Новый 1С:Документооборот 2.0 в интерфейсе...

Новый 1С:Документооборот 2.0

в интерфейсе «Такси»

Александр Безбородов, 1С

Что такое 1С:Документооборот

Наступает момент когда вы решаете документировать свои

бизнес процедуры

По разным причинам, например

навести элементарный порядок

устранить кадровые риски

повысить качество работы

повысить скорость

Для этого нужен будет инструмент и методика его

использования.

Вот это и есть 1С:Документооборот

2

В двух словах

3

СЭД/ECM

+BPM, Collaboration,Email management, Time

management, Performance management, DMS, RMS,

CMS, АСКИД, ERM, BPM, ACM, CRM, ERP, Архивное

дело, Управление проектами, СМК, Процессное

управление, Knowledge management, Управление

изменениями, PLM, PDM, Social software, Time

management, TQM, BI…

Для людей, не для документов

ТОП результатов

4

1. Повышение скорости работы 80%

2. Улучшение исполнительской дисциплины 53%

3. Исключение утери документов 50%

4. Наведение порядка в процессах 47%

5. Централизованное хранение 30%

6. Четкое соблюдение графиков платежей и

исполнения договорных обязательств 18%

7. Получили возможность проанализировать и

оптимизировать деятельность компании 12%

Примеры

Средние сроки согласования внутренней документации сократились

в 2-2,5 раза. Геотек холдинг (Нефтегаз, 800 пользователей)

Затраты на работу с документами сократились на 20%.

Метробанк (банк, 200 пользователей)

Сотрудники стали быстрее справляться с текущими задачами,

тратя на них меньше сил.

ВНИПИЭТ (НИИ и производство, 500 пользователей)

Сокращено время работы с документами у руководства,

высвобождено время на принятие управленческих решений.

Завод имени Я.М.Свердлова (400 пользователей)

Для всех сотрудников ощутимо упростился процесс исполнения и

контроля задач, взаимодействие между подразделениями стало

происходить более оперативно.

СК Альянс-Энерджи (энергетика, 100 пользователей)

5

В деньгах

Стоимость 1 часа 304 руб. (50 т.р. в месяц)

50-60% времени сотрудники тратят на документы

Раньше на работу с документами уходило 965 часов:

304 руб. х 985 час. х 180 чел. = 54 897 300 руб.

Теперь 772 (-20%):

304 руб. х 772 час. х 180 чел. = 42 243 840 руб.

За год

70 тыс. руб. на сотрудника

13 млн. руб. на предприятие из 180 чел6

http://www.metrobank.ru/

http://www.metrobank.ru/

Еще пара примеров

7

Экспоцентр

500+ рабочих мест, 5000 поручений в месяц

Сильно сократилось время согласований, прекратилась беготня курьеров

Реально стало возможным проверить исполнительскую дисциплину

ГЕОТЕК холдинг (ECM проект 2013 года)

1000+ рабочих мест, раньше Директора иногда было не видно за бумагами, которые пришли ему на подпись

Перестали теряться документы

Согласование стало быстрее на 10-20%

Заказываем на 300 коробок бумаги в месяц меньше

Служба снабжения стала заниматься не бумаготворчеством, а своей работой

Для разных клиентов

8

Холдинг

Титан-2

Служба государственного

строительного надзора и

экспертизы Санкт-

Петербурга

Комитет экономического

развития промышленной

политики и торговли

Санкт-Петербурга

ПАО "Киевгаз“

2500 сотрудников

300 рабочих мест




ООО "Страховая группа "АСКО"


ООО ТД "Шервуд"




ООО "Комацу СНГ"


ООО ПКФ "Атлантис-ПАК"


ЗАО «Тандер»


АЭМ Технологии


ФКП Завод им

Я.М.Свердлова


ОАО «МРСК Сибири»


и еще 1200+ опубликованных внедрений на v8.1c.ru/doc8

Геотек холдинг


Башкирэнерго


ООО «Юг-Авто Холдинг»


http://st.free-lance.ru/users/Arafel/upload/f_4a4a5a963d038.jpg

http://st.free-lance.ru/users/Arafel/upload/f_4a4a5a963d038.jpg

http://moikrug.ru/img/3609/company_logo/pic_s_621247987.png

http://moikrug.ru/img/3609/company_logo/pic_s_621247987.png

https://sites.google.com/site/sergeykulikovksin333/Home/logotipy/%D1%82%D0%B8%D1%82%D0%B0%D0%BD2.cdr?attredirects=0&d=1

https://sites.google.com/site/sergeykulikovksin333/Home/logotipy/%D1%82%D0%B8%D1%82%D0%B0%D0%BD2.cdr?attredirects=0&d=1

