ЧАСТЬ 1.

Обучение навыкам деловой безупречности

«Не божественное это - одновременно делать много дел, не успевать и уставать. 5 Божество наслаждается бытием и получает желаемое играясь.»5

К. Стецкая

«Серьезность - это уловка тела, чтобы скрыть недостаток ума.»5

Б. Шоу

Почему класическое представление неверно или чего ТОПы не делают

❖ не испытывают трудностей0

❖ не делают ошибок0

❖ не делают несколько дел одновременно0

❖ не нервничают0

❖ не отвлекаются0

❖ ничего не забывают0

❖ не опаздывают0

❖ не устают0

❖ не работают сверхурочно0

❖ не спешат

Достигают своих целей силой мысли?❖ легкость0❖ качество0❖ вдохновение 0❖ точность0❖ удовольствие0❖ сосредоточенность0❖ информированность0❖ системный подход0❖ контроль процесса0❖ творчество0❖ наличие ресурсов0❖ постоянное усовершенствование

Распространенные проблемы делового человека

❖ доделать работу можно только на выходных или по ночам, когда никто не беспокоит0

❖ постоянное нервное напряжение из-за незаконченных дел и неконтролируемых ситуаций0

❖ спонтанное поступление информации0

❖ сложно сконцентрироваться на глобальных стратегических задачах0

❖ постоянные сбои в процессе 0

❖ не прогнозируемое качество исполнения

❖ всегда не хватает времени0

❖ события происходят неожиданно0

❖ «задерганность» команды

Что придется изменить?❖ рабочие привычки0❖ формат рабочего места0❖ качество рабочих иснтрументов0

❖ свои тактические цели0❖ темпоритмы0❖ свои стратегические цели0❖ принципы и подходы0❖ коммуникации0❖ ценности

Ваша самая главная новая рабочая привычка

Сделай это сейчас! Наилучший способ удвоить количество работы - это делать задания по два раза!

Пять основных правил, которые гарантированно дадут вам больше времени:

❖ 1. Сделайте это сейчас и вам придется это делать только один раз. Оставляйте время для работы с входящей информацией, прорабатывайте документы как только они к вам попадают: ответьте на письмо сразу или сразу запланируйте, кода вы сможете это завершить, иначе не открывайте его.0

❖ Какое самое подходящее время для работы с входящей информацией?

❖ РЕЗУЛЬТАТ: Вы реагируете быстрее и делаете меньше двойной работы.

❖ 2. Сделайте это сейчас и у вас будет меньше отвлекающих вас деталей. Большое количество мелких дел создает неприятное ощущение перегруженности и отвлекает от выполнения стратегических заданий. Если не можете сделать сейчас, то запланируйте время ни их выполнение и сделайте напоминание.0

❖ Что из того что вы не делали раньше отвлекает вас сейчас?0

❖ РЕЗУЛЬТАТ: Увеличивается концентрация, исчезает стресс.

❖ Сделайте это сейчас и вы решите проблемы пока они маленькие. =

❖ С проблемами следует справляться, как только вы с ними столкнулись, - пока они не превратились в «снежный ком».0

❖ Какая ситуация в данный момент может привести к кризису?0

❖ РЕЗУЛЬТАТ: Предотвращение непредвиденных ситуаций.

❖ Сделай это сейчас и не надо будет тратить время на объяснения, почему работа не закончена. Если вы откладываете выполнение задания, то вас будут спрашивать о результатах. Вы потратите время на объяснения, вместо того, чтобы сделать что-то нужное.0

❖ Кто отвлекает вас чаще всего? Кого вы отвлекаете чаще всего?=

❖ РЕЗУЛЬТАТ: все делается вовремя, ваши коллеги получают своевременный результат и не надо тратить время на объяснения с другими.

