองการแลวจงปลอยเมาส ดงภาพ

ถาเลอกเมนแทรกตาราง Insert Table… กลองโตตอบการแทรกจะปรากฏณขน สามารถพมพขนาดตารางตามทตองการ และก าหนดรปแบบการจดอตโนมต(AutoFit behavior) ตางๆ ได

หลงจากท าการแทรกตาราง จะมแทบ Table Tools เกดขน เพอท าการจดรปแบบ และตกแตงตาราง

ในกรณทตารางทสรางมความยาวเกนหนงหนากระดาษ และตองการใหหวตารางปรากฏณอยในหนาทสองดวย สามารถกระท าไดโดยการ เลอกหวตาราง คลกขวาเพอเลอก Table Properties… เลอกแทบ Row และ Repeat as header row at the top of each page แบบฝกหดท 2.3

- จงสรางตารางตอไปน โดยทแตละ Column มความกวาง 1 นว TEMPERATURE

Celsius Fahrenheit 0 32 5 41 10 50 15 59 20 68 25 77 30 86 35 95 40 104

3. การพมพจดหมายเวยน การพมพจดหมายเวยน แบงเปน 3 ขนตอน คอ การสรางเอกสารหลก การสรางแหลงขอมล และการผสานขอมลกบเอกสาร การใชงาน Mailings นน ไมไดจ ากดอยเฉพาะจดหมายเวยน แตสามารถน าไปใชกบ ซองจดหมาย ปายชอเขารวมงาน หรอประกาศนยบตร ทตองการพมพใหกบผรบเปนจ านวนมาก 3.1 การสรางเอกสารหลก

ขนแรก ตองมเอกสารทตองการสงเปนจดหมายเวยนเสยกอน ดงตวอยาง

ใหเลอกแทบรบบน Mailings เรมจดหมายเวยนในป น Start Mail Merge โดยเลอกใหตรงกบหวขอทท างาน ในทน จะเปน Normal Word Document

3.2 การสราง/เปดแหลงทอยเอกสารหลก หลงจากไดเอกสารหลกเรยบรอยแลว ตองเลอกผรบ (Select Recipients) ถามแหลงขอมลอยแลว

ใหเลอกรายการใชรายชอทมอย (Use Existing List…) แตถาไมมแหลงขอมล ใหเลอกรายการพมพรายชอใหม (Type New List…)

3.2.1 ในกรณการพมพรายชอใหม - เลอก Mailings Select Recipients Type New List... - จะพบวา MS Word ไดสราง Column ส าหรบใสรายการตางๆ ไวใหแลว หากรายการ

เหลาน ไมตรงตามทขอมลทจะใช สามารถท าการแกไขไดโดย Customize Columns… เพอสรางเขตขอมลใหม ดงตวอยาง

MS Word Default รายการทแกไขตามตองการ

- จากนนจงสามารถพมพขอมลตามชอเขตขอมล เมอครบรายการแลว ใหคลก สรางรายการ (New Entry)

- เมอพมพขอมลครบแลว ใหบนทกขอมล ดวยการกด OK

3.2.2 ในกรณใชรายการทมอย - เลอก Mailings Select Recipients Use Existing List… - ไปแฟมทเกบขอมลไว แลวเปดแหลงขอมล .mdb

3.3 การสรางฟอรมการผสานเขตขอมลในเอกสารหลก

จากเอกสารทสรางไว ใชการแทรกเขตขอมลผสาน (Instant Merge Field) และผสานไปในหวขอรายการทจะเวยน

จากนนแสดงผลลพธขอมลของเขตทผสานไว ดวย Preview Results

แบบฝกหดท 3

- จงสรางจดหมายเวยนจ านวน 5 ฉบบ เพอเรยนเชญคณาจารย จากภาควชา และคณะตางๆ มารวมกจกรรมวนไหวครทสโมสรนสตจดขน จงใชภาษาทถกตอง และตกแตงใหสวยงาม