http://images.yandex.ru/#!/yandsearch?p=3&text=завод свердлова&pos=116&uinfo=sw-1663-sh-955-fw-1438-fh-598-pd-1&rpt=simage&img_url=http%3A%2F%2Fmoikrug.ru%2Fimg%2F3703%2Fcompany_logo%2Fpic_s_877801748.png

http://images.yandex.ru/#!/yandsearch?p=3&text=завод свердлова&pos=116&uinfo=sw-1663-sh-955-fw-1438-fh-598-pd-1&rpt=simage&img_url=http%3A%2F%2Fmoikrug.ru%2Fimg%2F3703%2Fcompany_logo%2Fpic_s_877801748.png

http://images.yandex.ru/#!/yandsearch?p=2&text=мрск сибири&pos=87&uinfo=sw-1663-sh-955-fw-1438-fh-598-pd-1&rpt=simage&img_url=http%3A%2F%2Fwww.i-mt.net%2Fresourses%2Fimages%2Fpages%2Fklients%2Foao-mrsk.jpg

http://images.yandex.ru/#!/yandsearch?p=2&text=мрск сибири&pos=87&uinfo=sw-1663-sh-955-fw-1438-fh-598-pd-1&rpt=simage&img_url=http%3A%2F%2Fwww.i-mt.net%2Fresourses%2Fimages%2Fpages%2Fklients%2Foao-mrsk.jpg

http://krasnodar.hh.ru/employer-logo/300545.png

http://krasnodar.hh.ru/employer-logo/300545.png

Наши преимущества

9

Развивающаяся платформа

1С:Предприятие

Много функций

Интересная

стоимость

Хорошее

качество

Дружелюбная

поддержка

225 преимуществ

10

Очень удачный документ. Особенно

раздел с замерами производительностиОтзыв заказчика

11

Корреспонденция Внутренний документооборот

Договорные документы Файлы

Процессы Проекты

Мероприятия Форум

Почта

Отсутствие

сотрудников

Бронирование

переговорныхКалендари Рабочее время

Учет документов и файлов

12

Входящиедокументы

Исходящиедокументы

Рабочие файлы

Внутренниедокументы

http://v8.1c.ru/doc8/6.htm






Карточка документа

13

Хранит все

важные

сведения о

документе

Откуда приходят документы

14

Почта России факс, курьер Со сканера

По e-mail Из личных или сетевых папок Создаются по

шаблонам

Из других систем

Шаблоны документов и файлов

15

Программа

заполняет

сама все,

что может

Скорость

Порядок

Качество

Папки – простая структура

16

Поиск

Контроль

Анализ

Контроль доступа к документам

17

Папка

Организация

Вид документа Гриф доступа

Вопрос

деятельности

Корреспондент

Права на документ

18

Для всех

безопасно и ясно

Точный поиск по реквизитам

19

Поиск по реквизитам

20

Контроль

Подбор документов

Разбор полетов

Полнотекстовый поиск

21

Очень быстрый!

Ищет всё!

Поиск бумажных документов

22

Быстро

Аккуратно

Порядок

23

Совместная работа

Папки файлов Процессы

Проекты

Мероприятия

Форум

Почта

Отсутствие


Бронирование

переговорныхКалендари

Журнал передачи

24

Задачи

25

Учет

Контроль

Планирование

Бизнес-процессы

26

10типовых

процессов

Согласование (простое)

27

Согласование (посложнее)

28

Автоматический запуск процессов

29

Скорость

Порядок

Контроль

Комплексные процессы

30

Простые действия

складываются в

сложные

процедуры

Проектный учет

Учет всех данных в разрезе проектов (документы, файлы,

процессы, задачи, почта, мероприятия и проч.)

Задавать иерархическую структуру проекта

Автоматизировать исполнение проекта, контролировать

исполнение проектных задач и проекта в целом

Вести учет трудозатрат в разрезе проектов

Получать отчетность по проектам

Загружать данные о проектах из Microsoft Project

31

Учет документов по проектам

32

План проекта

33

Диаграмма Ганта

34


Совещания, собрания, обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и проч.

Учет и контроль от подготовки, до анализа

В результате

Сокращается время на подготовку и проведение

Упрощается согласование

Мероприятия проводятся в соответствии с планом

Обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение

35


36

Хранит все данные о мероприятии:

время, место, участники, программа, файлы,

протокол, приглашения.

Бронирование переговорных

37

Встроенная почта

Почта - популярная технология совместной работы

Письма - такие же единицы учета как входящие и исходящие

документы

На основании писем можно создавать процессы, проекты,

мероприятия, входящие, исходящие и внутренние документы,

вести учет времени и проч.

И наоборот – переписку можно начать с документа, файла, по

мероприятию, по проекту и проч.