❖ Сделайте сейчас и вы справитесь с неприятными для вас делами намного быстрее. Люди склонны откладывать дела, которые они находят неприятными или сложными. Если делать их сразу, то больше не придется о них думать.0

❖ Что вы обычно откладываете на потом?0

❖ РЕЗУЛЬТАТ: меньше стресса, «висяков» и накладок.

Методы «разгребания завалов»❖ Метод 1: «начинаем с самого неприятного». В начале работы сил больше, а соответственно нужно начинать с самых сложных дел.0

❖ Метод 2: «салями». Большие дела разделяем на маленькие составляющие. «Едим слона по частям».0

❖ Метод 3: «перегруппировка». Как использовать кайрос для решения группы задач. Делаем дела «по месту», «по времени», «по важному факту».

Важное системное изменение

Сократите прерывания

Существуют полезные/нужные прерывания и остальные. Слишком частое дерганье - основной источник раздражения и потери рабочего времени. Когда вас постоянно отвлекают вы становитесь неэффективным и делаете больше ошибок.0! Чем ваша работа не «ювелирная»?

Сделайте сейчас

❖ Выполняйте поступившие задания не дожидаясь последней минуты: это уменьшит количество предупреждений о необходимости сделать это сейчас.0

❖ Искорените откладывания: вам не придется заниматься неприятными последствиями таких искусственных задержек

Делайте все качественно и полностью❖ Убедитесь, что понимаете, что от вас хотят (например переспросите)0

❖ Четко определяйте, чего вы хотите от других: это уменьшит количество уточняющих вопросов, а также снизит ваше недовольство при неудовлетворительном результате работы.

Обговаривайте все полностью и сразу❖ Оставьте сообщение с точным временем, когда вам перезвонить: это сбережет время0

❖ Попросите других оставлять сообщения с точным временем, когда они хотят, чтобы вы им перезвонили0

❖ При возможности используйте формы общения, которые не отвлекают людей: мейл, записки, сообщения на мобильный, голосовые сообщения и т. п.

Группируйте сообщения, поездки, задачи

❖ Группируйте однотипные задачи (телефонные звонки, корреспонденция, подготовка распоряжений и т. д.)0

❖ Группируйте вопросы, которые надо регулярно обсуждать с коллегами. Попросите их делать также.0

❖ Проводите регулярные встречи таким образом, чтобы можно было группировать общение.0

❖ Попросите коллег отвечать на звонки, когда вам нужно сконцентрироваться на задании. Вы сможете перезвонить в то время, когда вам будет удобно.

Будьте дальновидны

❖ Подумайте, что может понадобиться вам и вашим коллегам.0

❖ Определите, какие категории прерываний можно уменьшить или вовсе избежать, если принять своевременные меры.

Создайте культуру взаимного уважения❖ Другим тоже надо сконцентрироваться на работе.0

❖ Всегда четко объясняйте чего вы хотите.0

❖ Вашим коллегам тоже может не хватать времени.0

❖ Внедрите корпоративную культуру, уменьшающую прерывания.

Рабочие системы❖ Большинство, скорей всего работают как с бумагами, так и с

PC . Эти две среды должны быть очень хорошо организованы. Поэтому следует разложить рабочие материалы по частоте их использования. На вашем рабочем столе, физичеком или электронном, должны быть только те документы, с которыми вы работаете сейчас!

Используйте лотки для Входящей (IN) и Исходящей (OUT) информации

❖ ВХОДЯЩАЯ: здесь вы складываете все входящие документы, но не читаете их. Как только вы берете документ, вы сразу же должны предпринять какие-то действия.0

❖ ТЕКУЩАЯ: для докментов, которые вы хотели обработать, но не смогли по некоторым причинам (например ожидаете дополнительной информации или были прерваны чем-то более важным). Не используйте этот лоток для дел «на потом» или для незавершенных проектов,файлов и неприятной работы»!0

❖ ИСХОДЯЩАЯ: для документов, с которыми уже поработали. Этот лоток опустошаеться несколько раз в день (файлы, письма на отправку, внутренние распоряжения и т. д.)0

❖ ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ: этот лоток нужен, если много документов для чтения. Следует читать небольшие документы сразу, как только опустошаете лоток «входящие», просматривайте заголовки, чтобы узнать какие статьи вам интересны и т. п.

