Оптимизация процесса регистрации и

размещения участников лагеря «Байкал 2020»

Описание проблемы

Бизнес-контекст:

Из года в год, количество участников лагеря "Байкал 2020" растет, а процесс регистрации остается неизменным. Последние два года регистрация участников происходит в напряженной атмосфере постоянного ожидания.

28 июня 2013 года при регистрации и размещении участников лагеря "Байкал 2020", время ожидания в очередях составило в среднем 3,5 часа на одного участника

Проблема:

Время и качество регистрации и размещения участников останется не изменным или возрастет, что может привести к различного рода последствиям, из них:

репутационные риски - рост количества негативных отзывов участников по организации работы лагеря в соц.сетях и СМИ отрицательная атмосфера на первоначальных этапах формировании команд направлений большое скопление людей в очередях и, как следствие, рост вероятности привлечения внимания террористических группировок, утери личных вещей участников, ухудшения самочувствия в период ожидания и прочее.

Что будет, если не реализовать

проект:

28 июня 2013 г. стадион «Труд» Регистрация участников лагеря «Байкал 2020»

Заезд в лагерь и получение инвентаря

Производительное время: 218 минут

Время ожидания: 223 минутыОбщее время регистрации и размещения участника: 441

минута (7,5 часов)

Описание процесса

Поставщики Входы Процесс Выходы Клиенты

-Участники лагеря- Организаторы лагеря

Документы участника:-Паспорт- Мед. полис- Мед. справка

-Участник получил: бейдж, пакет участника, инвентарь

- Участник разместился в палатке

-Участники лагеря- Организаторы лагеря

Начало

1.Регистрация участников на месте

сбора

2. Доставка до лагеря

3. Прохождение контроля и досмотра при въезде в лагерь4. Размещение на

стоянке

5. Получение инвентаря

Конец

Паспорт проекта

Название проекта Регистрация и размещение участников лагеря «Байкал 2020»

Описание проблемы/возможности Управление проектом

Во время регистрации и размещения в лагере участникам необходимо было отстоять в 5 очередях, что в среднем составило порядка 3,5 часа на одного участника.

организаторы лагеря «Байкал 2020»

Цели и задачи проекта Границы проекта

Время ожидания в очередях при регистрации и размещении участников лагеря «Байкал 2020» в 2014 г. составляет не более 1,5 часов.

Что входит в проект Что НЕ входит в проект

• регистрация участников на месте сбора; • доставка до лагеря;• прохождение контроля и досмотра при въезде в лагерь; • получение инвентаря;• размещение на стоянке.

• подача заявки на участие в лагере «Байкал 2020»;• проживание в лагере; • организация учебных и развлекательных мероприятий; • отъезд из лагеря.

Ожидаемые выгоды от реализации проекта Основные риски проекта

•Сокращение очередей при регистрации, досмотре и получении инвентаря; • Повышение лояльности к организаторам лагеря; • Позитивный настрой участников

• наложение времени прибытия участников на регистрацию (задержка рейса, опоздание поезда, «пробки» на дорогах и т.д.)• одновременное прибытие нескольких автобусов к лагерю, выехавших в разное время.

Показатели критичные для качества (CTQ) Высокоуровневый план проектаВремя нахождение участника в очередях при регистрации и размещение в лагере.

Старт: [01.07.2013 г.] Определение: [01.07.2013 г.] Измерение: [01.07.2013 г.] Анализ: [02.07.2013 г.] Улучшение: [01.04.2014 г.] Контроль: [28.06.2014 г.]

Определение потенциальных причинДиаграмма Ишикавы

Непонятная навигации при регистрации и размещении в

лагере

Отсутствие единых списков участников на всех этапах процесса

Отсутствие четких инструкций для игротехников

Пониженные требования к организаторским

способностям игротехников

Неравномерное распределение персонала по различным этапам процесса

Не понимание целостной картины процесса отдельными исполнителями

Несогласованность действий разных категорий персонала

Удаленность лагеря от места регистрации свыше 100кмНизкое

качество/отсутствие асфальтрованных участков дороги

Финальная схема размещения по стоянкам заранее не утверждена

Повторное указание телефона при регистрации

Почему ожидание в очередях

составило более 3,5 часов?

Отбытие автобусов не по мере наполнения

Нескоординировано время прибытия участников на регистрацию при общем времени

равном 4 часам

Наличие нескольких очередей для оплаты взноса, снятия копии паспорта

и выдачи пакета участника

План внедрения

Пункт Ответственный Дата начала

Дата завершения

Изготовить навигацию прохождения регистрации (план точек регистрации, таблички яркие или на стойках).

Организаторы 01.04.2014Пять дней до начала сезона

Включить в список необходимых для регистрации документов копию паспорта, разместить на интернет ресурсе уточненный список.

На основании данных обзвона и/или интернет - заявок составить график прибытия на регистрацию с распределением по времени.

При составление списка участников для регистрации, включить номера телефонов участников .

Изменить порядок стоек регистрации: • Перенести стойку оплаты к стойке выдачи рюкзака участника; • Установить на стойке оплаты копировальную машину

При подготовке бэйджей делать отметку «-18» для несовершеннолетних участников.

Изменить порядок отправки автобусов: • автобусы отправляются по мере заполнения (добавить звуковое оповещение по громкой связи); • автобусы с несовершеннолетними участниками отбывают по времени с сопровождением.

Изменить порядок сопровождения участников от досмотра до стоянки: • использование навигации (флажки, схема лагеря на обороте бэйджа, указатели направления, карты лагеря на развилках и т.д.); • размещение игротехников на трех основных пунктах (пункт досмотра, КПП и на каждой стоянке)

Обеспечение игротехников списками участников по направлению

Наделение игротехников правом/обязанностью получения инвентаря со склада на свою стоянку и распределение его по участникам.

Процесс регистрации и размещения участников лагеря «Байкал 2020»

Производительное время: 208 минут

Время ожидания: 66 минутОбщее время регистрации и размещения участника: 274

минута (4,5 часов)

Большому кораблю – большое плавание!