Почта – часть информационной системы и интегрирована со

всеми данными

38

Встроенная почта

39

Простой, привычный,

функциональный

почтовый клиент

Карточка письма

40

История переписки

41

Ведется

автоматически

Открывается в

один клик

Карточка письма

42

Форум

Сотрудники обсуждают рабочие документы

Сотрудники-эксперты отвечают на вопросы коллег

Это бывает

Устно, по почте

Лучше всего использовать Форум

Это постоянно обновляемый источник знаний для всех

Типичная структура форума

Новости компании

Объявления

Обсуждение проектов документов

Вопросы по программам

43

Форум

44

Еще один способ коммуникации

Кладезь коллективного разума

Отсутствие сотрудников

45

Отсутствие сотрудников

46

Календарь

47

Календарь

48

В календарь

можно занести

ВСЁ

Контроль

49

На контроль тоже

можно поставить

ВСЁ

Контроль

50

Жесткие процессы

51

Карточка договора

52

Хранит сам договор и все, что с ним связано

Учет договоров

53

Все, что можно,

программа делает сама

Подготовка

проекта

Согласование

Передача на

подпись

Контроль

документовИсполнение

Расторжение

7

процессовПродление

Контроль и анализ договоров

54

1С:Документооборот

55

70ответов

на вопросы!

Анализ процессов

56

?

Анализ процессов

57

?

На что тратят время сотрудники?

58

?

Кто задерживает исполнение?

59

?

?

Как исполняются задачи в группе компаний?

60

Какие документы зависли

61

Кто плохо согласует

62

Какие шаблоны процессов буксуют

63

Сколько живут документы

64

?

Процессы по документам

65

?

Интеграция с программами 1С

66

67

1С:Документооборот «внутри» 1С:Бухгалтерии

В карточке документа «Поступление

товаров и услуг»:

• История переписки

• Процессы и задачи

• Связанные документы

• Файлы (в т.ч. скан копии)

68

10механизмов

интеграции с другими

программами

Web-сервисы, RESTful API, HTTP, COM, ODBC,

XML, Email, FTP, правила обмена, БИД

Под капотом

69

XML

Веб-сервисыЭЦП

E-mail

Полнотекстовый

поиск

ГОСТ Р 6.30-2003

152-ФЗ

ГОСТ Р 51141-98

149-ФЗ

ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

59-ФЗ

ПП РФ № 477

ГСДОУ

ГОСТ Р 52294–2004

RFC 2315

RFC 2311

ГОСТ Р 53898-2010

ПП РФ № 754

ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001

TIFF

OCR CuneiForm

Интеграция

Шифрование

Бизнес-процессы

Таксономия

Номенклатура дел

Версионирование

Права доступа

http://infostart.ru/upload/iblock/1e1/logo-ibm-db2.gif

http://infostart.ru/upload/iblock/1e1/logo-ibm-db2.gif

http://www.twain.org/about.htm

http://www.twain.org/about.htm

Рабочий стол

70

Как я

справляюсь

с делами?

Что у меня

на сегодня?

Что требует

моего

участия?

Документооборот, который всегда с тобой

71

Распознавание

сканов

Распознавание

штрихкодов

Учет бумажного

документооборота

МЭДО/ЭДО

Обращения

граждан

ЭЦП

шифрование

Штрихкодирование

Потоковое

сканирование

АРМ

руководителя

Работа через

Интернет

Никаких опций

72

Новый 1С:Документооборот 2.0 в интерфейсе «Такси»

Спасибо за внимание!

Александр Безбородов, 1С

Конференция-выставка DOCFLOW 2015 Москва

Как влияет кризис на цели

внедрения электронного

документооборота

Ульянцева Софья

К.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией

2

2015 год – курс на снижение затрат

Статистика *

каждая пятая российская компания сократила штат


14,5% предприятий решили оставить прежний штат

сотрудников, но урезали их зарплаты, некоторые из них

перешли на неполную рабочую неделю

10% от общего числа руководителей признались, что,

сократив штат, компания перестала справляться с

прежним объемом работы

треть компаний сократили административные расходы

* по данным исследования компании Work Service

3

Количественные показатели

времени поиска документа

количества этапов согласования

среднего срока просрочки документов (повышение исполнительской

дисциплины)

сроков согласования документов

сроков передачи документов между подразделениями

сроков подбора комплекта документов для контрагентов или

проверяющих органов

времени на адаптацию нового сотрудника

на расходные материалы (бумага, картриджи)

трудозатрат на обработку документов (средняя стоимость подготовки

документа в человеко-часах и рублях)

Сокращение….