❖ Какие дополнительные лотки вам необходимы?

Единая структура хранения всех поступивших документов и информации

❖ Старайтесь переводить документы в виртуальную форму, особенно те, к которым периодически обращаетесь (например инструкции, распоряжения), отсканируйте дипломы, паспорта, квитанции, договора к которым периодически апеллируете и т. п. 0

❖ Сформируйте такую структуру хранения, которая бы отражала всю вашу работу, для этого надо определить свои основные обязанности и информацию, которая нужна для их выполнения.

❖ Составьте карту своих обязанностей. Например: проекты, клиенты, бюджет, филиалы, ремонт, семья, развитие и по каждому направлению написать чем занимаетесь.0

❖ Нарисуйте план хранения, основанный на «карте обязанностей»

❖ Пользуйтесь одинаковой структурой не зависимо от носителя информации (бумажная/электронная).0

❖ Структура описывается простыми, точными и понятными словами, что упростит поиск нужных документов/данных.0

❖ Файлы структурированы так, что ваши коллеги могут легко найти нужный и даже ваш личный документ, если таковой понадобится в ваше отсутствие.0

❖ Избегайте двойного хранения (в бумажном и электронном виде).

Рабочие файлы❖ Вы выполняете 80% работы, используя 20% ваших файлов. На протяжении следующих недель вы будете пользоваться активными документами. Храните эти документы отдельно от других, так чтобы вы могли «достать их рукой». Это самая важная часть системы, которую вы используете для контроля файлов. Некоторые «текущие файлы» станут почти постоянными, некоторые будут временными (например «текущая» папка файлов вашего проекта).0

❖ Папки проекта включают в себя документы, требующие определенной части вашего времени. Следует завести папку для проекта на время работы с ним (неделя, квартал, полгода…) по окончанию проекта папку следует уничтожить или переложить в справочные файлы или архивные. Используйте отдельную папку для каждого текущего проекта или действия. Большие папки лучше разбивать на категории.0

❖ Папка обязанностей. В ней хранятся все цели и задания, которые длятся на протяжении всего года (бюджет, налогообложение, эффективность персонала и т.п.)

❖ Периодические собрания. Создайте папку для каждого типа периодических собраний, с кем вы часто обмениваетесь информацией и документами. Это сгруппирует ваше общение. 0

❖ Прямая информация: относиться к телефонным спискам, информационным кодам, кодам продукции и т. д. Следует создать по папке для каждого типа информации.0

❖ Дополнительные совет для хранения рабочих папок: =

❖ Пользуйтесь вашей картой обязанностей, создавая вашу систему файлов. Каждая из ваших основных папок может включать подкатегории.0

❖ Периодически пересматривайте вашу карту обязанностей. Есть ли в ней изменения?

❖ Следует всегда возвращать папки на место, когда вы не пользуетесь ими или если вам надо выполнить другое задание сначала, так вам будет проще найти документ в следующий раз. Всегда соблюдайте актуальность при хранении файлов. Отложите те документы, которые вам не понадобятся в ближайшее время. В конце активной фазы храните папки в справочной или архивной папке.

❖ Справочные папки. При большом количестве документов у вас наверняка будут справочные папки. В них хранятся документы, нужные для работы, хотя и не используются очень активно. К ним относятся: исследования для будущих проектов; прошлые проекты, которые еще могут вам понадобится; проекты, активная фаза которых уже закончилась, но еще требуются дополнения; данные о ресурсах; данные о работе сотрудников; административные данные; данные о бюджете; клиенты; поставщики.