4

Качественные показатели

Снижение риска…

утраты документов

утраты информации из-за увольнения/болезни сотрудника… перехода

сотрудника в другое подразделение… поломки компьютера

утечки информации

потери юридической силы документа из-за ошибок при его подготовке

потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов

фальсификации документов

неисполнения договорных обязательств

ухода клиента из-за долгого реагирования на его потребности

потери контракта из-за долгой подготовки договорной документации

5

Ставим правильно цель

выберите наиболее критичные и значимые

показатели именно для вашего предприятия

оцените ситуацию на сегодняшний день и

сформулируйте цель

6

Пример постановки цели

Сократить срок согласования договора в 2 раза

до старта проекта было: 8 дней

желаемый результат: 4 дня

7

Как достигается поставленная цель

Отследить проблемные места в процессе поможет отчет «План-

фактный анализ согласования»

Использование

автостарта заранее

настроенного

процесса

согласования по

каждому договору

8


Исключить риск неисполнения договорных обязательств

до старта проекта вероятность

наступления риска оценивалась в 50 %

желаемый результат: 1 %

9


Формирование поручений ответственным исполнителям договора

10


Сократить расходы на подготовку бумажных документов

предыдущий год: потрачено 500 000 р.

на бумагу, канцтовары, оргтехнику,

картриджи + ручные операции

обработки документов

желаемый результат: сократить

расходы на бумажный

документооборот в 5 раз

11


Оперативная работа с электронными документами

Перевод части документации в электронный формат

оригиналы документов на бумажном носителе НЕ

используются в оперативной работе

отказ от создания бумажных версий

отдельных видов документов

12

Выгода использования СЭД

Экономия 4,5 млн руб. в год за счет сокращения ручных

операций обработки документов

Экономия 22,5 млн руб. в год за счет сокращения

ручных операций обработки документов на 20%

http://buh.ru/articles/documents/14858/

доклад на Docflow 2014

*

* *

** *

13

В итоге…

Правильно поставленная цель – половина успеха проекта

Цель должна вдохновлять и воодушевлять

Цель формулируется очень конкретно, с определенным сроком

достижения и с видимым явным конечным результатом, который

можно будет измерить

Конференция-выставка DOCFLOW 2015 Москва

Ульянцева Софья

К.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией

[email protected]

http://v8.1c.ru/doc8/

(495) 688-99-38


mailto:[email protected]

http://v8.1c.ru/doc8/

Использование 1С:Документооборот для решения задач бизнеса

Меркурьева Надежда, «1С»

Это место

оставлять

пустым!

• Растет потребность приближать результаты работы СЭД/ECM-

систем к потребностям бизнеса и задачам конкретных

подразделений

• К принятию решений о внедрении функционала все чаще

привлекаются не только ИТ или топ-менеджмент, но и руководители

служб по каждой функциональной области (юридическая служба,

договорной отдел, проектный офис и т.д.)

• Сотрудники все чаще вовлекаются в создание ИС, становятся

заказчиками в каждой функциональной области

• Решения должны отвечать не только требованиям ИТ, но специфике

работы и задачам конкретных сотрудников

• СЭД становятся еще ближе к ECM-системам

Это место

оставлять

пустым!ООО «Башкирэнерго» – крупнейшая региональная энергетическая компания

России.

В компании работает 10 тысяч человек, из них 3 000 офисных сотрудников,

которым ежедневно приходится обрабатывать более 500 документов.

Классическое делопроизводство, подготовка и согласование договоров, протоколы заседаний Советов и Комитетов

Электронный документооборот ранее велся в СЭД другого вендора, в двух

разных БД и был доступен только руководству (300 пользователей).

В филиалах также были и другие локальные СЭД.

Проблемы:

• Финансовые и временные затраты на печать, рассылку, согласование и обработку бумажных документов;

• Утеря бумажных документов;

• Сложный контроль исполнительской дисциплины;

• Отсутствие интеграции с системой ERP на платформе «1С:Предприятие 8».

Это место

оставлять

пустым!Разделение на 3 бизнес-направления со стороны Заказчика

• Входящие, исходящие, ОРД и служебная переписка

• Подготовка и согласование договоров

• Контроль исполнения поручений высшего руководства

Каждое направление представляло собой отдельный проект, но все проекты

имели общий срок ввода в эксплуатацию

ООО «Башкирэнерго»

Всего 3000 пользователей. Одновременно работает до 1000 активных

пользователей.

В среднем, в день: вводится около 500 документов, запускается около 1 000

процессов, выполняется около 5 000 задач

Интеграция с подсистемами:

• «1С:МТО» - получение проектов договоров на закупку

• «1С:MDM» - нормативно-справочная информация

• Внешнее хранилище отсканированных документов КИС

• Управление учётными записями пользователей 1С

Это место

оставлять

пустым!Экономический эффект от внедрения:

Снизились эксплуатационные расходы на СЭД по сравнению с ранее используемой системой:

• за счёт избавления от нескольких разрозненных систем и перехода на единую ИС;

• за счёт смены вендора (лицензионной политики).

Увеличилась доля использования труда своих специалистов:

• вместо оплаты труда внешних специалистов (разработчиков системы);

• создание и настройка бизнес-процессов, шаблонов теперь не требует больших затрат, т.к. все настройки доступны собственным администраторам системы

ООО «Башкирэнерго»

Это место

оставлять

пустым!ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР» – всемирно известная российская выставочная

компания. Ежегодно в Экспоцентре проводится около 100 международных

выставок, которые посещают свыше двух миллионов специалистов,

проводится более 800 конгрессов, симпозиумов, конференций.

• Экспоцентр отмечает юбилей – 55 лет

СЭД как интегрированная часть единой информационной системы

Понимание, что для автоматизации предприятия такого масштаба надо глубокое

знание бизнес-процессов, внутренней политики и течений. Учитывая, что

«Экспоцентр» имеет высококлассную команду разработчиков, и планировал

поддерживать документооборот силами собственных служб, в команду 1С нельзя

пускать «чужих». Внешние исполнители никогда не будут иметь такого влияния на

сотрудников.

Очень интенсивный и непрерывный бизнес

30 подразделений с большим документооборотом

Более 500 пользователей

Это место

оставлять

пустым!

ЗАО «Экспоцентр»

Основные цели создания и внедрения СЭД:

• Обеспечение управленческого, договорного документооборота

• Контроль исполнительской дисциплины

• Автоматизация процессов организации выставочных и вневыставочных

(конгрессы, презентации и другие) мероприятий:

• Мероприятия зарубежных внутренних и внешних выставок

• Мероприятия внутренних выставок

• Собственные мероприятия

• Интеграция СЭД с кадровой подсистемой «1С:Зарплата и управление

персоналом» в части информации о подразделениях и сотрудниках ЗАО

«ЭКСПОЦЕНТР» и подсистемой «1С:Управление договорами» (контрагенты)

Это место

оставлять

пустым!Заместитель руководителя службы

телекоммуникаций:

«Вижу загрузку сотрудников, могу

эффективнее распределять задачи

между ними…это подстегивает

сотрудников работать лучше»

«Появилась уверенность, если это в

1С:Документооборот - это никуда не

пропадет»

«Договоры раньше

согласовывались неделю,

теперь 2 дня»

ЗАО «Экспоцентр»

Это место

оставлять

пустым!

Автоматизация бизнес-процессов ОТ, промышленной безопасности и охраны окружающей среды

ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг» - крупнейшая в России и один из мировых лидеров

среди геологоразведочных компаний

Особенностью компании является наличие не только стационарных офисов, но и

множества удаленных подразделений (геологических партий) работающих «в

поле» на территории Российской Федерации и за рубежом

В системе более 1000 пользователей

В систему введены более 45 000 внутренних документов

Ежедневно в системе появляется около 1200 новых задач

Средние сроки согласования внутренней документации

сократились в 2-2,5 раза

Это место

оставлять

пустым!Реализованы типовые процедуры документооборота компании:

• Юридический блок (договоры, доп. соглашения, и т.д.)

• Финансовый блок (счета, платежи)

• Кадровый блок (регламентированные кадровые документы, штатные расписания)

Реализованы процедуры обеспечения производственного процесса:

• Документация материально-технического обеспечения

• Документация охраны труда

• Документация производственных департаментов

ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг»

Обеспечение бесперебойной работы пользователей с любого типа

оборудования, имеющего подключение к сети Интернет

(не только ПК, но и мобильные устройства на базе iOS)

Это место

оставлять

пустым!

Автоматизированы процессы (с минимальными доработками):

• Согласования внутренней документации

• Контроль выполнения приказов, поручений и распоряжений

• Архив договоров, доп. соглашений и прочей юридической документации

• Архив судебных дел

• Тендерные процедуры (выбор поставщиков, контроль закупки, заявочные

компании)

• Архив кадровых документов

• Цифровое хранилище проектной документации

• Входящая\исходящая корреспонденция

ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг»

Это место

оставлять

пустым!

Автоматизация закупочной деятельности

S7 AIRLINES - бренд авиакомпаний «Сибирь» и «Глобус»

2 крупных транспортных узла: в Москве (Домодедово) и Новосибирске

(Толмачёво)

Флот - 60 воздушных судов

Более 9 млн. пассажиров за 2013 год

Основная цель проекта:

• создание подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной

деятельности на базе имеющейся у заказчика системы

«1С:Документооборот 8 КОРП»

• Решение задач управления документами с максимальным сохранением

типового функционала «1С:Документооборот»

Длительность проекта 5 месяцев

Это место

оставлять

пустым!

1С:Документооборот в «Группе компаний С7» (Зал «Толстой», 13:30-14:00)

Лахтин Виталий, Руководитель проектов, ООО «С7 Информационные технологии»

Бондарев Антон, Руководитель проектного офиса, ООО «1С-КПД»

«Группа компаний C7»

Это место

оставлять

пустым!

• Партнеры фирмы «1С» создают решения под любые требования

бизнеса.