Как следует хранить информацию?❖ Многим людям тяжело выбрасывать вещи. Частая ошибка - хранить слишком много в справочных папках.0

❖ Решите нужен ли вам этот документ? Когда вам понадобится этот документ, где вы можете найти его?0

❖ Нет смысла хранить документ, если ваш коллега может легко вам его предоставить, кроме случая, если вы им часто пользуетесь.0

❖ Будьте готовы договориться с коллегами, какую информацию можете предоставить вы. 0

❖ Какой способ обмена информацией наиболее удобный?0

❖ Эти папки должны быть недалеко от вас, но не обязательно на расстоянии вытянутой руки.

❖ Какую информацию надо хранить? Как она должна быть организована? Какие документы предназначены для общего пользования и должны быть доступны вашим коллегам?

Структура справочных папок❖ Просто хранить документы в алфавитном порядке может быть недостаточно, чтобы быстро найти тот или иной документ. Проще хранить документы по категориям.0

❖ Используйте основные категории из вашей карты обязанностей; разделите их на подкатегории.0

❖ Периодически избавляйтесь от ненужных документов.0

❖ Размещайте папки в алфавитном порядке.0

❖ Не ленитесь прикреплять на папки и полки наклейки с названиями.

Архивные папки❖ Некоторые документы необходимо сохранять согласно законодательным требованиям, правилам компании, или это необходимо для преемственности в организации.0

❖ Такие файлы практически никогда не используются.0

❖ Эти документы доложны хранится за пределами вашего офиса. Перед отправкой в архив все файлы дожны быть разложены в правильной последовательности, чтобы было удобно ориентироваться при их поиске.0

❖ На всех архивных ящиках должны быть названия, период, кому принадлежит, дата уничтожения, может быть архивный код.

Советы по улучшению системы хранения❖ Используйте подвесные папки: легче найти, легче вернуть на место.0

❖ Подписывайте большими четкими буквами: легче находить папки.0

❖ Наклеивайте все бирки для категорий и подкатегорий в одном месте: Легче найти, используя разные цвета можно упростить поиск.0

❖ При большом количестве справочных папок подготовьте электронный список или бумагу (указатель) для человека, ответственного за это.

❖ упрощается поиск нужной папки в ваше отсутствие;0

❖ уменьшится количество дублируемых документов;

Внедряйте такие же организационные принципы везде

❖ Поиск информации значительно упрощается если:=

❖ Группировать однотипные вещи или документы;0

❖ Хранить их в специально отведенном месте;0

❖ Использовать бирки для упрощения поиска.

Организация электроных файлов❖ Беспрерывно растущее количество информации сохраняется в электронном виде, поэтому ее следует хранить надлежащим образом.0

❖ Используйте одинаковую систему хранения для бумажного и электронного варианта, используйте такие же ключевые слова для названий.0

❖ Создайте три основные категории: Рабочая папка, Справочная папка, Архивная папка.

❖ Не имеет значения если некоторые директории или поддиректории будут пустыми. Они будут уже готовы, когда вам надо будет вложить что-то позже.0

❖ Не копируйте документы, которые должны быть доступны в разных директориях, так как есть риск, что скоро у вас окажутся копии с разным содержанием. 0

❖ Документы сохраняйте в поддиректории, соответствующей подразделу ваших обязанностей, не зависимо от программы, в которой они созданы.0

❖ Установите настройки так, чтобы к наиболее часто используемым директориям доступ был по умолчанию.0

❖ Приведите в порядок электронные документы!