• Фирма «1С» помогает партнерам:

• Даем рекомендации по корректной модернизации системы;

• Консультируем в сложных случаях;

• Осуществляем курирование и авторский надзор за проектами.

Решения партнеров

Это место

оставлять

пустым!

Английская версия (English Pack для 1С:Документооборот КОРП)

• Англоязычный интерфейс

• Перевод справки и сообщений пользователей

• Возможность переключения интерфейса

Это место

оставлять

пустым!

iPad- клиент Корп. портал на 1С «Битрикс24»

1С-КПД iDecide: Рабочее место

руководителя на iPad»

Работа с документами в системе электронного

документооборота «1С:Документооборот»

непосредственно с планшетного

компьютера Apple iPad.

Модуль интеграции «1С:Документооборот»

и «1С-Битрикс24»

Отображение документов из

«1С:Документооборот» пользователям

компании либо внешним пользователям

портала «1С-Битрикс 24».

Это место

оставлять

пустым!

• Оцените чего же хочется Вам, чего требует Ваш бизнес

• Выберите систему исходя из Ваших потребностей

• Встраивайте ее в концепцию развития ИТ

• Интегрируйте с другими системами

• Используйте ...

Выбор СЭД\ECM для решения задач бизнеса

Это место

оставлять

пустым!


Корпоративные порталы и документооборот

www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Организация электронного архива финансовых документов в 1С:Документооборот

Наталия Бурцева, Директор 1С-КПД


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Бухгалтер по мнению Google



Учет финансовых документов

акты товарные накладные счета-фактур

счета на оплату дополнительные соглашения

договоры акт-сверки КС-2

поступление товаров и услуг акт на передачу прав


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Обработка исходящих документов

Формирование документа в учетной системе. Формирование штрих-кода.

Автоматическое создание аналога документа в 1С:Документооборот.

Подписание документа у контрагента. Получение подписанного документа.

Сканирование полученного документа. 1С:Документооборот сам распознает штрих-код и прикрепляет изображение к соответствующей карточке.


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Штрих-код формируется автоматически на печатную форму, или вводится вручную с ленты или генератора шрих-кодов.

Формирование документа в 1С:УПП


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Происходит автоматически

Формирование документа в 1С:ДО


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

При сканировании система распознает

штрих-код и автоматически

прикрепляет скан

Сканирование оригинала документа


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Сохраняет связи документов



Обработка входящих документов

• Получение входящего документа от контрагента.

• Дополнительная обработка распознает все реквизиты документов и формирует документ в учетной системе 1С.

• Автоматически создается карточка документа в 1С:Документооборот, для хранения сканированной копии оригинала.

• Изображение документа прикрепляется в карточку документа в 1С:Документооборот


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Распознавание документа в Учетной системе 1С


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Формирование документа в 1С:УПП


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Формирование документа в 1С:ДО


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Происходит автоматически


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

1С:Документооборот – создает порядок!

• Сохраняет документы.

• Сокращает время обработки документов.

• Просмотр напрямую из учетной системы 1С.

• Быстрый поиск документов.

• Оперативный доступ к документам.

• Обеспечивает надежность и долговечность.

• Поточное (массовое) сканирование.

• Распознавание реквизитов документов.


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

1С-КПД: сплошные плюсы!

1С-КПД – дочернее предприятие Фирмы «1С»

1 место в рейтинге ЦКД

Авторский курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» для организации электронного документооборота»

Авторский курс «Технология внедрения "1С:Документооборот»

Электронный курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8»

iPad клиент для «1С:Документооборот»

Разрабатываем полезные приложения для 1С:Документооборот Docstore

Более 100 обучающих видеороликов на YouTube (более 100 000 просмотров)

Более 5000 автоматизированных рабочих мест c положительными отзывами клиентов

Служба технической поддержки


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Комфортной работы с 1С:Документооборот!

Наталия Бурцева

[email protected]

+7 (495) 640-00-93


1С:Документооборотдля «шефа»

Арсен Чичикин,

Управляющий ООО «Софт Райз»

Содержание

1. ООО «Софт Райз» - новый партнер компании 1С

2. Электронный документооборот в АО

«АтомЭнрегоСбыт» - требования к рабочему

месту Генерального директора

3. Заключение

2

ООО «Софт Райз»

Команда экспертов в документообороте

o Создание и реализация методологии для

заказчиков;

o Внедрение автоматизированных систем

электронного документооборота на платформе

1С Документооборот;

o Обучение пользователей и администраторов

работе и поддержке СЭД.

3

АО «АтомЭнергоСбыт»

Энергосбытовая компания предприятий

Государственной корпорации по атомной энергии

«Росатом», входящая в состав ОАО «Концерн

Росэнергоатом».

АО «АтомЭнергоСбыт» ежегодно реализует более

16 млрд. кВт·ч электрической энергии для 38,3 тыс.

юридических и 1,6 млн. физических лиц, а также

обеспечивает теплоснабжение и управление жилым

фондом в городах-спутниках атомных станций.

4

АО «АтомЭнергоСбыт»

Контур документооборота АО «АтомЭнергоСбыт».

Центральный аппарат (г. Москва), территориальные

обособленные структурные подразделения в

городах: Курск, Тверь, Смоленск, Мурманск.

Количество пользователей в СЭД: 2850

Среднее количество новых документов в день: 600

5

Требования к рабочему местуГенерального директора

Количество документов на имя Генерального

директора - до 100 в день.

Цель этапа проекта: снизить трудозатраты

руководителя, обеспечить максимальную

эффективность при обработке интенсивного потока

документов, предоставить простоту и доступность

интерфейса.

6


Реализация поставленной задачи:

АРМ «Табло задач Генерального директора»

На одном экране собрать информацию о:

поступающих руководителю документах;

состоянии поставленных задач, с разными

уровнями классификации.

Обеспечить обработку документов без

дополнительных действий пользователя –

сократить количество кликов и интерфейс-форм.

7


Рубрикатор документов:

8


Табло задач:

9

Заключение

Предложение разработчикам типовой конфигурации

Создать инструмент (трансформер) для настройки

рабочего места руководителя.

10

Спасибо за внимание

ООО «Софт Райз»

http://softrise.pro

http://софтрайз.рф

+7 495 125 28 18

11

Документооборот в муниципальных образованиях средствами 1С.

Преодолевая препятствия.

Информационный центр «Логос-К»

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Соловьев А.О.

Заместитель руководителя отдела разработки и проектов

2


Основные проблемы муниципальных образований

1. Контролирующие органы(Федеральная антимонопольная служба, прокуратура);

2. Вышестоящие инстанции (Администрации Президента, Администрация Московской области, Администрация Губернатора);

3. Сокращение личного состава;

4. Преодоление принципа: «Документ должен отлежаться»;

5. Организация совместной работы по оказанию муниципальных услуг с МФЦ;

6. Необходимость работы во МСЭД;

7. Контроль работы управляющих компаний.

3


Каким образом и какими средствами «1С:ДГУ» решает все эти проблемы:

Механизм ролевой адресации

контроля и исполнения

документов по различному

признаку;

Автоматическое создание бизнес-

процессов при возникновении

заданного условия;

Механизм напоминаний и

оповещений (SMS);

Синхронизация с почтовыми

клиентами;

Система отчетов для сотрудников

и ответственных лиц;

Предупреждение истекающего

срока по документу;

Механизмы проекта ответа и

продления сроков задач;

Разграничение прав доступа;

Синхронизация с электронной

приемной Главы;

Обмен электронными

документами с другими

муниципальными

образованиями;

Использование ЭЦП.

4


МЫТИЩИ1. Северо-восток Подмосковья (24 нп – д.с.п,) – 15 110 га

2. Население – 182 042 человека.

3. Живет в г. Мытищи – 174 824 человека ( 96%).

4. Уровень доступа населения к интернету – 93,8%.

5. В городе бесплатный Wi-Fi в парке и на центральной площади

6. В шаговой доступности (в библиотеках) организованы бесплатные точки доступа к интернету (ОМСУ).

7. г. Мытищи – постоянный лауреат и призер всероссийских и региональных смотров-конкурсов по уровню благоустройства и комфортности проживания.

5



1. Документооборот Администрации городского поселения Мытищи основан на инструкции по делопроизводству (составленной с учетом 59-ФЗ).

2. Документооборот оказания муниципальных услуг основывается на регламентах оказания муниципальных услуг органами Администрации (210-ФЗ).

3. Для каждого из этих видов документооборота организована отдельная база данных (конфигурация).

6


7


Полнота использования возможностей СЭД «1С:ДГУ 8»:

• Мероприятия;

• Отчеты;

• Разграничение прав и полномочий пользователей;

• Интеграция с официальным сайтом ОМСУ;

• Оповещения (SMS);

• Использование ЭЦП;

• Хранение файлов;

• Сканирование и распознавание изображений;

• Использование встроенного почтового клиента;

• Полнотекстовый поиск данных;

• Межмуниципальный документооборот (МЭДО) - СВД.

8


Результат:

1. Администрация ГП Мытищи перешла на СЭД«1С:Документооборот государственного учреждения 8» с 2011 года.

2. Подготовительные работы и внедрение в эксплуатацию СЭД заняло 3 месяца (4 квартал 2010).

3. Типовая конфигурация «1С:ДГУ 8» была доработана по требованию заказчика:

• Автоматическое назначение исполнителей (процесс «рассмотрение»);

• Карточки входящих-исходящих документов;

• Работа с почтой – автоматизированная загрузка в карточку;

• Интеграция с официальным сайтом.