E-mail❖ Хотя электронная почта была создана, чтобы увеличить эффективность, очень часто она приводит к обратному эффекту. Приходится справляться с неконтролируемым потоком информации.0

❖ E-mail следует контролировать соответствующей организацией сообщений и дисциплиной.0

❖ Ниже приведены основные принципы:

❖ Сохраняйте только те сообщения, что могут вам пригодиться, до тех пор, пока они нужны.0

❖ Организуйте структуру почты так, чтобы вы могли легко найти нужное письмо.0

❖ Создайте систему хранения сообщений, аналогично системе хранения бумажных и электронных документов, согласно карте обязанностей.0

❖ Создайте подпапки в основных папках, например подпапка «текущие». Используйте их для временного хранения писем, на которые ждете ответа, используйте их как напоминание.0

❖ Создайте подпапку «Рабочие», храните там письма, которые еще требуют вашего внимания (если нужна дополнительная информация или если вас прервали и вы не закончили работу).0

❖ Удаляйте все письма, которые вам больше не понадобятся!

❖ Сохраняйте все письма, которые вы желаете сохранить только в соответствующей папке.0

❖ Открепляйте файлы прикрепленные к письмам и сохраняйте их в соответствующих директориях. После этого удалите эти прикрепления в самих письмах.0

❖ настройте комп’ютер так, чтобы удаленные файлы хранились в корзине еще 30 дней, на случай елси будут сомнения в надобности файла.0

❖ Сортируйте вашу почту, чтобы снизить информационную нагрузку.0

❖ Установите правила, чтобы определят письма, которые не несут ценности для вас и удаляйте их сразу же.0

❖ Установите правила,которые отправляют специальную информацию в отобранные папки (по имени отправителя напр.).0

❖ Установите фильтры делегирования, чтобы автоматически пересылать письма людям, ответственным за эту работу.0

❖ Удалите ваше имя из списка не нужной вам рассылки.0

❖ Кто ставит вас в копию своей переписки? Усли эта информация вам не нужна, договоритесь, о прекращении такой практики.

❖ Определите время, в которое вы будете работать с почтой (один - два раза в день). Планируйте работу с почтой так, чтобы у вас было время проработать все письма.0

❖ Уберите звуковое уповещение.0

❖ Не тратьте время на просматривание вашей почты из любопытства или для проверки наличия чего-то срочного.0

❖ Работайте с каждым письмом сразу же после его получения, это значит: Решите, что надо сделать с письмом сразу же после прочтения; Удалите письмо сразу после прочтения; Ответьте отправителю сразу же; Запланируйте когда вы это письмо проработаете и сохраните в соответствующей папке.0

❖ Если вы ожидаете ответа на важное письмо, то поместите его в папку «текущие», единственную, которую вы проверяете регулрно.0

❖ Отвечая на письмо - меняйте тему письма, если это сделает письмо более ясным или поможет акцентировать внимание получателя.0

❖ Используйте сохранение «истории переписки», если обсуждение не законцено.0

❖ Удаляйте ненужные файлы.

Золотые правила работы с почтой❖ Одно письмо - одна тема.0❖ «Тема» = название проекта или задачи и основная цель письма.0

❖ Согласовать «тему» со всеми членами команды.0

❖ В первых трех строчках сообщения четко указан вопрос и краткое содержание. Далее -детали.0

❖ Четкость и лаконичность.0❖ Проверяйте перед отправкой, особенно получателя.

❖ Хорошо подумайте, прежде чем ставить в копию кого-либо. Не стоит загромождать письмами ваших коллег.

Эффективность во всем❖ Составьте список дел и

«сделайте это сейчас»!0❖ Делегируйте некоторые задания!0❖ Улучшайте организацию вещей в доме: бумаги, счета, косметику, медикаменты и т. п.!0

❖ Выбросьте все лишнее из вашей жизни!0

❖ Планируйте сложные длительные дела!0

❖ Обучите самоорганизации своих близких!

❖ Используйте принцип «Сделай это сейчас» во всех сферах вашей жизни!

«Домашнее задание»!

❖ Составьте список того, что вы хотите сделать.0

❖ Запланируйте эти дела.0

❖ В первую очередь закончите незавершенные дела.0

❖ Расставьте дела в списке по приоритетности.0

❖ Сделайте это сейчас!