9


0

50

100

150

200

250

300

2012 2013 2014

20

188

287

Сотрудники

0

5

10

15

20

25

30

35

2012 2013 2014

0

16

34

Управляющие компании

Охват СЭД 1С в разрезе пользователей

10


Общий объём документооборота

34800 35839

4029642317 41481

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

2010 2011 2012 2013 2014

Объём документоборота

За период 2014 года документооборот в Управлении по делопроизводству администрации городского поселения

Мытищи составил 41481 единицу (2013 год - 42317 единиц) – уменьшение на 2%

11


Топ 10 исполнителей

0

1 000

2 000

3 000

4 000

5 000

6 000

7 000

8 000

9 000

8 922

7 183

3 781

1 158 1 115990

483 482 363 298 158 19

Бирюков Николай Кузьмич 8922Сапожников Николай Иванович 7183Казаков Александр Михайлович 3781Карандашов Дмитрий Рифатович 1158Сойников Евгений Владимирович 1115Железняков Виктор Алексеевич 990Лысенко Светлана Ивановна 483Копылов Игорь Александрович 482Вихляева Наталья Егоровна 363Авдеева Раиса Александровна 298

Подразделение РуководительДней

наложения резолюции

Дней прохождения документов

Глава Казаков Александр Михайлович 0,29Первый заместитель главы администрации

Бирюков Николай Кузьмич 0,36

Заместитель главы администрации Сапожников Николай Иванович 0,4

Начальник управления потребительского рынка и услуг

Морозова Галина Михайловна 0,82 11,39

Начальник управления по экономике Вихляева Наталья Егоровна 0,85 11,8

Заместитель главы администрации Лысенко Светлана Ивановна 1,24

Начальник управления строительства Яськив Иван Васильевич 1,25 15,42

Начальник управления транспорта и связи Копылов Игорь Александрович 1,31 13,43

Начальник управления земельно-имущественных отношений

Савкин Артур Геннадьевич 1,55 14,82

Заместитель главы администрации Сойников Евгений Владимирович 2,67

Начальник управления по физической культуре, спорту и работе с молодежью

Астафьев Дмитрий Александрович 3,56 4,67

Начальник управления ЖКХ Железняков Виктор Алексеевич 4,55 13,95

Начальник финансового управления Авдеева Раиса Александровна 4,6 7,68Начальник управления по социальной политике

Лисицына Татьяна Ивановна 5,43 14,05

среднее 1,96 12,6 12


Сроки прохождения документов

13


Эффект использования СЭД :

1. Средний срок прохождения документов – 14,6 дня;

2. Сокращение личного состава – 19%;

3. Объем закупок бумаги уменьшился в 2 раза.

14


СЭД МУ ГП Мытищи

1. Документооборот муниципальных услуг органами Администрации ведется самостоятельно и не входит в структуру общего документооборота

2. В настоящее время в СЭД предусмотрено оказание 35 услуг.

15

1С: Документооборот «МУ ГП Мытищи»

1. Конфигурация "МУ ГП Мытищи" развернута на платформе "1С:Документооборот"

как новая система электронного документооборота для оказания муниципальных

услуг.

2. Для каждого подразделения Администрации, на которое возложена функция

оказания муниципальных услуг, в конфигурации открывается собственный раздел, где

ведется документооборот по муниципальным услугам. Данный раздел доступен только

сотрудникам этого подразделения управлению по делопроизводству, а также Главе

поселения, Первому заместителю Главы Администрации и заместителям Главы

Администрации по направлениям.

3. При этом каждый орган Администрации в этой конфигурации может вести свой

собственный, т.н. «ведомственный» документооборот.

4. Данный механизм документооборота подходит для использования любыми

структурами Администрации, независимо от их особенностей: для Управлений,

отделов, или бюджетных учреждений (напр. УЗИО, Управление капитального

строительства и инвестиций и т.п.).

5. Контроль за исполнением муниципальных услуг подразделения осуществляют

должностные лица Администрации.

16

1С: Документооборот «МУ ГП Мытищи»

Взаимодействие с МФЦ

1. Взаимодействие с МФЦ каждое подразделение производит

самостоятельно, независимо от других подразделений, в

соответствии с действующим регламентом оказания услуг.

2. Электронное взаимодействие с МФЦ организуется напрямую через

встроенный сервис электронной почты документооборота в каждом

разделе.

Контроль

Контроль за оказанием муниципальных услуг осуществляют:

1. Глава поселения

2. Первый заместитель Главы Администрации

3. Заместитель Главы Администрации

17




Соловьев А.О., ООО «ИЦ «Логос-К»

Тел. +7 (495) 583-8888, e-mail: [email protected]

Тел. +7 (967) 115-9765, e-mail: [email protected]



Новый 1С:Документооборот 2.0 в интерфейсе...

Documents